在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度扩张，企业财务档案管理也因此面临着全新的挑战。在这个关键时刻，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台应运而生，旨在为企业解决档案管理中的各类痛点，开启合规性文档管理的新篇章。
产品背景与行业痛点：数电时代档案管理困境
随着2025年数电票全覆盖目标的稳步推进，企业在财务档案管理领域遭遇了重重难题。数电票有着特殊的管理要求，例如必须以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息等。在纸电混合的时代背景下，企业不同角色都面临着各自的困扰。
企业高管方面，纸质档案管理成本居高不下，不仅包括纸质凭证输出的耗材成本，还需要大量的存储空间来存放这些档案。而且，纸质档案的数据难以进行有效的分析和利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持，影响了企业的发展战略。
财务人员则要面对大量的档案数据处理工作。整理档案的过程枯燥且繁复，大量的时间和精力被耗费在这些基础工作上，导致工作效率低下，也无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
业务人员在报销流程中也备受困扰，繁琐的流程不仅降低了工作效率，还容易出现错误和延误。
除了这些具体的问题，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高和存储空间需求大；高隐形成本则是手工装册归档工作量大，数据利用低效；高合规风险主要是电子会计凭证管理不善，纸质档案易损坏，这些都给企业的合规性文档管理带来了巨大的挑战。
解决方案概述：合思档案全方位应对之策
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案以及六大场景解决方案，全面满足不同角色在合规性文档管理方面的需求。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产。通过对企业财务档案数据的有效管理和整合，将其转化为有价值的数据资产，为企业的发展提供有力的支持。同时，保障合规管理，确保企业在档案管理方面符合相关法律法规的要求。助力决策数智化，通过对档案数据的分析和挖掘，为企业决策提供科学依据，实现降本增效，提升企业的核心竞争力。
对于归档员/财务人员来说，合思档案可以提高工作效率。通过自动化的流程和智能的功能，减少手工操作，节省时间和精力。实现数据透明流转，让档案数据在企业内部各个部门之间能够顺畅流通，方便各部门之间的协作和沟通。轻松完成档案管理工作，将原本繁琐的档案管理工作变得简单高效。
对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审在线化。审计人员可以通过在线平台进行档案查询和借阅，实现一键查询借阅，减少了与企业之间的沟通成本，提高了审计工作的效率。
核心功能与优势：合思档案的强大实力
合思档案在合规性文档管理方面具有多方面的核心功能与优势。
在功能上，它涵盖了电子会计档案全生命周期管理。智能采集功能可以通过内外生态多渠道采集会计资料，确保企业的各类档案数据能够全面、准确地被收集。预归档服务实现了自动归档和业务检测等功能，提高了归档的效率和准确性。基础管理包括档号管理、档案储存等，确保档案的有序存放和管理。档案服务则提供身份调查、实物管理等功能，满足企业在档案管理方面的多样化需求。此外，合思档案还具备统计分析功能，能够对档案数据进行深入分析，为企业提供有价值的信息。
在优势方面，合思档案实现了多源采集。通过接口互联和手动采集的方式，能够获取企业的各种会计资料，确保数据的完整性。智能制档方面，利用规则引擎自动组装档案，进行字段映射，方便用户查阅。同时，采用“四性检测+业务检测”的方式保障数据质量，确保档案数据的准确性和可靠性。在档案管理上，权限管理精准，能够根据不同用户的角色和职责，分配不同的访问权限，保障数据的安全性。目录灵活扩展，企业可以根据自身的需求对档案目录进行灵活调整。规范预置档号，方便档案的查找和管理。在档案应用方面，可实现多维检索，用户可以从不同的维度对档案进行查询；一站式预览，让用户能够在一个界面上查看档案的详细信息；全场景数字化利用，实现了档案在企业各个业务场景中的数字化应用。
应用场景与案例：合思档案的成功实践
合思档案在不同类型的企业中都有成功的应用案例，充分展示了其在合规性文档管理方面的强大实力。
对于年单据量2.6亿的企业来说，会计档案纸电混合管理难度大，手工作业效率低下。合思档案的应用解决了这些问题，实现了业财一体，将业务数据和财务数据进行有效整合，提高了企业的管理效率，降低了成本。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，通过合思档案的单套制管理方案，实现了标准化落地。档案存储更加合规，符合相关法律法规的要求。同时，也体现了低碳环保的理念，减少了纸质档案的使用。
多系统数据互联的企业，往往存在数据孤岛的问题，业务证据链不完整，数据共享困难。合思档案打破了数据孤岛，实现了业务证据链的完整，让企业的业务数据和档案数据能够相互关联，提高了数据的利用价值。同时，实现了数据共享和全生命周期管理，为企业的发展提供了有力的支持。
中国最大的K12民办教育集团之一，在会计管理流程方面存在繁琐的问题。合思档案简化了会计管理流程，提高了工作效率，让财务人员能够将更多的精力投入到核心业务中。
众多客户对合思档案给予了高度评价，如世界500强的海亮教育、2023年中国500最具价值品牌的徐福记等。这些企业的认可充分证明了合思档案在合规性文档管理方面的卓越性能和可靠性。
无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的需求，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和丰富的实践经验，能够助力企业解决档案管理难题，实现合规性文档管理的数字化转型。
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