在数字化浪潮的席卷下，我国电子凭证改革正以势不可挡之势迈向新高度，电子凭证全流程无纸化时代已然拉开帷幕。在这场变革中，合思作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其卓越的合思档案系统，助力众多企业在档案管理领域实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。今天，我们将深入剖析好想你健康食品股份有限公司的成功案例，探寻合思档案在档案管理流程优化方面的神奇魔力。
客户背景：红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年诞生以来，便在红枣行业深耕细作。2011年，它成功登陆深交所中小板，成为中国红枣上市第一股，其品牌价值高达154.21亿元。如今，公司拥有1000 + 员工、400 + 全国门店、18家归档主体、2W + 零售网点，年凭证数更是达到了3.6W + 。然而，如此庞大的业务规模也给公司的财务档案管理带来了诸多挑战。
在传统的档案管理模式下，好想你面临着归档难的问题。大量的凭证和文件需要人工整理和归档，不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现错误和遗漏。查找慢也是一个令人头疼的问题，当需要查阅某份档案时，往往需要在堆积如山的纸质文件中苦苦寻找，效率低下。此外，高昂的档案管理成本也让公司不堪重负，包括纸张、存储设备、人力等方面的开支。更为严重的是，不合规的档案管理可能会给公司带来法律风险。
解决方案：合思档案的三大法宝
针对好想你在档案管理方面的痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
-
打破数据壁垒，实现便捷联查
合思档案打破了传统档案管理中数据分散的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过系统一键联查相关的档案信息，无需在不同的系统或文件中来回切换，大大提升了工作效率。例如，当财务人员需要查询某笔交易的凭证时，只需在系统中输入关键词，即可快速定位到相关的凭证和相关联的业务信息，真正实现了信息的无缝对接。 -
自动组装档案，提升审计效率
在审计方面，合思档案采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统可以自动将相关的档案信息进行整合和分类，生成符合审计要求的报告。内外审计人员可以直接在系统中查阅和分析档案数据，无需再花费大量时间去整理和核对纸质文件，从而提升了审计效率。这种以数据为核心的审计方式，不仅更加准确和高效，还能有效减少人为错误和舞弊的风险。 -
实物高效管理，精准定位档案
为了解决实物档案管理的难题，合思档案引入了虚拟档案库房和二维码技术。每个实物档案都配有唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速了解档案的基本信息和存放位置。同时，虚拟档案库房可以对实物档案进行实时监控和管理，确保档案的安全和完整。当需要查阅实物档案时，只需在系统中输入相关信息，即可准确定位到档案的存放位置，大大提高了档案的查阅效率。
成果展示：显著的降本增效成效
通过合思档案的实施，好想你在档案管理流程优化方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的档案整理、归档和查找工作，现在通过系统的自动化处理，大大减轻了员工的工作负担。总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，这意味着公司在档案管理方面的人力成本得到了大幅降低。
在成本节约方面，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括纸张、存储设备等硬件成本的降低，还包括人力成本的节约。通过优化档案管理流程，公司实现了资源的合理配置，提高了经济效益。
未来展望：合思档案助力更多企业转型
综上所述，合思档案凭借其全面的功能和高效的解决方案，成功帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了档案管理流程优化和降本增效的目标。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思档案将持续发挥其优势，助力更多企业实现财务数智化转型。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理问题，不妨抓住这个机遇，拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案的更多信息。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验其在档案管理流程优化方面的卓越性能，开启企业财务数智化的全新之旅。
