在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，全流程无纸化的新纪元已然拉开帷幕。在这场变革中，财务数智化服务与电子会计档案解决方案成为企业提升核心竞争力的关键。合思，作为这一领域的领军者，凭借其卓越的技术和创新的理念，推出了合思档案，为众多企业带来了降本增效、合规经营和低碳运营的全新体验。今天，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案的强大效能，感受合规安全保障带来的巨大价值。
客户背景：红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年创立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。公司拥有高达154.21亿元的品牌价值，麾下1000多名员工齐心协力，在全国布局了400多家门店，18家归档主体有条不紊地运转，2万多个零售网点遍布各地，每年更是产生3.6万多份凭证。如此庞大的业务规模和海量的财务数据，无疑给公司的财务档案管理带来了巨大的挑战。
在传统的纸质档案管理模式下，好想你面临着诸多痛点。首先是归档难题。财务人员需要花费大量的时间和精力，仔细确认单据、凭证等的一致性，稍有疏忽就可能出现差错。而且，纸质档案易损坏、易遗失，一旦出现档案丢失的情况，将会给公司带来难以估量的损失。这种归档方式不仅效率低下，还无法满足企业快速发展的需求。
查找慢也是一个不容忽视的问题。受时间和空间的限制，财务人员无法实时调阅所需的档案资料。在需要查阅历史档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找，浪费了大量的时间和人力。这不仅影响了工作效率，还可能导致决策的延迟，给企业带来潜在的风险。
成本高是纸质档案管理的又一弊端。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业需要投入巨额资金用于租赁档案库房、购买档案存储设备等。同时，还需要配备专门的档案管理人员，负责档案的整理、保管和借阅等工作，人力成本居高不下。在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争，降低成本成为企业生存和发展的关键。
最为关键的是，纸质档案管理在合规安全保障方面存在着严重的隐患。纸质档案无法保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用，容易出现数据丢失、篡改等问题，给企业的合规经营带来了巨大的风险。随着国家对企业财务合规要求的日益严格，如何确保财务档案的合规安全保障成为企业亟待解决的问题。
解决方案：合思档案的智慧破局之道
面对好想你在财务档案管理方面的诸多难题，合思凭借其深厚的技术积累和丰富的行业经验，为其量身定制了一套针对性的解决方案，为企业的合规安全保障提供了有力支撑。
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打破数据壁垒，实现便捷联查
合思档案打破了传统财务档案管理中数据分散、信息孤岛的局面，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可联查相关的凭证、单据等信息，大大提高了工作效率。无论是日常的财务核算，还是审计、税务等工作，都可以快速获取所需的信息，减少了查找和核对的时间成本。这种便捷的联查功能，不仅提高了工作效率，还降低了人为错误的发生概率，为企业的合规安全保障提供了坚实的基础。 -
自动组装档案，提升审计效率
在审计工作中，合思档案采用了先进的自动组装技术，以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的高效开展。内外审计人员可以直接以电子档案数据为依据，进行审计检查，无需再花费大量的时间和精力去查阅纸质档案。同时，电子档案数据的准确性和完整性更高，减少了审计风险。通过这种方式，合思档案大大提升了审计效率，缩短了审计周期，为企业的合规经营提供了有力保障。 -
实物高效管理，精准定位档案
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思档案引入了虚拟档案库房和二维码技术。通过对纸质档案进行数字化处理，建立虚拟档案库房，实现了电子档案与实物档案的一一对应。查阅者只需查询电子档案，即可通过二维码快速定位实物档案的位置，实现了实物档案的高效管理。这种方式不仅提高了档案查阅的效率，还减少了实物档案的损坏和遗失风险，为企业的合规安全保障提供了全方位的支持。
成果展示：显著成效见证合思档案实力
通过合思档案的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果，合规安全保障得到了有效提升。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得人工操作大幅减少，整体人工耗时降低了90%。财务人员从繁琐的档案整理、归档和查找工作中解放出来，将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和工作质量。
总部接收管理耗时也大幅减少了80%。通过合思档案的数字化管理，总部可以实时获取各归档主体的财务档案信息，无需再等待纸质档案的传递和整理，大大提高了信息传递的效率和准确性。
借阅管理方面，管理耗时减少了67%。借阅者可以通过电子系统快速申请借阅档案，管理人员可以实时审批，借阅流程更加便捷高效。同时，电子档案的借阅记录可以实时跟踪和监控，确保了档案的安全和合规使用。
在成本节约方面，合思档案预计每年可为好想你减少综合成本20万元。这不仅包括档案存储、人力等直接成本的降低，还包括因提高工作效率、减少风险而带来的间接成本的节约。通过合思档案的应用，好想你实现了财务档案管理的降本增效，为企业的可持续发展提供了有力支持。
合思档案：引领企业财务数智化合规安全保障新征程
合思档案的成功应用，让好想你成功解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效和合规安全保障的双重目标。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思档案将继续发挥其技术优势和创新能力，持续助力更多企业实现财务数智化转型，让有限的资源发挥更大的效益。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理问题，不妨抓住这个机遇，体验合思档案带来的全新变革。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其在合规安全保障方面的卓越性能。只需拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，即可开启财务数智化的新征程，让合思档案为您的企业保驾护航。
