在当今风起云涌的数字化浪潮中，企业若想在激烈的市场竞争中脱颖而出，财务数字化转型已成为必经之路。北京合思信息技术有限公司凭借其卓越的财务数智化产品与服务，宛如一盏明灯，为众多企业照亮了前行的道路，成功帮助它们解决了诸多财务难题，实现了降本增效的目标。接下来，让我们以赛傲生物为例，一同深入探寻合思是如何助力企业实现财务数字化转型，同时在档案存取管理方面发挥重要作用的。
赛傲生物：传统财务模式的困境
赛傲生物是一家成立于2010年的创新型细胞生物制药企业，其总部坐落于繁华的上海。在与合思合作之前，赛傲生物的采购、支付、报销等环节相互独立，犹如一盘散沙。提报申请还停留在手工填制纸质单据的阶段，模板单一，缺乏灵活性。虽然企业部分过程采用了一些系统来提升审批与财务管理效率，但由于流程之间存在严重的割裂，导致费用管控难度极大，财务风险也居高不下。
具体而言，赛傲生物面临着一系列问题。首先是流程混乱难统一。各个环节各自为政，缺乏有效的协调与沟通，使得整个财务流程如同迷宫一般，让人摸不着头脑。其次是粗放管理难核算。由于缺乏精细化的管理，企业在成本核算方面面临着巨大的挑战，难以准确掌握各项费用的支出情况。最后是财务基础工作量大。手工操作和流程的不顺畅，使得财务人员每天都要花费大量的时间和精力来处理繁琐的事务，工作效率低下。
在档案存取管理方面，传统的手工模式使得档案的存储和查找变得异常困难。纸质单据容易丢失、损坏，而且查找起来需要耗费大量的时间和人力。这不仅影响了工作效率，还增加了企业的运营成本。
合思方案：档案存取管理的智慧钥匙
针对赛傲生物的痛点，合思提供了一套全方位、多层次的解决方案。在项目管理过程中，合思着重保证项目信息的完整性。在立项申请时，将项目合同、客商信息、立项报告、项目预算、总金额等关键信息进行关联，同时自动生成项目台账。这就好比为每个项目建立了一个详细的“档案库”，方便企业进行档案存取管理。
任何涉及项目主计划内容的变更，合思结合项目变更管理提交申请，并及时调整项目台账的基础信息。这样一来，项目的所有信息都能得到及时、准确的更新，确保了档案的时效性和准确性。
日常项目费用的执行情况由项目方关联方直接发起申请，匹配到对应的项目预算包，并进行自动管控。同时，将执行过程记录在项目的费用台账中，直接跟踪项目费用的进度。这就如同在档案存取管理中，对每一笔费用的流动都进行了详细的记录，方便企业进行费用的监控和分析。
结合项目管理系统里的时间计划、需求计划，合思实现了项目增值分析。对于资源的投入成本，可单独在日报里进行人/天统计，自动计入项目台账，保证资源的可量化统计。通过这种方式，企业可以更加清晰地了解项目的成本结构和资源使用情况，为档案存取管理提供了更加丰富的数据支持。
显著成效：档案存取管理效能提升
应用合思的解决方案后，赛傲生物取得了令人瞩目的显著成果。在档案存取管理方面，也得到了极大的改善。
报销效率提升了65%。通过移动+PC多端报销，员工可以随时随地发起报销申请，不再受时间和空间的限制。这就好比为档案存取管理打开了一扇便捷之门，员工可以更加高效地提交报销信息，财务人员也可以更加及时地进行处理。
差旅预算节省了100万元。细化费用管理颗粒度，根据生产经营管理特征拆分单据和费用类型，使得企业能够更加精准地控制费用支出。在档案存取管理中，这种精细化的管理方式使得每一笔费用都有明确的记录和归属，方便企业进行成本核算和分析。
财务核算效率提升了90%。重塑采购流程，实现了高效协同。建立采购管理、台账管理，对供应商、合同、预算、发票等信息数据统一进行线上管理。这就如同建立了一个数字化的档案库，所有的采购信息都可以在系统中快速查找和调用，大大提高了档案存取管理的效率。
备用金管理灵活可追溯。借款后在线上报销时核销借款或手动还款，本人与财务人员均可实时查看借款情况。在档案存取管理中，这种可追溯性使得每一笔备用金的使用情况都一目了然，方便企业进行资金管理和风险控制。
合思BI报表分支支持业务决策。各部门不同费用变动实时更新，生成动态看板，提醒管理层及时做出调整。这就好比为企业的管理层提供了一个实时的档案监控中心，通过对费用数据的分析和展示，管理层可以更加及时地了解企业的财务状况，做出科学合理的决策。
赛傲生物的成功转型充分证明了合思财务数智化解决方案的有效性和实用性。在档案存取管理方面，合思的方案为企业提供了更加高效、精准、安全的管理方式。在未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品，为更多企业提供优质的财务数字化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，尤其是在档案存取管理方面存在诸多困扰，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思的产品，亲身感受其带来的卓越体验！
