在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票正以前所未有的速度快速扩张。企业在迎来全新机遇的同时，也面临着档案管理的新挑战。北京合思信息技术有限公司凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了合思档案这一领先的单套制电子会计档案管理平台，助力企业从容适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，在激烈的市场竞争中抢占先机。
产品背景与行业痛点：数电票时代的管理困局
随着数电票的迅猛发展，收票政策也在不断完善，开票业务已在全国36个省市区实现试点全覆盖。然而，数电票管理要求具有特殊性，企业须以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息等，这无疑给企业的档案管理带来了巨大的挑战。
在纸电混合的时代，企业不同层级的人员都面临着各自的难题。企业高管被纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的问题所困扰。大量的纸质档案不仅需要耗费高昂的存储成本，而且在需要数据支持决策时，难以快速准确地获取有效信息。
财务人员则深陷档案整理耗费时间、手动匹配核对枯燥繁复的泥潭。每到财务结账期，大量的纸质凭证和电子票据需要逐一整理、匹配和核对，不仅工作量巨大，而且容易出现人为错误。
业务人员在报销流程中也备受煎熬，繁琐的报销流程让他们花费大量时间在提交和跟踪报销申请上，影响了工作效率。
企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用，电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等，这些问题都严重制约了企业的发展。而数据检索便利性在这样的管理困局中显得尤为重要，企业急需一种能够提高数据检索便利性的解决方案。
解决方案概述：合思档案的全方位赋能
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，极大地提升了数据检索便利性。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升财务档案利用效率，助力决策数智化，实现降本增效。通过合思档案，企业的财务数据能够得到有效的整合和管理，形成有价值的数据资产，为企业的战略决策提供有力支持。同时，系统严格遵循相关法规和标准，保障企业的合规运营。
对于归档员/财务人员，合思档案可以提高工作效率，实现档案数据同源，让他们轻松完成档案管理工作。系统自动采集和整理档案数据，减少了人工操作的工作量，同时确保数据的准确性和一致性。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，减少了沟通成本。审计人员可以通过系统在线查阅和借阅档案，提高了审计工作的效率和准确性。
核心功能与优势：铸就档案管理强大基石
- 多源采集：汇聚数据的强大枢纽
合思档案具备强大的多源采集功能，接口互联，自主采集，支持多种格式，与众多合作伙伴集成。通过与企业内部的各个系统以及外部的合作伙伴进行接口对接，合思档案能够自动采集各种类型的档案数据，包括电子发票、合同、报表等，大大提高了数据采集的效率和准确性，同时也提升了数据检索便利性。
此外，合思档案还支持手动采集，自主补录。对于一些特殊的档案数据，用户可以手动进行采集和补录。系统还可对单张PDF大文件进行智能切割，支持自定义Excel导入模板，方便用户根据实际需求进行数据采集和整理。
- 智能制档：释放人力的智能引擎
智能制档是合思档案的一大亮点。规则引擎自动组装，减少了人工匹配工作量，关联任务执行进度可视化。系统根据预设的规则自动对采集到的档案数据进行分类、整理和组装，形成完整的档案文件。同时，用户可以实时查看关联任务的执行进度，确保档案制作工作的顺利进行。
字段映射查阅便捷，打破业务属性标签。合思档案提供了清晰的字段映射关系，用户可以方便地查阅和理解档案数据的业务属性，提高了数据的可读性和可利用性。
系统还提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。通过对档案数据进行严格的检测，确保数据的质量和合规性，为企业的档案管理提供了可靠的保障。
- 档案管理：精细管控的智慧之钥
合思档案在档案管理方面具有精准的权限管理功能。支持自定义用户角色、隔离账套数据权限等，企业可以根据不同的岗位和职责，为用户分配不同的权限，确保档案数据的安全性和保密性。
档案目录灵活扩展，支持自定义分类、维护字段等。用户可以根据企业的实际需求，对档案目录进行自定义设置，方便对档案进行分类管理和检索。系统规范预置档号，满足国标规则格式，确保档案编号的规范性和统一性。
- 档案应用：高效利用的便捷通道
合思档案的档案应用功能十分强大，多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度和方式检索。用户可以根据档案的日期、类型、关键字等多种维度进行检索，快速准确地找到所需的档案数据，极大地提高了数据检索便利性。
一站式预览，穿透联查，实现业务单据与会计凭证的双向联查。用户在查看档案数据时，可以直接在系统中进行预览，无需打开其他应用程序。同时，通过穿透联查功能，用户可以快速关联到相关的业务单据和会计凭证，实现数据的深度挖掘和利用。
系统还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。企业可以将档案数据与其他外部系统进行集成，实现数据的共享和交互。可视化盘点功能让用户可以直观地了解档案的存储情况和使用情况，档案借阅服务则方便了企业内部人员对档案的借阅和使用。
应用场景与案例：合思档案的成功实践
合思档案在多个不同行业、不同规模的企业中都有成功应用案例，充分证明了其强大的功能和适应性。
年单据量2.6亿的企业，在使用合思档案之前，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案帮助该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。通过系统的自动化处理和智能管理，企业的财务人员从繁琐的手工操作中解放出来，工作效率得到了大幅提升。同时，业财一体化的实现让企业的财务数据和业务数据实现了深度融合，为企业的决策提供了更加准确和及时的支持。
集团型企业往往面临着档案管理流程复杂、标准不统一等问题。合思档案为集团型企业提供了标准化的解决方案，实现了标准化落地、电子会计档案合规、低碳环保。通过统一的档案管理平台，集团可以对下属企业的档案进行集中管理，确保档案管理的标准一致和合规性。同时，电子会计档案的使用减少了纸质档案的使用，降低了企业的运营成本，符合环保理念。
多系统企业在档案管理方面存在着低效、数据未有效利用等问题。合思档案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。企业可以将不同系统中的档案数据统一存储在合思档案平台中，通过系统的关联和整合，形成完整的业务证据链。同时，数据共享功能让企业内部不同部门之间可以方便地获取和使用档案数据，提高了工作协同效率。
民办教育集团在档案采集、存储、整理、利用等环节存在着低效的问题。合思档案帮助民办教育集团形成了多向、网状管理结构，提高了档案管理的效率和质量。通过系统的智能采集和整理功能，民办教育集团可以快速准确地采集和管理各类档案数据。多向、网状管理结构则让档案数据在不同部门和人员之间实现了快速流通和共享，为教育教学和管理工作提供了有力支持。
在当前的经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能、丰富的成功案例以及对数据检索便利性的高度重视，能为企业提供全面、专业的电子会计档案管理解决方案。如果您想体验合思档案带来的高效档案管理服务，现在就可以免费试用，立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，开启企业数字化档案管理新征程。
