在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022 年还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。就是这样一家实力强劲的企业，在出差合同管理及财务数字化领域，也遇到了诸多挑战。而合思凭借其强大的产品矩阵，如合思费控、合思商城、合思 BI 以及开放平台等，助力动力源实现了多系统集成、数据互通，操作体验全面革新。在出差合同管理方面，动力源员工报销周期缩短了 3 周，效率提升 300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约 50%。接下来，让我们深入了解这一精彩的转型案例。
动力源的困境：出差合同管理难题待解
动力源早在 2011 年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，在出差合同管理等方面，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的数字化效果差距较大。
多系统操作体验差是一大痛点。在出差合同管理相关的申请单环节，员工需要在各系统间频繁切换提交，极大地降低了工作效率。而且，报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免，出差合同管理的合规性难以保障。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是严重问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。在出差合同管理的具体执行中，财务制度难以落地，无法实现有效的管控。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。出差合同管理涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐，给财务和业务人员都带来了巨大的压力。
合思方案：出差合同管理的破局之道
合思为动力源提供了一套全面的解决方案，在出差合同管理方面发挥了巨大的作用。
数据同步：为动力源出差合同管理赋能。合思将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，让出差合同管理的数据更加准确和及时。
无需报销：重塑出差合同管理流程。合思提出了无需报销的颠覆性模式，在出差合同管理的商旅出行流程中，业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，让出差合同管理的流程更加高效和规范。
强大连接：打破出差合同管理数据壁垒。合思系统连接能力强，采用 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在出差合同管理中，打破了数据流转壁垒，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
显著成效：出差合同管理焕然一新
合思的解决方案在动力源的出差合同管理中取得了显著成效。
效率飞升：出差合同管理周期大幅缩短。动力源员工报销周期从普遍的 4 周缩减至 1 周以内，效率提升了 300%，人员成本节约 50%。在出差合同管理方面，员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让出差合同管理更加便捷。
合规升级：出差合同管理更有保障。财务审批有了充分的依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，提升了出差合同管理的质量。
全程管控：出差合同管理决策更精准。合思的解决方案让动力源的管理实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控。在出差合同管理方面，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源反馈：出差合同管理的认可与期待
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的出差合同管理等需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，进一步优化出差合同管理。
未来展望与行动号召
未来，合思将与北京动力源科技股份有限公司继续深入合作，不断优化财务数字化解决方案，在出差合同管理等方面持续发力，助力动力源实现更高质量的发展。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，尤其是在出差合同管理方面遇到难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案，帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用我们的产品，开启财务数字化转型和出差合同管理的新篇章。
