自动化财务报账新选择：合思档案助力企业财务转型

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业必须直面财务档案管理的新变革，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，以及档案数据难以汇总分析的问题。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗时费力，还需要手动逐一匹配核对，枯燥又繁复。业务人员在出差招待后，报销纸质票据的留存和上交流程繁琐，浪费了大量时间。此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。

不过，国家政策为企业财务档案管理的数字化转型提供了有力支持。电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，但企业在推行数字化的过程中，归档和储存环节仍然存在纸质文件储存的难题。因此，企业需要确保档案的原生性，以保证财务档案管理的合规性，最终实现全面数字化。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套完整的解决方案，助力企业实现自动化财务报账。

合思档案解决方案：开启档案管理新篇

合思档案提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配和应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。该平台涵盖了电子档案和纸质档案的管理，包括发票、单据、凭证、账簿、报表等电子档案，以及自定义档案和实物备查解决方案等纸质档案。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案具有灵活扩展的业务模型，可以通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统与税务系统、OA系统、资金系统等多个系统相连接，实现了业务系统的共享调阅。共享调阅解决方案可实现档案查阅穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。证据链完整性解决方案可智能检测财务档案证据链的完整性，主动预警异常档案。数电票解决方案提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案。实物备查解决方案实现了实物档案的免组装和全流程管理，可通过线上定位快速关联线下实物。

单套制解决方案的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行。实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理和财务入账等环节。电轨运行则实现了线上一套电子数据的管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规。

功能概览：全生命周期管理自动化财务报账

合思档案的功能涵盖了电子会计档案全生命周期管理的各个方面。它包括内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据等，以及外部系统的核算系统，如费控系统、资金系统等，还涉及业务层的银行回单、银行流水、进项发票等。

电子会计档案全生命周期管理包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务和统计分析等环节。智能采集通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等实现。预归档服务提供自动归档和业务检测等功能。基础管理包括档号管理、账套管理等。档案服务涵盖身份调查、全文检索等。统计分析则包括进销项统计、资金统计等。

多源采集支持接口互联和自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档通过规则引擎自动组装，实现会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。字段映射通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和分析。此外，还具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全和可用。

核心亮点：便捷高效降本增效自动化财务报账

合思档案具有诸多核心亮点，为企业带来了显著的价值。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。用户可以打破物理空间限制，在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时，实现自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，提升检索效率，降低查询难度。

合思档案还能为企业节约成本。它可以节约70%的纸张成本和75%的整理成本，同时提升检索效率90%，确保100%的管理合规性。

该产品实现了电子会计档案与实物档案的高度融合，多维检索满足了多场景查询需求。用户可以按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览和穿透联查功能，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查和相互追溯。

合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它实现了100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少了人工介入，实现了自动组装和归档。同时，它符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。此外，它拥有灵活承接和持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的能力，并及时应对变化。

价值体现：为不同角色赋能自动化财务报账

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值。它助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员来说，合思档案提高了工作效率，让他们告别了重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。

合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值利用。它实现了前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效。

典型使用场景：多领域发挥作用自动化财务报账

在企业进行业财一体管理时，合思档案可以多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收。它自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，它简化了装订流程，能够在1分钟内快速定位数据，减少了打印与邮寄。

集团型企业在进行档案管理标准化落地时，合思档案可实现安全合规存储。它通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证的原生态。它还进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。此外，它推进单套制落地，采用混序归档和银行回单分类归档的方式，实现档案无纸化。

企业在实现多系统数据互联和档案数据全生命周期管理时，合思档案的数据集成方案可广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，确保应收尽收。业务检测方案可精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案可通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。

教育集团在破解低效的会计档案管理瓶颈时，合思档案的数据集成方案可按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础。它灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案可按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。

成功案例：见证实际应用效果自动化财务报账

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化。企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业的显性成本。数据指标显示，凭证总量14W+，单据总量50W+，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。同时，力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。此外，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主导致效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。使用合思档案的单套制管理方案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比显示，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）减少到22835元/年，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力且浪费纸张，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂、易出错，利用环节实物凭证与业务分散、无法智能搜索准确查找、查阅繁琐、档案借还状态更新不及时等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位与差异化优势：引领行业发展自动化财务报账

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域，合思市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得了福布斯中国科技50强等荣誉，通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案拥有领先的单套制电子会计档案管理平台，提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务，能够实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案的产品具备广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接和持续迭代的能力，能够为企业提供全面、稳定、合规的电子会计档案管理解决方案。

展望未来：开启自动化财务报账新时代

合思档案能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的电子会计档案管理服务，帮助企业更好地应对财务档案管理的新挑战。

如果您的企业也想体验自动化财务报账带来的便利和价值，欢迎选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码了解更多详情，还可以免费试用，开启数字化档案管理的新征程。