在党的二十大报告中，习近平总书记着重强调要加快建设数字中国，推动数字经济发展，实现经济社会发展的绿色化与低碳化。随着数电票试点的推进以及电子凭证会计数据标准的发布，会计管理模式迎来了全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，在这一转型过程中，企业面临着诸多数字鸿沟。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在这场变革中发挥着重要作用。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。同时，合思积极参与发起研究并发布了《电子凭证数智化无需报销绿皮书》，深入洞察电子凭证数字化转型的现状与趋势，推动数字化、绿色化、低碳化协同发展。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，成功实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
数字阅读巨头的差旅申请管理困境
某知名头部数字阅读品牌在财务数字化方面遭遇了重重挑战，尤其是差旅申请管理环节问题频发。
首先，该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程出现断裂。各系统之间的数据难以整合，这直接导致费用管控难以有效落地。在差旅申请管理上，预算超标情况时有发生。例如，员工在提交差旅申请时，由于缺乏对整体预算的实时把控，往往导致申请的费用超出预算范围。
其次，该企业每个财务月均需处理 500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。在差旅申请管理相关的凭证处理上，这一问题尤为突出，大量的时间和精力被耗费在简单的打印粘贴工作上。
再者，全业务数据均需打印成本，使用纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。在差旅申请管理方面，从申请单到发票等各类凭证，都需要打印纸质版，不仅增加了成本，还不符合绿色办公的理念。
最后，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务人员需要借阅历史差旅申请资料时，需要在海量纸质文件中翻找，这显然无法适应企业快速扩张的需求。
合思差旅申请管理解决方案
合思为该客户提供了一套全面的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设，在差旅申请管理方面发挥了重要作用。
合思的解决方案能够保证财务准确性，使企业审计顺利通过，符合上市要求。在差旅申请管理中，通过系统的精确核算和流程控制，确保每一笔差旅费用的记录准确无误。同时，提升了财务及时性，结账时间从 T + 15 提升到 T + 7，年底预计可达到 T + 5。这意味着企业能够更快地掌握财务状况，及时调整差旅申请管理策略。
发票 OCR 识别验真功能，有效保障了企业费用合规。在差旅申请管理中，员工提交的发票能够快速准确地进行识别和验真，避免了虚假发票的出现。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。员工在提交差旅申请时，审批流程一目了然，借款和核销情况也能得到及时有效的管理。
合思的解决方案保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在差旅申请管理方面，相关的申请单、发票等档案能够以原生形式存储，方便查询和管理。
该解决方案还灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。在差旅申请管理中，员工只需在系统中提交申请，后续的消费、报销等环节都由系统自动处理，大大提高了员工的工作效率和满意度。
合思差旅申请管理方案成效显著
在合思差旅申请管理解决方案的助力下，该客户取得了显著的成果。
– 增效成果
实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。在差旅申请管理中，财务人员可以通过系统实时了解每一笔差旅费用的付款情况，避免了繁琐的沟通环节。提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。在差旅申请管理相关档案整理上，系统能够自动分类和整理，大大节省了时间和精力。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。员工可以通过系统快速查询和借阅差旅申请相关的档案，提高了工作效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。即使是需要查找实物档案，也能快速定位，避免了在海量文件中盲目寻找。
– 降本成果
减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。在差旅申请管理中，系统能够实时监控预算使用情况，提醒员工和管理人员控制费用，避免超标。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。系统自动完成大部分的记账和档案整理工作，减少了人力投入。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。在差旅申请管理中，电子凭证的使用取代了纸质凭证，降低了纸张成本。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。数字档案室的建立，不再需要大量的纸质档案存储空间。
– 合规成果
发票 OCR 识别验真保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视管理员工借款与核销，保证了财务档案原生性存储规避了档案管理风险，高度贴合最新档案法和财务档案管理办法要求。在差旅申请管理中，每一个环节都严格遵循合规要求，确保企业的财务管理合法合规。
– 先进成果
灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销；费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。在差旅申请管理中，员工的体验得到了极大提升，工作更加便捷高效。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材；实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在差旅申请管理方面，体现了企业的绿色发展理念和数字化转型的决心。
合思差旅申请管理方案价值与展望
合思的差旅申请管理解决方案帮助企业实现了增效、降本、合规和先进等多方面的提升，为企业财务数字化转型提供了有力支持。电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，合思将继续发挥自身优势，助力更多企业实现数字化和绿色化协同转型。
合思拥有强大的功能和服务，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等 39 项功能，还具备良好的口碑、强大的集成能力等优势。无论是差旅申请管理还是其他财务数字化管理需求，合思都能提供全面的解决方案。
如果您的企业也想在差旅申请管理方面实现数字化转型，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解合思，还可免费试用我们的产品，开启财务数字化转型之旅。
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