在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，电子凭证全流程无纸化的时代已经悄然来临。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其功能强大的电子会计档案管理平台——合思档案，已成功助力众多企业在企业文件保管方面实现了降本增效、合规经营以及低碳运营。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探究合思档案的卓越解决方案以及显著成效。
红枣巨头的文件保管困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业一颗耀眼的明星。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。
然而，在企业蓬勃发展的背后，好想你在企业文件保管，尤其是财务档案管理方面却面临着重重困境。
首先是归档难题。财务人员在进行档案归档时，需要花费大量的时间去仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份文件都需要反复核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，在这个过程中，档案遗失的情况也难以避免，一旦重要档案丢失，将会给企业带来极大的麻烦。
其次是查找缓慢。纸质档案的管理受时间和空间的限制极大。想要查阅一份档案，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻找，无法实现实时调阅。同时，由于空间的限制，也难以实现多份档案的同时借阅。而且，精准查找更是难上加难，常常需要耗费大量的人力和时间才能找到所需的文件。
再者是成本高昂。大量的纸质档案管理对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还要安排专人进行管理和维护。随着企业的发展，档案数量不断增加，所需的空间和人力成本也在不断攀升。
最后是合规问题。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，已经无法满足现代企业的管理要求。在日益严格的监管环境下，企业面临着巨大的合规风险。
合思档案的破局之策
面对好想你在企业文件保管方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
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打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需轻轻一键，就可以实现单据、发票、回单和凭证的联查。这不仅大大提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。以往需要花费大量时间进行核对的工作，现在瞬间就可以完成，让财务人员从繁琐的事务中解脱出来，有更多的时间和精力去处理更重要的工作。 -
自动组装档案 提升审计效率
在审计方面，合思档案采用了自动组装的方式。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统会自动将相关的档案数据进行整理和组装，形成完整的审计资料。审计人员可以直接在系统中进行查阅和分析，无需再去翻阅大量的纸质档案。这不仅提高了审计效率，还保证了审计结果的准确性和可靠性。同时，这种方式也减少了对纸质档案的依赖，降低了档案管理的成本。 -
实物高效管理 精准定位档案
为了实现电子与实物的匹配，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，就可以在系统中查询到该档案的详细信息，包括存放位置、借阅情况等。查阅者在查询电子档案时，就可以精准定位实物档案的位置，无需再在档案室中盲目寻找。这大大提高了档案的查阅效率，也减少了档案遗失的风险。
合思档案带来的显著成效
通过合思档案的实施，好想你在企业文件保管方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。以往需要大量人力投入的档案归档和查阅工作，现在通过合思档案的自动化处理，只需要少量的人力就可以完成。这不仅提高了工作效率，还降低了人力成本。
在总部管理耗时方面，减少了80%。总部可以通过合思档案系统实时掌握各归档主体的档案情况，无需再进行繁琐的人工统计和核对。这大大提高了总部的管理效率，也加强了对档案的管控。
在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过系统在线申请借阅档案，管理人员可以在系统中进行审批和管理。整个借阅流程更加便捷高效，减少了人工干预，也提高了档案的安全性。
从成本方面来看，预计每年可以减少综合成本20万元。这包括空间成本、人力成本、纸张成本等多个方面。通过合思档案的实施，好想你实现了企业文件保管的降本增效，提高了企业的经济效益。
开启企业文件保管新时代
综上所述，合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，成功帮助好想你解决了企业文件保管的难题，实现了降本增效。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业将受益于合思的财务数智化服务。
如果您的企业也面临着类似的企业文件保管问题，不妨选择合思档案。合思档案将为您提供专业的解决方案，帮助您提升企业文件保管的效率和质量，实现企业的可持续发展。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和卓越的性能。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，开启企业文件保管的新时代。
