在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代大势。随着数电票试点范围的不断扩大以及电子凭证会计数据标准的正式发布，电子凭证全流程无纸化的时代已然来临。这一变革犹如一股春风，为企业带来了优化业务流程、改变传统报销模式困境的契机，同时还能降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。
然而，企业在迈向数字化转型的道路上并非一帆风顺，而是面临着诸多挑战。电子凭证类型繁多、格式杂乱，不同部门之间协同困难，且凭证易丢失等问题，如同一道道数字鸿沟，阻碍着会计数字化转型的进程。调研结果显示，企业员工、高管以及财务工作人员对电子凭证相关政策的认知普遍不足，部分企业尚未充分意识到转型的紧迫性。此外，在会计凭证存储方面，一些企业还存在合规风险。电子凭证数字化转型的多样性和复杂性，如缺少统一综合服务平台、涉及多部门难以协同等问题，也给企业带来了不小的困扰。
在这样的背景下，合思凭借其专业的解决方案，助力企业突破困境，实现财务数字化转型。下面我们通过一个知名头部数字阅读品牌客户的案例，来深入了解合思的费用归档方案。
数字阅读巨头的财务困境
该知名头部数字阅读品牌企业，在快速发展的过程中，财务管理方面逐渐暴露出诸多痛点。企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程犹如一盘散沙，断裂严重。数据整合难度极大，这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况频繁发生。
每个财务月，该企业均需处理500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极其低下。不仅如此，全业务数据都要打印成纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程，这造成了每月大量的纸张浪费。
更为严重的是，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量的纸质文件中翻找，效率极低，根本无法适应企业快速扩张的需求。这种传统的财务管理模式，已经成为企业发展的绊脚石。
合思费用归档方案破局之道
合思针对该客户的痛点，推出了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业财务管理带来了全新的变革。
合思的费用归档方案助力企业完成业财平台建设，保证了财务数据的准确性，使得企业在审计中能够顺利通过，符合上市要求。在提升财务及时性方面，结账时间从原来的T + 15大幅提升到T + 7，到年底预计能够达到T + 5，大大提高了财务工作的效率。
该方案实现了灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公。这种以人为本的管理模式，让员工能够更加专注于业务工作，提升了员工的工作体验。
同时，合思的方案紧贴双碳目标号召，采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材的使用。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，为企业的可持续发展做出了贡献。
显著成效见证方案实力
该客户使用合思费用归档方案后，取得了显著的成果，主要体现在增效、降本、合规和先进四个方面。
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增效显著
实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间进行单点沟通，工作效率得到极大提升。档案整理效率也大幅提高，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，借阅效率显著提升。通过精准的实物档案定位，实物档案查找效率也得到了极大提高。 -
降本明显
减少了差旅超标情况，有效改善并提升了预算超额的状况。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，降低了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。同时，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。 -
合规保障
发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。 -
理念先进
实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，体现了企业的社会责任和可持续发展理念。
合思方案引领企业未来
合思的费用归档方案，为企业解决了财务管理中的诸多痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业在数字化转型中取得了显著成效。电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，合思将继续深耕细分领域，不断推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求。
各单位应积极推进电子凭证常态化处理进程，加速拥抱数字化转型升级，实现财务管理的全面提升。如果您的企业也想摆脱传统财务管理的困境，开启财务数字化转型之旅，不妨联系合思。您可以拨打400 – 105 – 6505，或者访问网站www.hosecloud.com，免费试用合思敏捷的财务收支管理平台，体验合思费用归档方案的魅力。
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