在企业的日常运营中，企业文件保管是一项至关重要却又常常被忽视的工作。以好想你健康食品股份有限公司为例，这家成立于1992年、2011年在深交所中小板上市的红枣行业上市公司，在企业文件保管方面就曾面临诸多难题。而合思档案的出现，助力其实现了财务数字化转型，取得了显著的降本增效成果。
核心成效：企业文件保管的显著优化
好想你在采用合思档案解决方案后，企业文件保管相关工作实现了质的飞跃。在人工耗时方面，减少了高达90%。原本需要大量人力投入的文件整理、核对等工作，如今借助合思档案系统，效率大幅提升。总部接收文件时，管理耗时减少了80%。以往繁琐的文件接收流程，现在变得更加高效有序。而在借阅管理上，管理耗时也减少了67%。员工能够更快速地借阅到所需文件，无需再花费大量时间在查找和登记上。综合来看，预计每年可减少综合成本20万元。这一系列的数据表明，合思档案在企业文件保管方面成效显著，为企业节省了大量的时间和成本。
客户背景：企业文件保管的困境
好想你作为红枣行业的上市公司，在不断发展壮大的过程中，企业文件保管问题逐渐凸显。归档难是一大挑战。在传统的文件管理模式下，工作人员需要花费大量时间确认单据等的一致性，而且档案容易遗失。这不仅影响了工作效率，还可能导致重要文件的丢失，给企业带来潜在风险。查找慢也是一个突出问题。纸质档案受时空限制，无法实时调阅。当需要查阅某些文件时，往往需要花费大量时间在档案室中寻找，严重影响了工作的及时性。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力要求极大，导致成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，存在合规性风险。这些问题都严重制约了好想你在企业文件保管方面的效率和质量。
解决方案：打破企业文件保管壁垒
合思档案针对好想你在企业文件保管方面的问题，提出了一系列创新的解决方案。打破壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，将企业的各类文件数据进行整合，为财务人员实现便捷利用。财务人员可以一键联查相关文件，无需在多个系统或文件夹中来回切换，大大提高了工作效率。自动组装，审计便捷。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统能够自动组装相关文件，为审计工作提供了极大的便利。实物高效管理也是一大亮点。借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的匹配。查阅者在查询电子文件时，即可快速定位实物的位置，大大提高了文件查阅的准确性和效率。
成效与成果：企业文件保管的新突破
采用合思档案解决方案后，好想你在企业文件保管方面取得了显著的成效与成果。除了前面提到的减少人工耗时、总部接收管理耗时和借阅管理耗时，以及降低综合成本外，还带来了其他多方面的提升。文件的安全性得到了极大增强。电子文件的存储和管理更加安全可靠，有效避免了纸质文件可能面临的丢失、损坏等风险。工作流程更加规范。合思档案系统对文件的归档、借阅等流程进行了标准化管理，使得企业文件保管工作更加有序。同时，员工的工作体验也得到了改善。他们不再需要花费大量时间在繁琐的文件管理工作上，能够将更多的精力投入到核心业务中。
客户反馈：企业文件保管的认可
虽然文档未提及好想你相关反馈内容，但根据其他案例推测，客户对合思档案在企业文件保管方面的表现应该是高度认可的。合思档案提升了工作效率，让员工能够更快速地完成文件管理相关工作。它解决了企业文件保管难题，如归档难、查找慢等问题，为企业的正常运营提供了有力保障。同时，降低了成本，让企业在有限的资源下实现了更高效的运营。客户可能会表示，合思档案是企业文件保管的得力助手，帮助企业提升了整体竞争力。
未来合作与展望：企业文件保管的新征程
可以推测，未来好想你可能会与合思在更多财务数智化领域展开合作，进一步深化数字化转型，提升企业竞争力。在企业文件保管方面，双方可能会不断优化系统功能，提高文件管理的智能化水平。例如，引入人工智能技术，实现文件的自动分类、识别和检索，进一步提高工作效率。同时，加强数据安全保护，确保企业文件的安全性和保密性。通过持续的合作，好想你将在企业文件保管方面取得更大的突破，为企业的可持续发展奠定坚实基础。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，尤其是在企业文件保管方面遇到了瓶颈，不妨选择合思档案。合思档案能够让有限的资源发挥出更大的效用，让企业文件保管更加高效、安全。快来拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用，体验合思档案带来的全新企业文件保管解决方案。
