在我国，电子凭证改革正以惊人的速度推进，全流程无纸化时代已然来临。然而，众多企业在电子会计档案管理领域仍面临重重挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，适时推出了合思档案，为企业解决这些棘手问题，助力企业优化报销体验。
行业痛点：档案管理困境重重
在传统的财务档案管理模式下，企业面临着诸多难题。首先是归档难，纸质档案管理需要花费大量的时间来确认单据的一致性，而且极易遗失。每一张纸质单据都需要人工仔细核对，这不仅耗费了大量的人力，还容易出现错误。一旦单据遗失，后续的查找和补充工作更是繁琐至极。
其次是查找慢，传统的纸质档案无法实现实时调阅和精准查找。当企业需要查找某一份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的文件中翻找。即使找到了相关的档案，也可能因为档案的不完整或者整理不规范，导致无法及时获取所需信息。
再者是成本高，大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要租赁专门的存储空间来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理。此外，纸张、打印等耗材的成本也不容小觑。
最后是不合规，传统的档案管理方式无法保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用。随着时间的推移，电子文件可能会因为存储设备的损坏、技术的更新等原因而丢失或无法读取。而且，在数据传输和存储过程中，也存在着数据泄露的风险。这些问题都给企业的财务管理带来了巨大的隐患，也严重影响了企业的报销体验。
解决方案概述：合思档案全面出击
合思为企业量身打造了一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，有效优化报销体验。
合思档案通过广泛连接各类系统和平台，实现了数据的实时共享和交互。无论是企业内部的财务系统、业务系统，还是外部的供应商系统、银行系统等，都可以与合思档案进行无缝对接。这样一来，企业在进行报销时，无需再手动录入大量的信息，系统会自动从各个数据源获取相关数据，大大提高了报销的效率和准确性。
同时，合思档案采用了双轮驱动的模式创新，既注重技术的创新，又注重服务的创新。在技术方面，合思档案运用了先进的人工智能、大数据、区块链等技术，实现了档案的自动化管理和智能化分析。在服务方面，合思档案为客户提供了一站式的解决方案，包括系统的实施、培训、维护等服务，确保客户能够顺利使用合思档案，优化报销体验。
核心功能亮点：便捷高效的档案管理
合思档案具有诸多核心功能亮点，为企业的电子会计档案管理带来了全新的体验，进一步优化报销体验。
便捷调阅不打印是合思档案的一大特色。企业员工无需再打印纸质档案，只需通过系统即可随时随地进行档案的调阅。无论是在办公室、出差途中还是家中，只要有网络连接，就可以轻松访问所需的档案。而且，系统支持多维度检索和一站式预览功能，员工可以根据关键词、时间、部门等条件进行精准查找，快速定位到所需的档案，并在系统中直接预览档案内容，大大提高了工作效率。
混序归集免组装也是合思档案的重要功能之一。传统的档案管理方式需要人工对档案进行分类、整理和组装，不仅耗时费力，而且容易出错。合思档案采用了智能关联自动组装技术，系统会自动对档案进行分类和归集，无需人工干预。即使档案的顺序是混乱的，系统也能快速准确地将其组装成完整的档案，大大提高了档案管理的效率和准确性。
此外，合思档案还实现了电子会计档案全生命周期管理。从档案的采集、验签、解析、校验，到自动填报、入账、归档等环节，合思档案都提供了一站式的解决方案。系统支持开放式接口互联自主采集功能，企业可以通过接口将各种电子凭证自动采集到合思档案系统中，无需人工手动上传。同时，系统会对采集到的电子凭证进行验签、解析和校验，确保凭证的真实性和合法性。在完成这些操作后，系统会自动将凭证填报到财务系统中，并进行入账和归档处理，实现了档案管理的自动化和智能化，优化报销体验。
用户收益：节省成本，提升效率
使用合思档案，企业能够获得诸多显著的收益，有效优化报销体验。
自动化归档让企业告别了重复性的工作。以往，企业的财务人员需要花费大量的时间和精力来进行档案的整理和归档工作。而合思档案的自动化归档功能，让这些工作变得轻松简单。系统会自动对电子凭证进行分类、整理和归档，财务人员只需在系统中进行简单的操作即可完成整个归档过程。这不仅节省了大量的人力成本，还提高了工作效率，让财务人员有更多的时间和精力去处理其他重要的工作。
档案利用便捷高效，企业员工可以随时随地通过系统调阅所需的档案，无需再像以往那样在纸质档案中苦苦寻找。而且，系统的多维度检索和一站式预览功能，让员工能够快速准确地找到所需的档案，并在系统中直接预览档案内容。这大大提高了员工的工作效率，减少了因档案查找不及时而导致的工作延误。
档案数据同源、透明流转，便于企业进行监控和分析。合思档案系统会对所有的档案数据进行统一管理和存储，确保数据的一致性和准确性。同时，系统支持数据的实时共享和交互，企业的管理层可以通过系统实时监控档案的流转情况，及时发现问题并进行处理。此外，系统还提供了强大的数据分析功能，企业可以通过对档案数据的分析，了解企业的财务状况和业务情况，为企业的决策提供有力的支持，优化报销体验。
最重要的是，使用合思档案能够为企业节省大量的成本。在耗材成本方面，企业无需再购买大量的纸张、打印机等耗材，大大降低了办公成本。在存储成本方面，企业无需再租赁专门的存储空间来存放纸质档案，系统可以将所有的档案数据存储在云端，不仅节省了存储空间，还提高了数据的安全性。在人力成本方面，自动化的档案管理流程减少了企业对财务人员的需求，降低了人力成本。
典型场景：广泛适用于各类企业
合思档案适用于各类企业的财务档案管理，能够满足不同行业、不同规模企业的需求，优化报销体验。
在食品行业，企业的业务流程复杂，涉及到采购、生产、销售等多个环节，财务档案管理难度较大。合思档案可以帮助食品企业实现档案的自动化管理，提高报销效率，降低管理成本。例如，企业在进行采购报销时，系统可以自动采集采购合同、发票等相关数据，并进行验签、解析和校验，确保凭证的真实性和合法性。同时，系统还可以将采购数据与库存数据进行关联，实现采购业务的全程跟踪和管理。
餐饮行业的特点是业务量大、交易频繁，财务档案管理工作繁琐。合思档案可以帮助餐饮企业实现档案的集中管理和快速查询，提高工作效率。例如，餐饮企业在进行报销时，系统可以自动从各个门店的收银系统中采集销售数据和费用数据，并进行分类和归集。同时，系统还可以根据企业的报销政策，对费用进行自动审核和审批，大大提高了报销的效率和准确性。
家居行业的产品种类繁多，销售渠道广泛，财务档案管理需要考虑到不同产品和渠道的特点。合思档案可以帮助家居企业实现档案的个性化管理，满足企业的特殊需求。例如，家居企业在进行销售报销时，系统可以根据不同的产品类型和销售渠道，设置不同的报销规则和审批流程。同时，系统还可以对销售数据进行分析，为企业的市场营销决策提供有力的支持。
数字阅读、教育培训、软件与信息技术服务等行业，具有知识密集型、创新型的特点，企业对财务档案管理的要求较高。合思档案可以帮助这些行业的企业实现档案的数字化管理和智能化分析，提高企业的核心竞争力。例如，数字阅读企业在进行版权费用报销时，系统可以自动采集版权合同、授权文件等相关数据，并进行智能分析。系统可以根据版权的使用情况和市场价值，对版权费用进行合理的评估和分配，为企业的版权管理提供有力的支持。
国企等大型企业的财务档案管理工作涉及到大量的文件和数据，对档案的安全性和保密性要求较高。合思档案可以帮助国企等大型企业实现档案的安全管理和合规管理。系统采用了先进的加密技术和权限管控技术，确保档案数据的安全性和保密性。同时，系统还可以对档案的访问和操作进行审计和记录，确保企业的档案管理工作符合相关法律法规和企业内部规定，优化报销体验。
客户成功案例：真实见证合思档案的价值
众多企业使用合思档案后，取得了显著的成效，充分证明了合思档案的价值，优化报销体验。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在档案管理方面取得了巨大的改善。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案的自动化管理功能，系统自动完成了档案的采集、分类、整理和归档等工作，大大提高了工作效率，降低了人力成本。同时，系统的多维度检索和一站式预览功能，让员工能够快速准确地找到所需的档案，减少了查找档案的时间，提高了工作效率。
COMMUNE幻师也从合思档案中受益匪浅。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元。报销效率提升了300%。合思档案的便捷调阅不打印和混序归集免组装功能，让COMMUNE幻师的员工无需再打印大量的纸质档案，也无需人工对档案进行分类和整理，大大提高了工作效率，降低了成本。同时，系统的自动化管理功能让报销流程更加顺畅，员工可以在系统中快速提交报销申请，系统会自动进行审核和审批，大大缩短了报销的时间，提高了员工的满意度。
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如果您的企业也面临着电子会计档案管理难题，希望优化报销体验，不妨选择合思档案。合思档案将为您提供一站式的电子会计档案管理解决方案，帮助您提高工作效率，降低管理成本，提升企业的核心竞争力。
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