在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的管理模式正经历着深刻的变革。其中，档案管理作为企业运营的重要组成部分，也面临着从传统纸质模式向数字化模式的转型挑战。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，在档案管理方面就曾面临诸多难题。不过，借助合思的电子文档归档系统，金牌橱柜成功实现了档案管理的数字化转型，为众多企业树立了典范。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。在全球范围内，它拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数6000+。如此庞大的企业规模，伴随着海量的业务数据。其年记账凭证量达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。在传统的档案管理模式下，装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。这些高昂的成本和漫长的时间消耗，无疑给企业的运营带来了沉重的负担。
业务迷雾：传统档案管理困境
- 整理环节：数据散落孤岛难寻
在传统的档案管理模式下，金牌橱柜的会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。这些档案数据难以有效利用，会计人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费了大量的人力和时间。电子文档归档系统能够打破这种数据孤岛的局面，实现档案数据的有效整合。 - 保管环节：流程繁琐交接复杂
财务部门临时保管档案1年，1年后再移交综合档案管理。这一过程涉及多个部门和环节，交接手续繁琐，容易出现档案丢失或损坏的情况。电子文档归档系统可以对档案的保管流程进行优化，实现电子化的交接和管理，提高保管的安全性和效率。 - 存储环节：空间有限纸质难题
独立的档案室用于存放纸质档案，不仅占用了大量的空间，而且随着业务的不断发展，档案数量的增加也给存储带来了巨大的压力。同时，纸质档案容易受到损坏、丢失等问题的影响，不利于长期保存。电子文档归档系统可以将档案以电子形式存储，大大节省了存储空间，同时提高了档案的安全性和可靠性。 - 管理利用：手工翻查效率低下
在管理利用方面，金牌橱柜主要以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率极其低下。电子文档归档系统可以实现档案的数字化管理，通过关键词搜索等功能，快速定位所需档案，提高管理利用的效率。
智慧之光：合思解决方案亮点
- 统一存储：打破壁垒数据整合
合思的电子文档归档系统能够打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。通过建立统一的档案数据库，企业可以将分散在各个系统中的档案数据集中管理，提高数据的可用性和共享性。 - 业务证据链：完整链条业财一体
该系统搭建了会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过将业务数据与财务数据进行关联，企业可以更加清晰地了解业务的全貌，为决策提供更加准确的依据。 - 数据共享：一站式查阅便捷高效
电子文档归档系统以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现一站式查阅。用户可以通过一个平台快速查找所需的档案信息，无需在多个系统中切换，大大提高了查阅的效率。 - 银行回单无纸化：降本增效绿色运营
海量的银行回单可以通过电子文档归档系统自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了打印成本，还提高了数据的准确性和处理效率，助力企业实现降本增效和低碳运营。
实施之路：稳步推进数字转型
合思利用其专业技术和平台优势，对接金牌橱柜的相关系统，进行数据的采集、整理和整合。在实施过程中，合思按照解决方案的规划逐步推进各项工作。首先，对金牌橱柜现有的档案管理流程进行全面梳理，确定数字化转型的目标和方向。然后，根据企业的实际需求，定制开发电子文档归档系统，并进行系统的测试和优化。最后，对企业员工进行系统培训，确保系统的顺利上线和使用。
成果之喜：显著效益全面提升
- 时间成本双降
通过使用合思的电子文档归档系统，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着企业员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和企业的竞争力。 - 成本大幅节省
预估节省总体成本30万+/年，其中包括打印成本、存储空间成本等。这不仅为企业节约了大量的资金，还实现了资源的优化配置。 - 合规性达满分
档案合规性达到100%，确保了企业的档案管理符合相关法规和标准的要求。这为企业的稳定发展提供了有力的保障。
客户之声：高度认可鼎力推荐
金牌橱柜相关负责人表示，合思的电子文档归档系统极大地提高了公司的档案管理效率，降低了成本，同时确保了档案的合规性，为公司的数字化转型提供了有力支持。该系统的应用，让公司的档案管理工作变得更加轻松、高效，为公司的发展注入了新的活力。
在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争和不断提高的管理要求。选择合思的电子文档归档系统，能帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思。
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