在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理也正经历着深刻的变革。高新兴科技集团，作为一家在智慧城市物联网领域熠熠生辉的上市公司，同时也是卓越的智慧城市物联网产品与服务提供商，一直以来都在科技创新的道路上砥砺前行。每年，该集团将超过营业收入10%的资金投入到研发中，凭借深厚的技术积累，拥有了超过2000项核心知识产权。然而，在财务档案管理方面，高新兴科技集团也曾面临着诸多困境。接下来，让我们一同深入了解其在纸质档案数字化转型过程中的精彩历程。
业务迷雾：高新兴财务档案管理困境
高新兴科技集团规模庞大，员工数量超过3000人，国内服务网点多达170多个。伴随着业务的蓬勃发展，其信息化系统也达到了5个之多。每年，集团要处理10万+的银行回单、15万+的发票以及30万+的电子凭证。如此庞大的业务数据量，给财务档案管理带来了巨大的挑战。
传统的报销、采购付款等业务流程，需要大量的人力进行打印、整理、装订及归档工作。这不仅占用了库房人员的管理成本，而且借阅流程及实物借出繁琐，使得档案管理成本居高不下。同时，电子源文件未进行合规保存，不符合会计电子档案管理法规的要求。档案归档规范依靠人工控制，缺乏系统化的管理，存在着严重的合规性隐患。另外，目前公司在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时难度较大，耗费大量人力，并且不能实现跨系统调阅，导致档案利用效率极其低下。
破局之钥：合思解决方案闪亮登场
面对高新兴科技集团在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套纸质档案数字化解决方案。
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异构系统连接：开启数据采集新篇章
合思通过对接各类异构系统，采用生成式接口自动采集档案数据。成功连接了NCC、U9、OA、CBS等系统，实现了低开发成本的数据采集。这种方式打破了不同系统之间的数据壁垒，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。 -
凭证智能匹配：释放财务人员精力
合思的解决方案实现了凭证数据的自动匹配组装。通过业务检测保障证据链完整，同时档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这一功能大大减轻了财务人员的工作负担，释放了他们的精力，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
全场景数字化利用：打破查询壁垒
合思的方案打破了传统档案查询需要同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒。用户只需一键操作，就可以查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现了档案全场景数字化利用。这一创新功能极大地提高了档案查询的效率，让企业能够更加便捷地利用档案资源。
落地之旅：解决方案实施步骤揭秘
合思的纸质档案数字化解决方案并非一蹴而就，而是经过了精心的规划和有序的实施。
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数据初步整合：异构系统连接先行
首先，通过生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等异构系统。这一步骤完成了数据的初步整合，将分散在各个系统中的档案数据集中起来，为后续的处理做好准备。 -
凭证匹配组装：保障证据链完整
接下来，对凭证数据进行自动匹配组装。按照业务检测规则保障证据链完整，同时可视化配置档案关联规则。让不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这一步骤确保了档案数据的准确性和完整性。 -
系统功能优化：实现全场景数字化利用
最后，优化系统功能，打破多系统查询壁垒。实现一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，完成档案全场景数字化利用的搭建。这一步骤标志着合思的解决方案成功落地，为高新兴科技集团的财务档案管理带来了质的飞跃。
成效显著：高新兴转型成果丰硕
经过合思纸质档案数字化解决方案的实施，高新兴科技集团在财务档案管理方面取得了显著的成果。
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归档效率飙升：工作效率大幅提升
实施解决方案后，高新兴科技集团的归档效率提升了90%。这意味着财务人员可以用更短的时间完成更多的档案归档工作，大大提高了工作效率。他们不再需要花费大量的时间在繁琐的打印、整理和装订工作上，而是能够将更多的精力投入到数据分析和决策支持等核心工作中。 -
成本显著降低：企业运营效益提升
该解决方案为企业年节约成本30万+。通过减少人工操作和降低档案管理成本，有效降低了企业的运营成本。这不仅提高了企业的经济效益，还增强了企业在市场中的竞争力。
客户盛赞：高新兴的高度评价
高新兴科技集团对合思的纸质档案数字化解决方案给予了高度评价。通过合思档案，企业实现了会计档案无纸化管理，做到了应收尽收。自动化制档提高了工作效率，档案利用更加便捷。支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审。无纸化管理简化了业财流程，将业务时间归还业务，让企业的运营更加高效、顺畅。
行动号召：选择合思开启数字化之旅
合思作为一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着类似高新兴科技集团在财务档案管理方面的问题，不妨选择合思。合思将为您提供专业的纸质档案数字化解决方案，帮助您实现财务档案管理的转型升级。现在，您可以免费试用合思的服务，亲身感受其带来的便捷和高效。让我们一起携手，让有限更有效，开启企业财务档案管理的新篇章！
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