合思档案：引领企业差旅文件归档与财务档案管理数智化转型

在当今企业纷纷迈向财务数智化转型的大浪潮中，财务档案管理的重要性愈发凸显。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其中，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，对于企业的差旅文件归档等财务档案管理工作有着至关重要的意义。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，成功实现降本增效、合规经营和低碳运营。

政策与数电票：差旅文件归档新挑战与新机遇

2025年数电票全覆盖的目标，让企业财务档案管理面临全新挑战，差旅文件归档等信息化建设也亟待加强。从政策层面来看，电子发票接收已具备合法合规性。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的企业可以仅以电子形式进行档案归档。如今，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求具有特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，尤其是差旅文件归档的需求。国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。

传统管理痛点：差旅文件归档之困

在传统的财务档案管理模式下，企业面临着诸多痛点，差旅文件归档也深受影响。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅需要花费大量资金用于档案存储，而且储存占地空间大。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。
财务人员在处理差旅文件归档等大量档案数据时，需要耗费大量时间进行整理。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，导致工作热情不断降低。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗费时间，降低了工作效率。
传统管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题，这些都给差旅文件归档带来了极大的困扰。

合思档案策略：化解差旅文件归档难题

合思档案为解决企业财务档案管理问题，包括差旅文件归档问题，制定了全面的策略。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，无论是差旅文件归档还是其他类型的财务档案管理，都能找到合适的解决方案。
它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。在差旅文件归档方面，能够自动采集和匹配相关的发票、单据等信息，提高归档效率。
合思档案秉持管理与服务融合的理念，携手企业碰撞出协作的价值，助力企业实现财务档案管理的数智化转型，让差旅文件归档等工作更加高效、合规。
针对不同角色，如CEO/高管、归档员/财务、外部审计等，合思档案提供不同的解决方案，帮助他们解决各自面临的问题。例如，对于财务人员，能够简化差旅文件归档流程，提高工作效率；对于企业高管，能够提供更精准的档案数据分析，为决策提供支持。

核心模块功能：助力差旅文件归档高效完成

合思档案拥有一系列强大的核心模块及功能，为差旅文件归档提供了有力的支持。
智能采集功能通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等，实现多源采集，支持多种格式和多种采集方式。在差旅文件归档时，可以快速采集差旅相关的发票、行程单等文件，无论文件格式如何，都能轻松应对。
智能制档模块可实现电子凭证数据自动匹配组装。通过规则引擎自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，还能进行“四性检测 + 业务检测”。在差旅文件归档过程中，能够自动将差旅发票与对应的报销单据、行程信息等进行匹配，确保档案的准确性和完整性。
档案管理模块支持权限管理，可精准管控用户操作、数据隔离、功能权限和审批权限。在差旅文件归档方面，可以根据不同的岗位和职责设置不同的权限，确保档案信息的安全。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护等，方便企业根据自身需求对差旅文件进行分类管理。
档案应用模块实现电子与实物档案高度融合，支持多维检索、一站式预览、穿透联查等。在差旅文件归档后，能够快速准确地检索到所需的差旅文件，还能实现档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理，提高了差旅文件管理的效率和规范性。

竞争优势：差旅文件归档更胜一筹

与其他产品相比，合思档案在差旅文件归档等方面具有显著的竞争优势。
合思档案拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在差旅文件归档时，即使企业的差旅业务量巨大，也能快速准确地完成文件的匹配和归档，满足数电票时代企业海量电子数据的存储与应用需求。
具备档案扩展解决方案，可灵活扩展的业务模型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围。对于差旅文件归档，可以根据企业的特殊需求，灵活扩展档案管理的范围，实现不同档案类型的高效管理。
其证据链完整性解决方案能从财务视角进行档案证据链完整性检测，保障财务合规。在差旅文件归档过程中，能够确保差旅相关的发票、单据等文件的证据链完整，通过可视化规则引擎将零散档案数据进行业务关联组装，避免出现财务风险。
合思档案获得了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等多项认证，国家四部委官方试点100%成功验收，体现了其技术实力和合规性，让企业在差旅文件归档等财务档案管理工作中更加放心。

成功案例：差旅文件归档效果显著

众多企业使用合思档案后，在差旅文件归档等财务档案管理方面取得了显著的效果。
某企业年单据量2.6亿，之前会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力，差旅文件归档也面临着同样的问题。使用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现业财一体，管理自动化，流程精简，降本增效。例如，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，差旅文件归档效率大幅提高。
某世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题，差旅文件归档缺乏规范。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，差旅文件归档更加高效有序。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，差旅文件难以集中归档和管理。合思档案的单套制管理方案帮助其统一储存，实现业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，差旅文件归档变得更加便捷和高效。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题，差旅文件归档也面临困难。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，差旅文件归档工作得到了有效改善。

服务体系：差旅文件归档坚实后盾

合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业的差旅文件归档等财务档案管理工作提供了坚实的后盾。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论企业身处何地，都能享受到及时、专业的服务。
合思提供多种联系方式，地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序。企业在差旅文件归档过程中遇到任何问题，都能方便快捷地联系到合思的服务人员。
合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。在差旅文件归档方面，不断根据企业的需求进行功能优化和改进，提高服务质量。
合思为不同类型的客户，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等提供服务，积累了丰富的行业经验。能够针对不同行业的特点，提供个性化的差旅文件归档解决方案。

合思档案对于企业的差旅文件归档等财务档案管理工作具有重大的价值和意义。它能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。电子会计档案是企业数字化建设的必然选择，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现效益最大化。众多企业的成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，能帮助企业在财务数智化转型的道路上取得成功。如果您想体验合思档案在差旅文件归档等方面的卓越功能，不妨现在就免费试用。