在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业的财务档案管理不得不直面新的挑战，信息化建设成为亟待“恶补”的重要课题。因数电票管理要求的特殊性，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的需求，企业迫切需要专业的“电子文档归档系统”来满足财务档案管理的新要求。
在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本高、数据难以分析利用而发愁；财务人员在档案整理中耗费大量时间，工作枯燥繁复；业务人员则被报销流程的繁琐所困扰。与此同时，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。然而，企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题。保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规、最终实现企业全面数字化的关键。在这样的背景下，电子文档归档系统的重要性和必要性愈发凸显。
合思档案：电子文档归档系统的领航者
合思档案作为领先的单套制电子文档归档系统，以其卓越的定位和全面的服务，成为企业档案管理的理想选择。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
基于广泛连接的生态，合思档案为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这意味着企业可以通过合思档案实现财务流程的一站式管理，提高工作效率，降低管理成本。
合思档案已经服务了6000 + 企业客户，涵盖事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等。其便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能为企业解决内外交困的档案管理问题。通过使用合思档案，企业可以节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，保证管理合规性，真正实现电子文档的高效归档和管理。
合思档案核心功能：电子文档归档系统的智慧引擎
合思档案的多源采集功能为企业提供了强大的数据获取能力。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这种灵活多样的数据采集方式，确保了企业能够全面、准确地收集电子文档，为后续的归档和管理奠定了坚实的基础。
智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。这不仅提高了档案管理的效率，还提升了数据的利用价值。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据质量的重要手段。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。通过这种严格的检测机制，合思档案确保了电子文档归档系统中数据的质量和可靠性。
大数据解决方案则进一步提升了合思档案的性能。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。这使得企业能够更加高效地利用电子文档归档系统中的数据，为决策提供有力支持。
合思档案优势凸显：电子文档归档系统的卓越之选
与传统档案管理方式相比，合思档案在成本、效率、合规性和数据利用等方面具有显著优势。
在成本方面，传统纸质档案管理存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，存在高合规风险。而合思档案可节约70%纸张成本、75%整理成本，大大降低了企业的成本。
在效率方面，传统档案管理方式下，财务人员整理档案数据量大、耗费时间，手动逐一匹配、核对确认，工作效率低。合思档案实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，提升检索效率90%。这使得企业能够在更短的时间内完成档案管理工作，提高工作效率。
在合规性方面，传统档案管理在电子会计凭证文件管理和应对政策变化方面存在不足。合思档案符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。例如，它自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，满足数电票管理要求。这确保了企业的档案管理工作始终符合法律法规的要求。
在数据利用方面，传统档案管理的数据查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。合思档案支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。这使得企业能够更好地利用电子文档归档系统中的数据，为企业的发展提供有力支持。
合思档案应用案例：电子文档归档系统的实践见证
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。管理成效显著，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低。以装订简化为例，节约了企业显性成本，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，安全合规存储，业务完整性检测，推进了档案无纸化。管理成效包括整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
一家企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、档案管理痛点多等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、档案整理复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
合思档案展望：电子文档归档系统的未来之光
合思档案作为一款优秀的电子文档归档系统，具有重要的价值和意义。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和卓越的性能，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这为企业提供了优质的服务和支持，确保企业在使用合思档案的过程中能够得到及时、有效的帮助。
合思档案具有持续迭代的能力，拥有强大的研发实力和技术支撑。未来，它将不断优化和升级，为企业提供更高效、更智能、更合规的电子文档归档系统解决方案。
如果您的企业也希望提升档案管理效率，降低成本，实现数字化转型，不妨来免费试用合思档案，开启电子文档归档系统的新时代。
