在数字化浪潮风起云涌的当下，数电票时代正以不可阻挡之势席卷而来。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。在这个“数字化凭证时代”，企业信息化建设亟待加强，急需专业的“电子文档归档系统”来适应新的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业各个层面都面临着档案管理的难题。企业高管为纸质档案管理成本巨大且占地问题而烦恼，同时档案数据难以分析利用也让他们头疼不已。财务人员则深陷档案数据量大、整理工作枯燥繁复的困境，大量时间被耗费在这些琐事上。业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程更是让他们苦不堪言。而且，纸质档案管理还存在高显性成本和高隐形成本。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室和档案柜等存储空间的巨大需求，这无疑是对企业资源的一种浪费。高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙导致数据无法有效利用，进而影响内部协作效率。
面对这些挑战，合思档案作为一款专业的电子文档归档系统，应运而生，为企业提供了应对之策，助力企业实现数字化转型。
合思档案产品探秘
合思档案出自北京合思信息技术有限公司，这家创立于2014年的科技公司，原名为易快报，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘出更多净利润。而合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，更是企业电子文档归档系统的佼佼者。
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
其功能模块丰富多样，涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。通过这些功能模块，合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题，帮助企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，同时保证100%的管理合规性。
核心功能解析
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档案扩展 灵活管理
合思档案的档案扩展解决方案为企业提供了强大的档案管理扩展能力。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以轻松扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，使企业能够将不同档案类型的归档接口配置化，按照自身管理需求自定义归档目录。这一功能让企业在电子文档归档系统中能够更加灵活地管理档案，满足多样化的业务需求。 -
证据链完整保障
证据链完整性解决方案是合思档案的一大亮点。通过可视化的规则引擎，它提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。能够依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。而且，它还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障企业财务合规。在电子文档归档系统中，确保档案证据链的完整性对于企业的财务管理至关重要。 -
共享调阅便捷高效
共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件进行查询，同时支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。这使得使用人员能够快速查找完整的业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的要求。在电子文档归档系统中，便捷高效的共享调阅功能能够大大提高企业的工作效率。 -
数电票全流程管理
为了响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。在数电票时代，这一功能对于企业的电子文档归档系统来说是必不可少的。
优势对比凸显价值
与传统纸质档案管理相比，合思档案作为电子文档归档系统具有显著优势。它打破了物理空间的限制，企业可以在线自由调阅档案。其预置的规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。通过关键词检索，企业可以快速定位相关档案，大大提升了检索效率，降低了查询难度。此外，它融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供了不同阶段的电子会计档案管理方案，实现了档案合规不打印，助力企业双碳目标的落地。
合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有100%自动归档能力和强大的规则匹配能力，最大程度地减少了人工介入，实现了自动组装、归档。同时，它也是符合国家政策要求的档案系统，可进行电子会计档案合规性管理。此外，它具备灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的需求，并且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化。
合思档案在安全性和合规性上也具有优势，它获得了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。而且，合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，服务7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人，具有强大的实力和广泛的客户基础。
应用案例见证成效
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海量单据企业的高效转型
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案作为电子文档归档系统，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。在应用合思档案后，企业取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构清晰呈现。档案管理实现了电子化和信息化，借阅管理和档案室管理更加规范化。企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率提高，装订工作简化，节约了大量的显性成本。 -
集团型企业的标准化之路
某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案为企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。通过该方案，企业实现了档案共享，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度更加标准化、制度化。建设了电子档案系统，实现了财务档案的安全存储，满足了国家相关要求。同时，响应“双碳”指标，实现了财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。 -
低效档案管理企业的突破
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。合思档案的数据集成方案打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等，实现了统一储存、标准和管理。业务检测方案搭建了会计资料勾稽关系，实现了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌。跨系统调阅方案实现了一站式查阅，便捷高效。预估该企业节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。 -
民办教育集团的智能变革
某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，统一了数据标准。智能化制档方案实现了智能化自动组装。电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案作为一款优秀的电子文档归档系统，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。未来，合思将不断优化和完善合思档案，为更多企业提供更优质的服务。凭借在全国多地的服务网络、广泛的合作伙伴、强大的技术研发实力和资金支持，合思档案有望进一步扩大市场份额，推动电子会计档案管理行业的发展。如果您想体验这款优秀的电子文档归档系统，不妨免费试用，开启企业档案管理的新时代。
