企业档案管理最佳实践：合思档案引领财务数智化转型

在当今企业数字化转型的汹涌浪潮中，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。企业在数字化征程中，通过建设OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等，成功解决了线上业务处理的难题。然而，在归档和储存环节，依旧未能摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。确保档案的原生性，成为保障企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键所在。

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。其旗下的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供了便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理解决方案。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。企业档案管理最佳实践，合思档案正当时。

市场洞察：政策与趋势双轮驱动

• 政策新规催生档案管理变革
  到2025年，数电票将实现全覆盖，这让企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设亟需加速推进。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。

从部门规章到国家法律，电子档案的法律效力得到了全面肯定。电子会计凭证可以电子形式保存并形成电子会计档案，但需要建立与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，档案全生命周期管理闭环成为电子会计档案管理的重点关注方向。

• 行业需求凸显专业平台价值
  在纸电混合时代，高达90%的企业在档案管理方面遭遇各种难题，对专业的电子会计档案管理平台需求极为迫切。企业档案管理最佳实践，需要紧跟政策与行业趋势，选择合适的管理平台。

痛点剖析：传统档案管理困境重重

• 高管之困：成本高与数据难用
  企业高管在纸质档案管理方面面临诸多困扰。一方面，纸质档案管理成本巨大，储存占地空间大；另一方面，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效分析和利用，这对企业的决策和发展造成了一定阻碍。

• 财务之难：繁琐工作消磨热情
  财务人员则要应对海量的档案数据。整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了他们的工作热情。

• 业务之烦：报销流程繁琐耗时
  业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗费时间，影响了工作效率。

• 综合之弊：三高问题制约发展
  传统档案管理存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。企业档案管理最佳实践，就是要摆脱传统档案管理的这些困境。

方案策略：合思档案定制化破局

• 多元方案满足多样需求
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

• 管理与服务深度融合
  合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的深度融合。它为不同角色，如CEO/高管、归档员/财务、外部审计等，提供针对性解决方案，携手企业碰撞出协作的价值。

• 全链路打通实现效益最大化
  合思档案致力于补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。它帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，是企业全面数字化收尾的“兜底”系统。企业档案管理最佳实践，合思档案提供了全方位的解决方案。

核心模块：功能强大铸就卓越管理

• 多源采集智能高效
  合思档案的智能采集模块支持多源采集，通过接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式，能够获取多渠道、多系统、多类型的会计资料。它支持多种格式，还能与多个合作伙伴系统集成，为企业档案管理提供了丰富的数据来源。

• 自动制档精准便捷
  智能制档模块利用规则引擎自动组装会计档案，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，大大减少了人工匹配工作量。同时，通过字段映射让查阅更加便捷，还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 精细管理灵活规范
  档案管理模块具备权限管理、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等功能。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限；档案目录支持自定义分类和字段维护；系统规范预置档号满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。企业档案管理最佳实践，合思档案的核心模块提供了有力支撑。

优势凸显：合思档案脱颖而出

• 实力雄厚市场认可
  合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，具有强大的实力和市场认可度。

• 技术领先效率提升
  合思档案拥有多项技术优势。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；专利技术支撑数据的提取、匹配、查询等环节，大大提高了档案管理效率。

• 一站式服务全程无忧
  合思档案提供一站式服务，涵盖电子会计档案全生命周期管理，从智能采集、预归档服务、基础管理到档案服务等各个环节，为企业提供全面、便捷的档案管理体验。

• 合规保障数据安全
  合思档案在合规性方面表现出色，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，符合国家相关政策法规要求，能够有效保障企业档案数据的安全和合规。企业档案管理最佳实践，合思档案凭借这些优势成为企业的首选。

案例见证：成功实践彰显价值

• 企业一：高效管理提升指标
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，帮助企业实现业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，数据指标显著提升。

• 企业二：标准落地成本降低
  某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，力保电子会计档案合规。

• 企业三：集成管理节省成本
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案帮助企业统一储存数据、保证业务证据链完整、实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，各项效率指标大幅提升。

• 企业四：简化流程多维查询
  某民办教育集团面临业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理工作繁琐、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。企业档案管理最佳实践，合思档案在这些案例中得到了充分验证。

服务体系：全方位保障企业需求

• 广泛网络及时服务
  合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务。

• 专业团队持续迭代
  合思拥有专业的技术团队，自主研发工具包，具备强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够满足企业不断变化的需求。

• 优质售后助力转型
  合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，为客户提供优质的售后服务，助力企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。

• 多渠沟通便捷咨询
  合思提供多渠道的联系方式，包括在多个城市设有服务地点、电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com以及微信公众号和微信小程序二维码，方便客户随时咨询和获取服务。企业档案管理最佳实践，合思的服务体系为企业提供了坚实的保障。

未来展望：合思档案助力数智化转型

合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升和100%管理合规性，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。

作为领先的单套制电子会计档案管理平台，合思档案通过提供全面的解决方案、强大的功能模块、显著的竞争优势和完善的服务体系，已经在众多企业中取得了成功应用。未来，随着数字化时代的发展，企业对电子会计档案管理的需求将不断增加，合思将持续创新和优化产品，以更好地满足市场需求，为企业提供更优质的服务。

选择合思档案，企业能够实现电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用，真正让档案数据“活起来”，为企业决策提供有力支持，推动企业可持续发展。如果您想体验企业档案管理最佳实践，不妨现在就免费试用合思档案，开启财务数智化转型之旅。