合思档案：开启企业档案管理最佳实践新时代

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在各行业快速扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理直面新的挑战，其信息化建设亟待加强。

在收票政策方面，多部文件肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，明确要求实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票管理要求具有特殊性，例如数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用的难题；财务人员则被档案数据量大、整理耗费时间、手动匹配核对枯燥繁复所困扰；业务人员也觉得报销纸质票据流程繁琐。同时，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；以及高合规风险，比如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。因此，企业迫切需要专业解决方案来应对这些挑战，而合思档案正是这样的理想之选，是企业档案管理最佳实践的代表。

合思档案：全方位服务的档案管理专家

合思档案作为解决企业财务档案管理痛点的专业方案，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它就像一个全能助手，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它可以广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案致力于管理与服务的融合，能与企业携手碰撞出协作的价值。对于CEO/高管来说，它可以沉淀数据资产、保障合规管理、助力决策数智化、降本增效；对于归档员/财务人员，能够提高工作效率、实现数据同源透明流转、轻松完成档案管理；对于外部审计，可实现档案外审在线化、可溯源、一键查询借阅等。

合思档案能够解决企业内外交困的档案管理问题，实现节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性的显著成效。它应收尽收，通过“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。还能打破物理空间限制，让用户在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据等，确保档案完整性并自由穿透档案链，是企业档案管理最佳实践的有力体现。

合思档案功能概览：强大体系铸就高效管理

• 多源采集：灵活集成数据
  合思档案具有强大的多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同企业的个性化需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也支持多种便捷手动数据补录方式，为企业提供了极大的便利，是企业档案管理最佳实践的重要功能支撑。

• 智能制档：减少人工匹配
  在智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置是一大亮点。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，这大大减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化，让制档过程更加透明和高效。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询分析，是企业档案管理最佳实践的智能体现。

• 档案管理：灵活权限配置
  档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。它还支持自定义档案目录分类、字段维护等，能够灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，为企业提供了灵活且规范的档案管理方式，是企业档案管理最佳实践的管理保障。

• 档案应用：多维检索便捷
  档案应用方面，合思档案支持多维检索，可按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，支持批量检索。能实现一站式预览，穿透联查多种类型凭证票据。支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理可实现电子与实物档案高度关联等，为企业提供了全方位的档案应用体验，是企业档案管理最佳实践的应用典范。

合思档案核心亮点：独特优势引领行业

• 大数据解决方案：海量数据高效处理
  大数据解决方案是合思档案的一大核心亮点。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率、释放档案数据价值，让企业在面对海量数据时也能游刃有余，是企业档案管理最佳实践的技术优势。

• 档案扩展解决方案：自定义管理范围
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，满足企业不断变化的档案管理需求，是企业档案管理最佳实践的扩展能力体现。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，自动检测证据链完整性，保障财务合规，为企业的财务安全保驾护航，是企业档案管理最佳实践的合规保障。

• 数电票解决方案：全流程闭环管理
  数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，让企业在数电票管理方面更加轻松，是企业档案管理最佳实践的数电票应对方案。

合思档案企业价值：降本增效合规发展

合思档案为企业带来了显著的价值。在降本增效方面，它能彻底告别传统手工归档，档案不打印，有效帮助企业节约纸张成本、整理成本，减少存储空间需求，让企业更有效地“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业全面数字化。它让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，为企业决策提供支持。同时，实现资源重组，让前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效，实现企业效益最大化，是企业档案管理最佳实践的价值体现。

合思档案典型场景：广泛适用彰显实力

• 日常财务工作场景
  在企业日常财务工作中，合思档案可用于发票、单据、凭证、账簿、报表等电子档案和纸质档案的管理。它能实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，大大提高了日常财务工作的效率，是企业档案管理最佳实践在日常工作中的应用。

• 数电票管理场景
  在数电票管理场景下，合思档案能完成数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等端到端全流程自动化操作，让企业在数电票管理上更加规范和高效，是企业档案管理最佳实践在数电票领域的体现。

• 实物档案管理场景
  对于企业的实物档案管理，合思档案可智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联。它能实现实物档案全流程管理定位，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业等，为企业的实物档案管理提供了有力支持，是企业档案管理最佳实践在实物档案管理方面的应用。

• 审计场景
  在审计场景中，外部审计人员可通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充资料，提高了审计工作的效率和准确性，是企业档案管理最佳实践在审计场景中的优势。

合思档案成功案例：实际效果见证实力

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。使用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用合思档案单套制管理方案后，统一储存档案数据，实现业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用档案方面存在诸多问题。应用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这些成功案例充分证明了合思档案是企业档案管理最佳实践的典范。

合思档案市场定位：独特竞争力脱颖而出

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入。是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案提供多种特色解决方案，如大数据解决方案支持海量数据处理，档案扩展解决方案可自定义档案管理范围，证据链完整性解决方案保障财务合规，数电票解决方案实现数电票全流程闭环管理等，这些都是其区别于其他产品的优势。同时，它拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，体现了其技术实力和产品可靠性，是企业档案管理最佳实践的市场领导者。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，降本增效。随着数电票的全面推广和企业数字化转型的加速，合思档案将不断优化和升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务，持续满足企业在不同发展阶段的需求。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。企业若想抓住机遇，提升自身财务档案管理能力，在数字化浪潮中占据优势，不妨选择合思档案，还可免费试用，开启企业档案管理最佳实践之旅。