在数字化浪潮汹涌的当下，数电票正以不可阻挡之势席卷而来。按照规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票有其严格的存档要求，须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，来适应“数字化凭证时代”财务档案管理的新要求。
纸电混合时代，企业在档案管理方面的问题愈发凸显。企业高管面临着纸质档案管理成本巨大的难题，不仅储存占地，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员每天要处理大量的档案数据，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐且耗费时间。此外，企业还存在诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。然而，企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存的问题。但无论如何，电子会计档案是企业数字化建设的必然选择。在这样的背景下，合思档案应运而生，它犹如一把金钥匙，为企业解决档案管理难题提供了有效的方案，尤其在会计数据安全存储方面表现卓越。
合思档案多元方案铸就全面管理基石
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为会计数据安全存储奠定了坚实基础。
单套制解决方案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著优势。企业的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，合思档案采用线上一套电子数据管理模式，确保财务档案证据链完整，能全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率大幅提高，会计档案无需打印，真正做到应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规，有效保障了会计数据安全存储。
档案扩展解决方案则可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，进一步完善了会计数据安全存储的体系。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为会计数据安全存储保驾护航。
合思档案核心功能彰显技术服务领先优势
- 多源采集：灵活集成保障数据源头安全
多源采集功能支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也支持手动采集、自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式。这种灵活的采集方式，从源头上保障了会计数据安全存储。 - 智能制档：规则引擎驱动高效精准制档
智能制档功能利用规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化，确保制档过程准确高效，有利于会计数据安全存储。 - 档案管理：精细权限与灵活目录双重保障
档案管理功能具备完善的权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。精细的权限管理和灵活的目录设置，为会计数据安全存储提供了双重保障。 - 档案应用：多维检索与多元应用提升数据价值
档案应用功能实现多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。还能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理。这些丰富的应用功能，在提升数据价值的同时，也确保了会计数据安全存储。
合思档案应用案例见证实际价值显著成效
- 海量单据企业：高效管理实现降本增效
有年单据量达2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效，如数据加载仅需30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次等，充分保障了会计数据安全存储。 - 集团型企业：单套制管理确保合规低碳
集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等成效，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年等，有力保障了会计数据安全存储。 - 多系统互联企业：集成方案达成数据共享
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总成本30W +/年等，有效保障了会计数据安全存储。 - 教育集团企业：智能方案简化管理流程
中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。取得了形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率等成效，切实保障了会计数据安全存储。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案已经帮助众多企业解决了档案管理痛点，实现了财务无纸化、低碳发展、数字化转型，多个客户案例充分展示了其显著的成效。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息，方便企业咨询和合作。合思秉承以客户为中心的服务理念，不断聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。企业选择合思档案，将获得可靠的支持和优质的服务。
如果您的企业也想解决档案管理难题，实现降本增效，抓住数字化转型的机遇，不妨点击免费试用合思档案，体验它在会计数据安全存储等方面的卓越能力，开启企业档案管理的新篇章。
