在当今竞争激烈的商业环境中，企业文件保管的高效性和合规性显得尤为重要。金牌橱柜家居科技股份有限公司作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借其卓越的设计和生产能力，在行业内树立了良好的口碑。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”称号。其业务遍布全球，拥有超4000家高端品牌专卖店，在海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000+。然而，随着企业规模的不断扩大，在企业文件保管方面，尤其是档案管理上，也面临着诸多挑战。下面，就让我们深入了解金牌橱柜在档案管理上的业务背景、痛点以及合思为其提供的解决方案。
档案管理困局：传统模式掣肘前行
在企业文件保管的整理环节，金牌橱柜面临着诸多难题。会计档案分散在各个系统中，犹如散落在各地的珍珠，难以串联成完整的项链。档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费大量的时间和精力。
在保管环节，财务部门临时保管档案1年，1年后再移交综合档案管理。这一过程中，不仅增加了人力成本，还容易出现档案丢失或损坏的情况。
存储环节采用独立档案室管理，主要存放纸质档案。然而，纸质档案占用空间大，且随着时间的推移，容易出现老化、受潮等问题，影响档案的保存质量。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率低下，难以满足企业快速发展的需求。
合思妙方：破解档案管理难题
面对金牌橱柜在企业文件保管方面的痛点，合思提供了一套全面的档案管理解决方案。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思帮助金牌橱柜打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。这就好比将分散的珍珠串成了一条美丽的项链，让档案数据更加有序、易于管理。
– 业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思搭建了会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过这种方式，企业可以更加清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，提高财务管理的透明度和准确性。
– 数据共享：一站式查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现一站式查阅。工作人员可以通过系统快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效，大大提高了工作效率。
– 银行回单无纸化：降本增效
合思实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅减少了纸质档案的使用，降低了成本，还提高了档案管理的效率和准确性。
实施路径：稳步迈向数字化转型
合思解决方案的实施方向明确，通过合思档案系统的功能模块，如智能采集、预归档服务等，逐步实现档案管理的数字化转型。首先，利用智能采集功能，将各个系统中的档案数据自动采集到合思档案系统中，减少人工操作的误差和工作量。然后，通过预归档服务，对采集到的档案数据进行初步整理和分类，为后续的统一管理做好准备。按照解决方案的规划，对各系统的数据进行整合和关联，确保档案数据的完整性和准确性。
显著成效：效率提升成本降低
实施合思的解决方案后，金牌橱柜在企业文件保管方面取得了显著的成果和效益。
– 时间成本大幅降低
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。工作人员再也不用花费大量的时间在繁琐的档案整理和查询工作上，能够将更多的精力投入到核心业务中，提高了工作效率和企业的整体运营水平。
– 经济成本有效控制
预估节省总体成本30万+/年。通过银行回单无纸化管理和档案管理的数字化转型，减少了纸质档案的使用和存储成本，降低了人力成本，为企业带来了实实在在的经济效益。
– 合规性全面保障
档案合规性达到100%。合思的解决方案确保了档案管理的规范性和准确性，避免了因档案管理不善而带来的合规风险，为企业的稳健发展提供了有力保障。
客户心声：高度认可鼎力推荐
虽然没有直接获取金牌橱柜的评价与反馈，但从实施解决方案后取得的显著成果和效益来看，可以合理推测金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价。合思的解决方案极大地提高了企业文件保管的效率，节省了成本，确保了档案合规性，为企业的数字化转型提供了有力支持。通过合思档案系统，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提升了企业的整体运营水平。相信金牌橱柜会向其他企业推荐合思的服务，让更多的企业受益于数字化转型带来的红利。
行动号召：开启企业文件保管新征程
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已帮助众多企业在企业文件保管方面实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨选择合思的服务。让您的企业也能像金牌橱柜一样，在财务数智化领域取得显著成效。拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思的产品和服务，开启企业文件保管的数智化新征程。
