在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理领域的重要趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市。紧接着，2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，正式宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。然而，在这一转型过程中，企业仍面临着诸多数字鸿沟，发票存档政策的落地与实施就是其中的关键挑战之一。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地捕捉到了这一时代需求。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思致力于帮助企业在电子凭证数字化转型的浪潮中挖掘更多净利润。合思始终秉持以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市构建了直营服务网络，同时借助 500 + 合作伙伴的力量，将服务覆盖到国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，共同实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
零食巨头财务困境
有这样一家畅销 30 余年的国民经典零食品牌企业，在市场上拥有着极高的知名度和庞大的销售网络。它的年单据量高达 2.6 亿，销售版图覆盖全国，供应链错综复杂，多种销售渠道并行。这种复杂的业务模式导致其管理流程涉及多个系统，操作繁杂且效率低下。
在差旅管理方面，该企业面临着诸多痛点。差旅平台的对账方案缺乏灵活性，难以满足企业精细化核算管理的要求。财务人员不得不将数据导出到 Excel 中进行二次整理，然后再进行人工记账，这种方式不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务人员的真正价值。
同时，企业在事前事中的管控环节存在不连贯的问题。差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化的成本管控。在发票存档政策的要求下，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费，这与电子凭证数字化转型的要求背道而驰。
合思打造报销新路径
面对该企业的财务挑战，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，有效应对发票存档政策的要求。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请并通过业务审批后，可以选择通过合思商城进行订购，也可以通过 TMC 进行订购。之后，会生成合思商城对账单和 TMC 对账单，为后续的财务核算提供清晰准确的依据。
在财务核算和记账环节，合思搭建了对账结算中心。线上，企业可以实现统一开票、自动拆分结算和自动记账，大大提高了财务处理的效率和准确性；线下，在统一开票后进行线下结算和手工记账，确保财务流程的灵活性和完整性。
在档案管理方面，合思解决方案更是表现出色。在合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现 L3 级无需报销录入发票等档案。这一方案具有便捷申请的特点，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大减轻了员工的负担；同屏比价功能实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了财务工作的效率；多源采集功能则实现了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，满足了发票存档政策的要求，确保档案管理的合规性和高效性。
合思方案显成效
该企业应用合思的解决方案后，取得了显著的成果。在差旅费用方面，年度节约了 200 万 + 。从数据上看，该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城，企业消费可以实现线上开票、自动对账记账，财务入账效率提升了 60% ，这不仅降低了企业的成本，还提高了财务工作的效率，更好地适应了发票存档政策的要求。
在业财连接方面，合思解决方案实现了业财的有机连接，让企业的电子会计档案全流程实现了合规化、自动化、数字化闭环管理。在数据采集与校验方面，合思打通了 12 个系统完成数据采集，自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了档案数据的准确性和安全性，符合发票存档政策的严格标准。
在管理模式上，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化的装订流程大幅降低了成本。这一系列的成果不仅提升了企业的财务管理水平，还增强了企业在市场中的竞争力。
合思的解决方案在应对发票存档政策方面展现出了强大的优势和价值。它能够有效解决企业在电子凭证数字化转型过程中面临的财务痛点，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标，提升企业的财务管理水平和竞争力。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，这一转型将推动无需报销迈向 L5 级，实现全场景、全链路智能化无需报销。合思的财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，随着数字货币和数电票的应用推广，它将助力企业实现电子凭证数字化转型的全流程闭环，更好地适应发票存档政策的变化。
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