在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的脉搏，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范例。
好想你健康食品股份有限公司便是其中一家受益于合思档案的企业。该公司成立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。下面让我们深入探究好想你在引入合思档案前后的变化，进行一番经济效益分析。
好想你财务档案管理痛点剖析：经济效益分析视角
在引入合思档案之前，好想你在财务档案管理方面面临着诸多棘手的问题，这些问题严重影响了企业的运营效率和成本控制，从经济效益分析的角度来看，亟待解决。
– 归档难题：效率与风险的双重困境
财务归档工作是一项细致且繁琐的任务，好想你在这一过程中需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保其与相关的业务信息准确匹配。然而，即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务数据的完整性，还可能导致后续的审计和合规检查出现问题，给企业带来潜在的风险。这种低效的归档方式不仅浪费了大量的人力和时间成本，还对企业的财务管理造成了不利影响。
– 查找困境：时间与空间的双重限制
纸质档案的管理受限于时间和空间的因素。当需要查找某一份档案时，工作人员往往需要花费大量的时间在堆积如山的档案中进行搜寻。而且，由于档案的存放位置可能不固定，查找过程中可能会出现多次无功而返的情况。此外，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找的功能，这在一定程度上限制了企业的决策效率。例如，在进行财务分析或应对审计时，如果无法及时获取所需的档案信息，可能会导致决策的延迟或不准确，从而影响企业的经济效益。
– 成本重压：空间与人力的双重消耗
大量的纸质档案管理需要占用巨大的空间，企业需要专门的档案室来存放这些档案，并且还需要投入大量的资金用于档案的存储设备和维护。同时，纸质档案的管理还需要耗费大量的人力，包括档案的整理、归档、保管和查找等工作。这些空间和人力成本的支出，无疑给企业带来了沉重的负担，从经济效益分析的角度来看，降低了企业的利润空间。
– 合规隐患：数据安全与长期保存的挑战
随着电子凭证的广泛应用，纸质档案管理办法已经难以满足企业的管理要求。纸质档案无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在当前的法律法规和监管要求下，企业需要对财务数据进行长期保存和安全管理，以应对各种审计和合规检查。如果企业无法满足这些要求，可能会面临罚款、处罚等风险，给企业带来不必要的经济损失。
合思档案为好想你量身定制解决方案：经济效益分析的新契机
面对好想你在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其先进的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，为企业带来了经济效益分析的新契机。
– 打破壁垒数据同源：提升工作效率的利器
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键联查，就可以轻松获取相关的财务信息，大大提高了工作效率。这种数据的同源性不仅减少了人工核对的时间和工作量，还降低了因数据不一致而导致的错误风险，从经济效益分析的角度来看，提高了企业的财务管理效率和准确性。
– 自动组装审计便捷：提升审计效率的法宝
在审计方面，合思档案采用了内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅的方式。系统能够自动组装审计所需的档案数据，为审计工作提供了便利。审计人员可以直接在系统中查阅相关的档案信息，无需再花费大量的时间去查找纸质档案。这种方式不仅提高了审计效率，还减少了审计过程中的人为干扰，确保了审计结果的准确性和公正性。从经济效益分析的角度来看，降低了企业的审计成本和风险。
– 实物高效管理：实现电子与实物的完美匹配
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。这种方式不仅提高了档案的查阅效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。同时，虚拟档案库房的建立，也为企业节省了大量的存储空间和管理成本。从经济效益分析的角度来看，提升了企业的档案管理效率和经济效益。
合思档案助力好想你取得显著成果：经济效益分析的有力证明
通过引入合思档案的解决方案，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果，这些成果从经济效益分析的角度来看，为企业带来了实实在在的好处。
– 人工耗时大幅减少
合思档案的应用使得好想你在财务档案管理方面减少了90%的人工耗时。原来需要大量人力进行的档案归档、查找等工作，现在通过系统的自动化处理，大大提高了工作效率。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中，为企业的发展提供了有力的支持。
– 总部管理耗时显著降低
在总部接收档案方面，合思档案的应用使得管理耗时减少了80%。通过系统的实时传输和共享功能，总部可以及时获取各部门的档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和整理。这种方式不仅提高了总部的管理效率，还加强了总部与各部门之间的沟通和协作。
– 借阅管理效率大幅提升
在借阅管理方面，合思档案的应用使得管理耗时减少了67%。通过系统的借阅申请和审批功能，借阅者可以快速提交借阅申请，管理人员可以及时进行审批。同时，系统还可以实时跟踪档案的借阅情况，确保档案的安全和及时归还。这种方式不仅提高了借阅管理的效率，还减少了档案的丢失和损坏风险。
– 综合成本预计降低
通过以上各项成果的实现，好想你预计每年可以减少综合成本20万元。这些成本的降低主要体现在人力成本、存储空间成本和档案管理成本等方面。从经济效益分析的角度来看，合思档案的应用为企业带来了显著的经济效益，提高了企业的盈利能力和竞争力。
合思档案：企业财务数智化的价值之选与行动号召
综上所述，合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。从经济效益分析的角度来看，合思档案为企业带来了实实在在的好处，是企业财务数智化转型的理想选择。
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