在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。某世界 500 强旗下的教育服务品牌，在蓬勃发展的同时，也在财务数字化转型的道路上遭遇了重重挑战。该企业的业务系统和财务系统数量繁多，且彼此独立运行，犹如一座座信息孤岛，数据难以互通。这不仅使得结构化数据的提取变得异常困难，还让电子发票的打印、查重和验伪工作耗时费力，大量纸张被浪费，与当下绿色办公的理念背道而驰。而合思，凭借其专业的解决方案，为该企业照亮了财务数字化转型的前行之路，同时在整个过程中严格遵循制度法规遵循的要求。
业务困境：传统财务管理痛点尽显
该教育服务品牌的业务发展态势良好，然而传统的财务管理制度却成为了企业进一步发展的掣肘。企业内部的业务和财务系统众多，各个系统之间缺乏有效的连接，数据无法实现共享和流通。这导致结构化数据的提取工作犹如大海捞针，耗费大量的人力和时间。
电子发票的管理也是一大难题。每一张电子发票都需要人工进行打印、查重和验伪，不仅效率低下，还造成了纸张的大量浪费。在实物档案管理方面，问题同样突出。大量的实物档案需要占用大量的物理空间进行存放，并且需要专门的人员进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，实物档案容易受到损坏，一旦发生损坏，企业可能面临合规风险，在制度法规遵循方面存在隐患。
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长久，而且容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求严格，每一个环节都需要耗费大量的精力和时间。此外，实物凭证与业务分散存放，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅过程中缺少留痕，不能实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低，这也在一定程度上影响了企业对制度法规遵循的落实效果。
合思方案：全生命周期电子化档案管理
合思为该客户量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，该方案以制度法规遵循为重要原则。通过广泛连接异构系统，无需进行开发成本投入，就能实现档案的应收尽收。档案的数据来源十分广泛，包括电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA 以及各类业务系统等，自动封装接口数量超过 40 种。
在接口传输方面，合思提供了多种灵活的方式。影像支撑可以快速准确地将档案信息录入系统；外部设备扫描方便了实物档案的数字化处理；人工上传则满足了一些特殊情况下的档案录入需求。在整个过程中，合思的方案严格遵循制度法规遵循的要求，确保数据的合规性和安全性。
自动归档功能是合思方案的一大亮点。系统能够实现智能组单，将相关的档案信息进行自动匹配和组合；四性检测保证了档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性；电子档案管理和实物档案管理实现了线上线下的一体化管理；档案借阅、移交、鉴定和销毁等环节都有严格的流程和权限监控，确保每一个环节都符合制度法规遵循的标准。
实施步骤：无缝对接实现高效转型
合思在解决方案的实施过程中，严格按照既定的步骤进行操作，始终将制度法规遵循贯穿其中。首先，通过广泛连接异构系统，将各种档案数据来源接入系统。这一过程就像是搭建一座信息桥梁，将各个孤立的系统连接在一起，实现了档案数据的集中管理。
利用接口传输方式，如影像支撑、外部设备扫描和人工上传等，将档案数据准确无误地传输到系统中。在传输过程中，对数据进行严格的审核和验证，确保数据的准确性和合规性，符合制度法规遵循的要求。
系统接收到数据后，会自动进行智能组单和四性检测等操作。智能组单就像是一位精准的指挥官，将各种档案信息有序地排列组合；四性检测则像是一道严格的关卡，确保每一份档案都符合要求。通过这些操作，完成自动归档流程，实现了档案管理的高效化和规范化，同时也保障了制度法规遵循的落实。
显著成效：财务效率与管理效能双提升
经过合思解决方案的实施，该企业取得了显著的成效，在制度法规遵循方面也有了更坚实的保障。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的多维度穿透查询功能，让档案查阅变得简便高效。以电子借阅为主的方式，不仅提高了借阅效率，还实现了借阅过程的留痕管理，符合制度法规遵循的要求。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91% 以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。同时，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，降低了企业的运营成本，也使得企业在制度法规遵循方面更加规范。
客户认可：对未来转型充满信心
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。这不仅体现了对合思解决方案的认可，更体现了企业对未来财务数字化转型效果的期待。合思的方案在帮助企业提升效率和降低成本的同时，也确保了企业在财务管理过程中严格遵循制度法规遵循的要求，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
行动号召：开启财务数字化转型之旅
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，一直致力于帮助企业实现财务数字化转型。通过敏捷的财务收支管理平台，合思能够帮助企业挖出更多净利润。其强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等，为企业提供了全方位的财务解决方案。同时，合思还具备安全隐私保护、定制化服务等众多优势，能够满足不同企业的个性化需求，并且在每一个环节都严格遵循制度法规遵循的要求。
目前，已有众多企业选择合思实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也在面临财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，开启属于您的财务数字化转型之旅。现在就可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷和高效，让您的企业在制度法规遵循的前提下，实现财务管理的质的飞跃。
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