在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日铁路旅客运输领域、12 月 1 日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多档案管理痛点。
传统的企业文件保管方式以纸质档案管理为主，存在着诸多难以忽视的问题。以好想你公司为例，财务在归档时需要花费大量时间来确认单据等的一致性，而且还存在档案遗失的情况。金牌橱柜的会计档案散落于各个系统，数据难以有效利用。不仅如此，纸质档案管理成本高昂。COMMUNE 幻师的档案耗材、打印、存储成本每年高达 53323 元；高新兴的报销等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档，占用了大量的库房人员管理成本。此外，纸质档案查找缓慢、利用效率低下。好想你公司的纸质档案受限于时间和空间，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅；高新兴目前查询相关发票等难度较大，耗费大量人力，且不能跨系统调阅。这些问题严重影响了企业的运营效率和管理水平，使得企业在文件保管方面急需变革。
在这样的背景下，合思档案应运而生。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的文件保管提供了全新的解决方案。
合思档案：革新理念重塑企业文件保管格局
合思档案秉持着独特的整体理念，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。其主要特点更是为企业文件保管带来了质的飞跃。
合思档案实现了全流程的合规化、自动化、数字化。通过开放式接口互联，能够自主采集档案，确保档案来源的多样性和准确性。智能关联功能可以自动组装制档，大大提高了档案整理的效率。精准的权限管控管理档案，保障了档案的安全性和保密性。多维检索和一站式预览功能，让企业能够更加便捷地利用档案，打破了传统档案管理的时间和空间限制。
同时，合思档案能够打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存、标准和管理，实现业财一体双向穿透。这使得企业的财务数据和业务数据能够更加紧密地结合，为企业的决策提供更加准确、全面的支持。
合思档案：核心功能铸就企业文件保管利器
合思档案的功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理的采集、制、管、用四个环节。
在采集环节，智能采集借助外部生态和内部系统，能够快速、准确地获取企业所需的档案信息。基础管理包括档案存储、检索等功能，为企业文件保管提供了坚实的基础。
自动制档功能是合思档案的一大亮点。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装。这大大减少了人工操作的工作量，提高了档案制作的准确性和效率。
档案利用方面，合思档案便捷高效。支持多维检索、一站式预览，企业可以在线借阅档案，还能进行异构系统联查。实物混序归档、可视化盘点档案数据，让企业对档案的管理更加直观、清晰。
数据联合穿透功能也是合思档案的重要优势之一。通过多维检索条件，企业能够快速定位所需档案，凭证、发票等实现组合式穿透预览，支撑便捷、高效的内外部审计需求。这使得企业在面对审计等工作时，能够更加从容应对，提高了企业的合规性和管理水平。
合思档案：应用案例见证企业文件保管成效
合思档案在多个行业都得到了广泛应用，并取得了显著的成效。
在食品行业，好想你使用合思档案后，企业文件保管效率大幅提升。减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年减少综合成本 20 万元。这充分体现了合思档案在提高工作效率、降低成本方面的优势。
餐饮行业的 COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。合思档案帮助企业实现了低碳运营，提高了资金的使用效率。
家居行业的金牌橱柜，在使用合思档案后，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。这表明合思档案能够有效提高企业的档案管理水平，保障企业的合规经营。
数字阅读行业的帆书，仓储需求减少了 70%，纸张等节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。合思档案为企业带来了显著的经济效益和管理效益。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，降本增效成为企业发展的关键。合思作为专精特新企业，成立以来累计融资超 15 亿元人民币，在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有强大的实力保障服务。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
企业文件保管是企业运营管理中的重要环节，合思档案以其先进的理念、强大的功能和显著的成效，为企业提供了一种全新的解决方案。如果您的企业也正在为文件保管问题而烦恼，不妨抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案，开启财务数智化转型之旅。现在，您可以拨打联系电话 400 – 105 – 6505，访问网址 www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷与高效。
