在当今数字化浪潮风起云涌的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。自 2024 年 11 月 1 日起，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证在接收、报销、入账、归档等环节仍面临诸多难题，成为企业实现全流程数字化的“最后一公里”。
传统的企业文件保管方式以纸质档案管理为主，这种方式存在着诸多难以忽视的痛点。首先，确认单据、发票、回单和凭证的一致性需要耗费大量的时间和精力。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务人员在归档时，常常需要花费大量时间核对各类文件，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。其次，纸质档案的查找极为不便，受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。再者，纸质档案管理成本高昂，对空间和人力的要求巨大。像金牌橱柜家居科技股份有限公司，每年仅打印成本就预估达 180000 元，存储空间成本更是高达 90000 元。此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规而面临困境。
在这样的背景下，合思档案应运而生。它犹如一盏明灯，为企业解决文件保管难题提供了全新的解决方案。
创新方案：破解企业文件保管困局
合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，助力企业实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。这一创新举措，为企业文件保管带来了革命性的变化。
合思档案通过统一存储的方式，打破了数据孤岛。它将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一标准和管理。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，在使用合思档案后，成功实现了各类文件的统一管理，大大提高了文件保管的效率。
合思档案还支持自动组装功能，在内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅，有效提升了审计效率。好想你健康食品股份有限公司通过应用这一功能，在审计过程中节省了大量时间和精力，审计效率得到了显著提升。
此外，合思档案借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物的位置。好想你健康食品股份有限公司在应用此功能后，实物管理效率得到了极大提高，减少了因查找实物档案而浪费的时间。
核心优势：铸就企业文件保管利器
合思档案具有众多核心功能与优势，为企业文件保管提供了全方位的保障。
它具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能，实现了电子会计档案全生命周期的管理。这一管理涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。在智能采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，结合外部生态的 OCR 识别、RPA 技术以及内部系统的 EAI 插件、API 接口等，确保数据能够准确快速地采集。同时，大文件自动切割·数电票自动化解析的功能，进一步提高了数据采集的效率。
在档案制档时，合思档案能够实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证了档案的规范性和准确性。这使得企业在文件保管过程中，无需担心档案的质量问题，大大提高了文件保管的可靠性。
在档案利用上，合思档案支持多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据等功能。这些功能方便了企业高效利用档案，使得企业在需要查阅档案时能够快速准确地获取所需信息，提高了企业的工作效率。
实际应用：见证企业文件保管成效
合思档案在多个行业都有成功的应用案例，这些案例充分体现了其在企业文件保管方面的实际效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。人工耗时减少了 90%，总部接收管理耗时减少了 80%，借阅管理耗时减少了 67%，预计每年可减少综合成本 20 万元。这一系列数据表明，合思档案在提高企业文件保管效率、降低成本方面具有显著的优势。
餐饮行业的 COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本达 5000 万元，报销效率提升了 300%。这说明合思档案不仅能够帮助企业降低成本，还能提高企业的运营效率。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达到了 100%。这充分证明了合思档案在提高企业文件保管质量、确保档案合规性方面的重要作用。
数字阅读行业的帆书借助合思档案，仓储需求减少了 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5。这表明合思档案能够帮助企业优化运营流程，提高资金周转效率。
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
企业文件保管是企业运营过程中的重要环节，合思档案为企业提供了一个高效、便捷、安全的解决方案。它能够帮助企业实现财务数智化转型，降低成本，提高效率。如果您也想体验合思档案的优势，不妨抓住机遇，立即联系我们。您可以拨打联系电话 400 – 105 – 6505，或者访问网址 www.hosecloud.com ，也可以扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验它为企业文件保管带来的变革。
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