在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。自2024年11月1日铁路旅客运输领域推广全面数字化电子发票，到12月1日民航旅客运输服务领域启用数字化电子发票——航空运输电子客票行程单，我国电子凭证改革正驶入快车道。然而，电子凭证接收、报销、入账、归档的“最后一公里”问题仍亟待解决。
传统的企业文件保管方式存在诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失情况难以避免。同时，纸质档案查找困难，受时间和空间限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。如COMMUNE幻师，其档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。而且，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，也无法确保数据安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业文件保管提供了全新的思路和方法。
合思档案：财务数智化服务领航者
合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
其中，合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，为企业文件保管提供了一站式解决方案。
合思作为专精特新企业，发展势头强劲。成立以来，已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，强大的实力为企业文件保管提供了坚实的保障。
核心功能：解锁企业文件保管新体验
合思档案具有诸多核心功能亮点，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个关键环节。
- 智能采集：多元渠道，高效互联
在智能采集方面，合思档案拥有外部生态和内部系统多种采集方式。外部生态利用OCR识别、RPA技术等，内部系统则通过EAI插件、API接口等实现数据采集。同时，预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等。
其档案采集具备开放式接口互联·自主采集的特点，企业可以根据自身需求自主选择采集方式。大文件自动切割·数电票自动化解析功能，更是大大提高了采集效率，确保数据的准确性和完整性。
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档案制档：智能关联，精准组装
档案制档环节，合思档案能够智能关联·自动组装，实现四性检测·业务检测·自定义版式文件。通过智能关联，将相关的单据、发票、回单和凭证自动关联在一起，减少人工操作的繁琐和错误。四性检测和业务检测确保了档案的合规性和准确性，自定义版式文件则满足了企业个性化的需求。 -
便捷调阅：混序归集，实时可用
合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。企业无需再为打印纸质档案而烦恼，通过系统即可实现实时调阅。混序归集的方式，避免了传统档案组装的繁琐过程，提高了档案利用的效率。 -
全流程管理：覆盖各环节，无缝衔接
从档案的采集、制档到管理和使用，合思档案实现了全流程的自动化和数字化。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案的安全和有效管理。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
使用收益：降本增效，合规发展
使用合思档案为企业带来了显著的收益。
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成本节约：真金白银的实惠
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。通过自动化归档，企业告别了重复性工作，大大降低了人力和物力成本。 -
合规高效：全流程数字化管理
合思档案能实现全流程合规化、自动化、数字化。它可帮助企业实现电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等。这不仅提高了工作效率，还确保了企业财务档案管理的合规性。 -
业财一体：提升数字化建设水平
助力企业实现业财一体化和无纸化目标，是合思档案的重要优势。通过合思档案，企业可以将业务数据和财务数据进行有效整合，提升数字化建设水平，满足未来企业全面数字化转型战略需要。
典型应用场景：满足多样化需求
合思档案在多个典型场景中发挥了重要作用，为企业文件保管提供了切实可行的解决方案。
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企业报销场景：告别繁琐，便捷无忧
在企业报销场景中，员工无需打印任何单据，报销变得轻松简单。云海肴员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！”无纸化为企业业务发展带来了极大的便捷，提高了员工的工作效率和满意度。 -
企业审计场景：提升效率，精准审计
企业审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。好想你案例中，内外审计以档案数据为标准进行工作，大大提升了审计效率，确保了审计结果的准确性。 -
企业档案查阅场景：多维检索，一目了然
企业档案查阅场景中，合思档案可实现多维检索能力，满足多场景查询需求。系统内可视化管理档案数据，一目了然。金牌橱柜实现以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。 -
企业业财融合场景：深度融合，协同发展
合思档案在企业业财融合场景中也发挥了重要作用。云海肴通过合思档案实现业财融合提升80%，提高了总部和门店的业财融合效率，促进了企业的协同发展。
客户成功案例：见证实力与价值
众多企业选择合思档案后，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
云海肴通过合思档案实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超30万元，业财融合达成80%，财务提效90%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
这些成功案例充分证明了合思档案在企业文件保管方面的实力和价值。
在当前数字化时代，企业文件保管面临着诸多挑战，而合思档案凭借其强大的功能、显著的收益和丰富的应用场景，为企业提供了一站式的解决方案。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
“未来财务用合思 让有限更有效”，合思档案将帮助企业提升财务管理效率和效益。如果您的企业也面临着文件保管的难题，不妨选择合思档案。立即拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com ，也可通过二维码扫描了解合思档案和更多案例，还可免费试用，开启企业文件保管的数字化新时代！
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