在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理必须适应“数字化凭证时代”的要求，加快信息化建设。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的困境。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的问题；财务人员则被海量档案数据和枯燥繁复的整理工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时也面临着流程繁琐的难题。此外，纸质凭证输出耗材成本高，存储空间需求大，手工装册归档工作量大且查询调阅不便，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管从部门规章到国家法律都肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题，保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化。面对这些发票存档政策带来的挑战，合思档案解决方案应运而生。
精准施策：合思档案多角色解决方案
合思档案针对不同角色提供了精准的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。在发票存档政策不断完善的背景下，它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。
对于归档员/财务来说，合思档案能大幅提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理变得轻松，同时提高了档案利用效率。
对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源。通过一键查询借阅和权限一键下放/回收功能，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足发票存档政策下企业的多样化需求。
功能卓越：合思档案的强大产品能力
- 多源采集：灵活集成，全面收集
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，确保在发票存档政策下各类数据都能有效采集。 - 智能制档：高效关联，精准检测
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，符合发票存档政策的严格要求。 - 档案管理：精细权限，灵活分类
档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。它支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，确保档案管理的规范性和灵活性，适应发票存档政策的变化。 - 档案应用：多维查询，便捷共享
档案应用功能丰富。合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现档案数据资产化。在档案借阅服务中，借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理可实现电子与实物档案高度关联，为企业在发票存档政策下的档案应用提供了便利。
核心亮点：合思档案的独特价值
合思档案具有显著的核心亮点。
它能实现显著的降本增效。在发票存档政策下，能节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%、确保管理合规性100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让企业更好地适应发票存档政策的要求。
它让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业在发票存档政策下的发展提供有力支持。
通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。
场景适配：合思档案的典型应用
- 海量单据企业：高效管理，降本增效
在年单据量2.6亿的企业中，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，满足发票存档政策下海量单据企业的管理需求。 - 集团型企业：标准统一，合规发展
对于共享中心统建的集团型企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案采用单套制管理方案，安全合规存储，进行业务完整性检测，推进单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应发票存档政策。 - 多系统互联企业：整合数据，节约成本
在多系统数据互联的企业中，档案管理低效，会计档案散落各系统，未得到有效整理利用，纸质档案管理为主存在诸多问题。合思档案采用数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，适应发票存档政策下多系统互联企业的发展。 - 教育集团企业：智能管理，多维查询
对于中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用等环节都存在低效问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，符合发票存档政策下教育集团企业的管理特点。
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，具有广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接持续迭代等优势。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
随着数电票的全面推广和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，为更多企业提供更优质的财务档案管理服务，推动企业在数字化时代实现更好的发展。如果您也想解决企业财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和数字化转型，不妨拨打400 – 105 – 6505联系合思档案，或访问www.hosecloud.com了解更多详情，还可免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新时代。
