合思档案：开启财务信息共享下的数字化档案管理新时代

在数字化浪潮的席卷之下，企业的财务管理正面临着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这让企业财务档案管理直接面对新的挑战。数电票的快速扩张，使得收票在政策上电子发票接收合法合规，开票也在全国36个省市区实现了试点全覆盖。因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在传统的档案管理模式下，企业就像陷入了一个巨大的泥潭，面临着诸多痛点。纸电混合时代，企业高管为纸质档案管理成本的巨大花费而头疼，大量的档案不仅占地，而且数据没有汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥繁复。业务人员出差、招待后的报销流程也繁琐无比，纸质票据需要留存再上交，浪费了大量时间。

传统档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间。高隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用。更严重的是高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然没有解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了破局之策。

合思档案：多角色痛点一站式解决方案

合思档案犹如一把万能钥匙，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，助力企业实现财务信息共享。

对于CEO/高管来说，合思档案就像是一位得力的财务助手。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过财务信息共享，合思档案助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员而言，合思档案是提高工作效率的神器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率，在财务信息共享的环境下，工作变得更加轻松高效。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的便利。它让档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率，实现了财务信息的高效共享。

合思档案：核心功能铸就专业创新优势

• 多源采集：数据汇聚的智慧桥梁
  合思档案在多源采集方面表现卓越，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，实现财务信息共享。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。比如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入，确保各类财务信息都能顺利汇聚。

• 智能制档：数据整合的高效引擎
  合思档案的智能制档功能令人眼前一亮。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，促进财务信息共享。

• 档案管理：精细管控的安全堡垒
  在档案管理方面，合思档案提供了全方位的精细管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，保障财务信息的安全共享。

• 档案应用：便捷查询的高效窗口
  合思档案的档案应用功能为用户提供了便捷的查询体验。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，实现财务信息的高效共享。

合思档案：实际应用彰显卓越价值

• 某企业：业财一体降本增效典范
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收，促进了财务信息共享。自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，企业的财务信息得到了高效整合和利用。

• 某集团型企业：标准化落地的标杆
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案发挥了重要作用，安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，实现了财务信息的高效共享和管理。

• 某企业：打破数据孤岛的先锋
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理，存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查等问题，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案为其带来了改变，数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，实现了财务信息的深度共享和有效利用。

• 某教育集团：简化流程提升效率的楷模
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险。整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，发票+外部附件+凭证+账簿+报表，手动打印、整理、装订、著录、上架归档，每一册精细整理。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案为其排忧解难，数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，实现了财务信息的高效整合和共享。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉持以客户为中心的服务理念，为企业提供专业、全面的电子会计档案管理解决方案。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。众多知名企业，如广东某高校、中交集团、海亮教育科技服务集团等都已选择合思档案，实现了档案管理的优化和提升。您的企业也可以加入其中，享受数字化转型带来的降本增效。合思档案不断创新和完善产品功能，拥有专业的团队和丰富的经验，能够为企业提供持续的支持和服务，帮助企业应对不断变化的档案管理需求。现在就点击免费试用，开启高效、合规的档案管理新征程！