在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理正直面新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
传统档案管理模式在这个数字化时代显得捉襟见肘。纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多困扰。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用而发愁；财务人员被海量档案数据和繁琐的整理、核对工作压得喘不过气；业务人员在出差招待后的报销流程中，也因纸质票据的繁琐操作而烦恼不已。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高昂，档案室和档案柜的存储空间需求巨大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依旧存在。要保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化，会计流程自动化成为了必然选择。合思档案产品应运而生，它就像是一把钥匙，为企业打开了财务档案管理数字化的大门。
合思档案整体解决方案：全方位满足企业需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足不同企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收，为会计流程自动化奠定了坚实基础。
单套制解决方案为企业带来了便捷高效的档案管理体验。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，保证了档案数据的完整、真实、合规，是会计流程自动化的重要体现。
档案扩展解决方案则通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，进一步提升了档案管理的灵活性和会计流程自动化水平。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，推动会计流程自动化的有效实施。
合思档案核心功能：优势显著引领变革
合思档案的核心功能在会计流程自动化方面具有显著优势，与传统档案管理方式形成了鲜明对比。
多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。它支持接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也提供多种便捷手动数据补录方式，确保会计流程自动化的全面覆盖。
智能制档功能极大地提高了档案管理效率。它可以实现电子凭证数据自动匹配组装，通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据，能够通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，是会计流程自动化的关键环节。
专用格式版式文件功能突破了传统文件存储形式的限制。它可自主采集结构化字段信息，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强，进一步推动了会计流程自动化的发展。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为会计流程自动化提供了有力的质量保障。
合思档案应用案例：实际成效有目共睹
合思档案在不同类型企业中都展现出了强大的实力，为企业解决了诸多档案管理难题，实现了会计流程自动化带来的显著效益。
对于年单据量2.6亿的企业，原本面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。通过这些方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化让企业成本降低，流程精简使财务人员工作效率大幅提升，装订简化节约了企业的显性成本，会计流程自动化的优势得到了充分体现。
集团型企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。该方案实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸，会计流程自动化为集团型企业带来了巨大的变革。
对于有多系统数据互联需求的企业，低效的档案管理现状和诸多痛点严重影响了企业的发展。会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题亟待解决。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，会计流程自动化让企业的档案管理焕然一新。
中国最大的K12民办教育集团之一也面临着诸多档案管理难题。在采集环节，业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节，实物存档占用空间，受环境影响易损坏；整理环节，财务账表归档装订复杂；利用环节，实物凭证与业务分散，查阅繁琐，借还状态更新不及时。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，推动了该教育集团的会计流程自动化进程。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的实际成效，能够助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。
企业不应错过这个提升档案管理水平、实现降本增效的机会。合思秉承以客户为中心的服务理念，拥有专业的团队和丰富的经验，能够为企业提供优质的档案管理解决方案和服务。合思的地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号二维码和微信小程序二维码了解更多信息。企业可随时联系咨询合思档案产品，现在就可以免费试用，开启会计流程自动化的新篇章。
