在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革为企业带来了新的机遇，但同时也让企业在电子会计档案管理方面遭遇诸多困境。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了电子文档归档系统——合思档案，为企业解决电子会计档案管理难题提供了一站式解决方案。
行业痛点：传统管理困境重重
在传统的财务档案管理模式下，企业犹如陷入了一个复杂的迷宫，面临着诸多棘手的问题。
首先是归档难题。纸质档案管理需要耗费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。财务人员就像一群忙碌的拼图师，在堆积如山的文件中寻找匹配的部分，稍有不慎就可能出现档案遗失的情况。这不仅增加了工作的复杂性，还容易导致数据的不完整和不准确。
查找慢也是一个突出的问题。受限于时间和空间的限制，查找纸质档案就像是在茫茫大海中捞针，需要耗费大量的时间。企业无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在很大程度上影响了工作效率。当企业需要紧急获取某份档案时，往往因为查找困难而耽误了重要的决策和业务流程。
成本高也是传统档案管理的一大弊端。大量纸质档案的管理对空间和人力提出了巨大的要求。企业需要租赁专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护。这无疑增加了企业的运营成本，使得企业在资源利用上变得更加紧张。
此外，纸质档案管理办法还存在合规性问题。它无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。在数字化时代，企业需要更加高效、安全、合规的档案管理方式。
解决方案概述：全流程打通的智慧之选
合思档案作为一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子文档归档系统，宛如一座桥梁，连接了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化之路。
该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。它就像一个智能的中枢系统，能够将各个环节的数据进行整合和处理，实现信息的无缝流转。
通过合思档案，企业可以告别繁琐的纸质档案管理，实现电子凭证的自动化处理。从电子凭证的开具端到接收端，再到业务应用环节和归档端，合思档案都能够实现高效的管理和监控。这不仅提高了工作效率，还降低了企业的运营成本。
核心功能亮点：多维度打造高效管理体系
合思档案的核心功能亮点犹如璀璨的星辰，照亮了企业电子会计档案管理的前行之路。
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便捷调阅与全生命周期管理
合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务。在智能采集方面，它可以通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现对档案的高效采集。预归档服务则集成了多种功能，如规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理提供了坚实的基础。基础管理涵盖了档案的存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案的安全和有序。档案服务则为企业提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，帮助企业更好地利用档案数据。 -
开放式接口与精准采集
档案采集具备开放式接口互联和自主采集功能，大文件自动切割和数电票自动化解析。这使得企业可以方便地与外部系统进行对接，实现数据的实时共享和交换。同时，大文件自动切割和数电票自动化解析功能，提高了档案采集的效率和准确性。 -
智能关联与自动制档
档案制档实现了智能关联和自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。通过智能关联，合思档案可以将相关的档案进行自动匹配和关联，提高了档案的完整性和准确性。自动组装功能则可以将分散的档案进行快速整合，生成符合要求的档案文件。四性检测和业务检测确保了档案的合规性和准确性，自定义版式文件则满足了企业个性化的需求。 -
精准管控与灵活管理
档案管理具有精准权限管控和档案目录灵活扩展的特点，同时还具备水印管理和档号符合国标要求的功能。精准权限管控可以根据不同的用户角色和职责，对档案的访问和操作进行严格的控制，确保档案的安全。档案目录灵活扩展则可以根据企业的业务发展和需求变化，随时对档案目录进行调整和优化。水印管理和档号符合国标要求，提高了档案的规范性和可读性。 -
多维检索与高效利用
档案利用可实现多维检索和一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据。多维检索功能可以让企业根据不同的条件和关键词，快速准确地找到所需的档案。一站式预览则可以让用户在一个界面上查看档案的详细信息，提高了工作效率。在线借阅和异构系统联查功能方便了企业内部和外部的信息共享和协作。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能则提高了档案管理的准确性和效率。
用户收益：降本增效，释放企业活力
合思档案为企业带来了显著的用户收益，就像一场及时雨，滋润了企业的发展土壤。
自动化归档让企业告别了重复性的工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。这使得企业的财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。
同时，合思档案为企业节省了大量的成本，包括打印成本、存储成本、人力成本等。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达338,910元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省，可以将更多的资金投入到核心业务的发展中。
典型场景：广泛适用，满足多元需求
合思档案适用于各类企业的财务档案管理，其应用场景就像一幅绚丽多彩的画卷，涵盖了电子凭证的各个环节。
从电子凭证的开具端来看，包括国税总局、银行、国铁集团、航空公司、中央部门等，合思档案都能够实现有效的对接和管理。在接收端，企业可以通过OA系统、接口直联、随手记录发票等方式接收电子凭证。在电子凭证业务应用环节，如接收、验签、解析、报销、入账等，合思档案都能够提供全面的支持。在财务档案的归档端，电子凭证池、预档案台、智能档案等功能，确保了档案的安全和有序归档。
客户成功案例：实践见证卓越成效
众多企业的成功案例就像一面面旗帜，证明了合思档案的卓越性能和价值。
好想你健康食品股份有限公司通过使用合思档案，解决了归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本。年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。
帆书仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。
海亮教育科技服务集团档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
高新兴科技集团归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 +。
中文天地出版传媒财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。
杭州西湖城市建设投资集团档案整理匹配效率提升了72%，存储空间减少了41%，报销效率提升了300%，单据打印纸张减少10万张/年。
结尾：开启电子会计档案管理新征程
如果您的企业也面临着电子会计档案管理的难题，不妨选择合思档案这个电子文档归档系统。合思档案将凭借其强大的功能和卓越的性能，帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
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