在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，数电票的迅速普及如同一场变革的风暴，席卷了企业财务档案管理的各个角落。传统的纸质档案管理方式，就像一艘在现代海洋中行驶的老旧帆船，难以适应快速变化的环境，暴露出了一系列亟待解决的问题。企业的档案管理流程正面临着前所未有的挑战，如何突破困境，实现高效、合规的档案管理，成为了众多企业关注的焦点。
档案管理流程痛点剖析
在纸电混合的时代背景下，企业的档案管理流程犹如一团乱麻，存在着诸多难题。
对于企业高管而言，传统的纸质档案管理成本居高不下。大量的纸质文件需要购买专门的存储设备和空间，不仅占地面积大，而且数据的分析和利用也变得异常困难。这些堆积如山的纸质档案就像一座难以挖掘的宝藏，蕴含着大量有价值的信息，但却难以提取和利用，限制了企业的决策效率和发展。
财务人员则深陷繁琐的档案管理流程中无法自拔。他们需要耗费大量的时间和精力，手动对档案数据进行整理、匹配和核对。这些工作枯燥乏味，且容易出错，严重影响了工作效率。每一张票据、每一份文件都需要人工处理，使得财务人员的工作负担沉重，无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
业务人员在报销环节也深受其害。他们需要留存和上交大量的纸质票据，整个报销流程繁琐复杂。从收集票据到填写报销单，再到各级审批，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力。这不仅降低了业务人员的工作效率，也影响了他们的工作体验。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出需要大量的耗材，如纸张、油墨等，增加了企业的运营成本。存储空间的需求也随着纸质档案的增加而不断扩大，进一步加重了企业的负担。手工装册归档的工作量巨大，数据利用效率低下，这些隐形成本如同慢性毒药，侵蚀着企业的利润。而电子会计凭证管理不善、纸质档案易损坏等问题，则给企业带来了高合规风险，一旦出现问题，可能会面临法律责任和财务损失。
合思档案解决方案概述
合思档案为企业提供了一套领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，如同一位经验丰富的领航员，为企业的档案管理流程指引方向。
该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。无论是来自哪个系统的数据，都能在合思档案中得到有效的整合和管理。这就好比一个强大的收纳盒，将企业的各类档案数据有序地收纳起来，方便企业进行查询和使用。
合思档案的解决方案涵盖了CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色的需求。对于CEO/高管来说，它可以沉淀数据资产，为企业的决策提供有力支持；对于归档员/财务人员来说，它可以提高工作效率，实现档案管理的自动化和规范化；对于外部审计人员来说，它可以实现档案外审在线化，提高审计效率和准确性。
合思档案核心功能亮点
合思档案在档案管理流程中展现出了多方面的核心功能亮点。
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多源采集：数据获取的智慧之门
合思档案支持接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式。它就像一个神通广大的采集器，能够连接各类异构业财系统，采集多格式的会计资料。无论是电子文件还是纸质文件，都能通过合思档案进行有效的采集和管理。这种多源采集的方式，确保了企业档案数据的完整性和准确性，为企业的档案管理流程奠定了坚实的基础。 -
智能制档：高效精准的档案组装
智能制档是合思档案的一大特色功能。通过规则引擎，它可以自动组装档案，实现字段映射查阅便捷。就像一个智能的档案管理员，能够根据预设的规则，将采集到的档案数据进行分类、整理和组装，生成符合企业需求的档案文件。同时，采用“四性检测 + 业务检测”双模式保障归档数据质量，确保每一份档案都符合企业的规范和要求。 -
档案管理：精细管控的安全堡垒
在档案管理方面，合思档案具备权限管理精准管控、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等特点。权限管理就像一把精准的钥匙，能够根据不同用户的角色和职责，分配不同的访问权限，确保企业档案数据的安全性和保密性。档案目录的灵活扩展则使得企业可以根据自身的业务需求，随时调整档案管理的结构和内容。系统规范预置档号则为档案的查询和管理提供了便利，使得企业的档案管理流程更加高效有序。 -
档案应用：多维检索的便捷之旅
档案应用是合思档案的最终落脚点。它实现了多维检索、一站式预览穿透联查，支持外部系统调阅、可视化盘点和档案借阅服务等。多维检索就像一个强大的搜索引擎，能够根据用户的需求，快速准确地找到所需的档案文件。一站式预览穿透联查则使得用户可以在一个界面上查看相关的档案信息，无需在多个系统之间切换。外部系统调阅、可视化盘点和档案借阅服务等功能，则进一步拓展了档案的应用范围，提高了档案的利用效率。
合思档案用户收益
使用合思档案能为企业的档案管理流程带来显著的收益。
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降本增效：成本节约与效率提升的双赢
在降本增效方面，合思档案表现卓越。它可以节约纸张和整理成本，减少了企业在纸质档案管理方面的投入。同时，提升了检索效率，使得企业可以快速找到所需的档案文件，节省了大量的时间和精力。实现档案不打印，不仅环保，还降低了企业的运营成本。这就好比为企业的档案管理流程装上了一台高效的发动机，让企业在节约成本的同时，提高了工作效率。 -
电子会计档案管理：全链路打通的关键枢纽
合思档案成为闭环全量业财系统的“连接器”，拉通了业财税档全链路。它将企业的业务系统、财务系统、税务系统和档案管理系统有机地结合在一起，实现了数据的实时共享和流通。这就像一座桥梁，连接了企业的各个业务环节，使得企业的档案管理流程更加顺畅，提高了企业的整体运营效率。 -
数据价值挖掘：让数据“活起来”
合思档案能够让数据“活起来”，实现数据价值。通过对档案数据的分析和挖掘，企业可以发现潜在的业务机会和问题，为企业的决策提供有力支持。这就好比为企业的档案管理流程装上了一双智慧的眼睛，让企业能够洞察市场变化，做出更加明智的决策。 -
资源重组与管理能效提升：企业发展的新动力
合思档案促进了企业资源的重组，提升了企业的管理能效。它使得企业可以更加合理地配置资源，优化业务流程，提高企业的核心竞争力。这就好比为企业的档案管理流程注入了一股强大的动力，让企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
合思档案典型场景
合思档案适用于多种典型场景，为不同角色的用户提供了个性化的解决方案。
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企业高管：决策数智化的得力助手
对于企业高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，助力决策数智化。通过对档案数据的分析和挖掘，企业高管可以了解企业的运营状况和市场趋势，做出更加科学、合理的决策。同时，合思档案还可以降本增效，提高企业的经济效益。这就好比为企业高管提供了一个智能的决策支持系统，让他们在复杂的市场环境中能够把握方向，引领企业发展。 -
归档员/财务人员：高效工作的贴心伙伴
归档员/财务人员在使用合思档案后，能够显著提高工作效率。自动匹配和应收尽收的功能，减少了他们手动整理和核对档案数据的工作量。实现数据透明流转，使得他们可以实时了解档案的状态和流向。轻松完成档案管理，让他们从繁琐的工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。这就好比为归档员/财务人员配备了一个智能的工作助手，让他们的工作更加轻松、高效。 -
外部审计人员：在线审计的便捷利器
对于外部审计人员来说，合思档案实现了档案外审在线化。他们可以通过网络随时随地访问企业的档案数据，进行审计工作。一键查询借阅功能，使得他们可以快速找到所需的档案文件，提高了审计效率。减少与财务的沟通成本，使得审计工作更加顺畅。这就好比为外部审计人员提供了一个便捷的审计平台，让他们的工作更加高效、准确。
合思档案客户成功案例
多个不同类型的企业通过使用合思档案，在档案管理流程方面取得了显著成效。
有一家某年单据量达到2.6亿的企业，在使用合思档案之前，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案的解决方案帮助该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。企业的档案管理流程变得更加高效有序，财务人员的工作效率得到了大幅提升。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，曾经面临着档案管理流程复杂、标准不统一等问题。合思档案为该企业提供了标准化的解决方案，实现了标准化落地和低碳环保。企业的档案管理流程得到了优化，数据的准确性和一致性得到了提高。
中国最大的K12民办教育集团之一，在使用合思档案之前，陷入了低效的会计档案管理瓶颈。合思档案帮助该企业简化了会计管理流程，提高了工作效率。企业的财务人员可以更加轻松地完成档案管理工作，有更多的时间和精力投入到教学和管理工作中。
合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能亮点和显著的客户成效，能够有效解决企业在档案管理流程方面的痛点。如果您的企业也面临着类似的档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，免费试用合思档案，体验其带来的数字化变革，让您的企业档案管理流程焕发出新的活力。
