在当前经济环境下,企业发展面临诸多挑战,逐渐步入低速增长阶段。差旅成本作为企业仅次于人力资源成本的第二大可控成本,正不断侵蚀着企业的净利润。如何有效管控差旅成本,成为众多企业亟待解决的难题。合思作为一站式财务数智化服务提供商,凭借其智能化审批工具,为企业差旅管控带来了全新解决方案。
行业痛点:差旅成本吞噬企业利润
在当前复杂的经济形势下,企业利润增长面临一定压力,此时,差旅成本的管控显得尤为重要。然而,企业在差旅管理方面却面临着三大“净利润黑洞”。
首先是惯性思维的束缚。许多企业在差旅管理上依旧沿用传统模式,缺乏创新和变革的意识,导致管理效率低下。
其次是业财脱节问题严重。业务部门与财务部门之间缺乏有效的沟通和协作,使得差旅费用的预算、审批和报销流程繁琐且容易出错。
最后是预算失控。差旅成本在企业总运营成本中占比达 10% – 40%不等,在金融等行业,差旅费用更是高达运营成本的 20%以上。疫情过后,差旅市场需求和价格都有所上升,企业的成本压力进一步增大。
为了降低成本,一些企业采取了硬控的方式,如严格限制员工的差旅标准和报销额度。然而,这种方式不仅影响了员工的体验,还对企业的可持续发展产生了不利影响。同时,企业还面临着员工违规消费、合规挑战等问题。
此外,随着企业下沉市场业务的拓展和出海业务的增加,国际差旅管理的需求也日益增长。而线下消费管控存在的盲区,以及数电票时代带来的新挑战,都让企业的差旅管理雪上加霜。
解决方案:一站式财务数智化服务
合思针对企业差旅管控难题,提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。该方案覆盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
通过数智化、精细化的管理手段,合思将企业的差旅管理从传统的“硬控”转变为“智控”,实现了科学降低差旅成本、提升运营效率的目标。合思的智能化审批工具在其中发挥了关键作用,它能够对差旅申请、报销等流程进行智能化审批,大大提高了审批效率。
核心功能:智能化审批工具的多重优势
- 丰富资源打造差旅一站式平台
合思与国内外知名 OTA 合作,构建了一个丰富的差旅资源平台。该平台覆盖了全国 2000 + 县市区的 170 万 + 酒店资源,为企业员工的国内差旅提供了充足的选择。
同时,合思还整合了全球优质服务商渠道,覆盖全球 70 多个国家近 200 万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800 多座城市的境外打车资源等,满足了企业日益增长的国际差旅需求。
智能化审批工具能够根据员工的差旅需求,快速匹配合适的资源,为员工提供便捷的预订服务。
- 灵活差标管控实现精准成本控制
合思的智能化审批工具支持区县级差标管控和淡旺季差标管控。企业可以根据不同地区、不同时间段的实际情况,科学设置差标管控金额。
这种灵活的差标管控方式,既能够保证员工的差旅需求得到满足,又能够有效控制企业的差旅成本。智能化审批工具在审批过程中,会自动比对差标,对超出标准的申请进行预警和控制。
- 激励机制激发员工降本积极性
合思推出了“合力省”奖励计划,鼓励员工主动节省差旅成本。员工在差旅过程中,如果能够合理安排行程、选择性价比高的酒店和交通工具,就可以获得相应的奖励。
这种激励机制不仅能够降低企业的差旅成本,还能够提高员工的满意度和忠诚度。智能化审批工具会对员工的差旅消费进行实时监控和分析,为奖励计划的实施提供数据支持。
- 智能风控保障差旅合规安全
基于 BI 差旅风控系统,合思的智能化审批工具能够实时监控差旅活动。它可以对员工的差旅申请、预订、报销等环节进行全方位的风险评估,及时发现异常情况并进行预警。
通过智能风控,企业可以有效避免员工的违规消费行为,保障差旅费用的合规使用。智能化审批工具会自动识别风险点,并对违规申请进行拦截和提醒。
- AI 助力提升审批效率与体验
合思的智能化审批工具提供了 AI 智能审批、AI 智能推荐助手等功能。AI 智能审批能够自动处理差旅申请和报销,大大缩短了审批时间。
AI 智能推荐助手则可以为员工提供行程与住宿推荐、自动化预订服务、差旅预算自动计算、个人差旅成本与效率分析等功能。员工只需输入简单的需求,就可以获得个性化的差旅方案。
- 线下消费解决方案消除管理盲区
合思易商卡实现了线下消费全场景覆盖,消灭了因公消费管理的“盲区”。员工在使用易商卡进行线下消费时,智能化审批工具可以实时获取消费信息,进行审批和管控。
这种方式不仅提高了线下消费的透明度和可控性,还为企业的财务管理提供了便利。智能化审批工具会对易商卡的消费记录进行分析和统计,为企业的决策提供数据支持。
- 电子会计档案管理实现数智化归档
合思的智能化审批工具还助力企业实现了数智化归档、数据关联和合规性管理。它可以将企业的差旅费用相关数据进行电子化存储和管理,降低了档案成本,提升了检索效率。
企业在需要查询差旅费用相关信息时,只需在系统中输入关键词,就可以快速找到所需的档案。智能化审批工具会对电子会计档案进行加密和备份,保障数据的安全和可靠性。
应用场景与案例:真实数据见证成效
- 下沉市场拓展精准管控差旅成本
某连锁零售企业与合思商城合作,借助合思的智能化审批工具,将差标管控下沉至区县维度。通过精准的差标管控,该企业在 2024 年上半年三线及以下城市的差旅申请单量增长了 8%,但酒店预订消费金额同比下降了 6%。
这一数据表明,合思的智能化审批工具能够在满足企业业务拓展需求的同时,有效控制差旅成本。企业可以根据不同地区的实际情况,灵活调整差标,实现成本的精准管控。
- 合规管控及时发现并纠正违规行为
某企业应用合思的智能化审批工具后,通过 BI 差旅风控功能发现了大量员工的违规情况。这些违规行为导致企业损失金额超过 60000 元。
企业根据系统反馈的信息,及时完善了差旅制度,并加强了对差旅活动的监控。合思的智能化审批工具能够对员工的差旅行为进行实时监控和分析,及时发现违规风险,为企业的合规经营提供保障。
- “合力省”应用激励员工节省差旅成本
2023 年 7 月 – 2024 年 7 月,使用“合力省”奖励计划的企业超标订单占比从 4%下降到 2%,累计节省差旅费 533 万元。某企业自 2024 年 3 月开通“合力省”后,员工通过节省差旅费获得了红包奖励,企业也有效节省了差旅费。
合思的智能化审批工具为“合力省”奖励计划的实施提供了技术支持。它可以对员工的差旅消费进行实时监控和分析,为奖励的发放提供准确的数据依据。
合思的智能化审批工具凭借其丰富的功能和卓越的性能,为企业的差旅管控提供了全方位的解决方案。它能够帮助企业有效控制差旅成本,提升运营效率,实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
如果您也想体验合思智能化审批工具带来的便捷和高效,不妨现在就免费试用,开启企业差旅管控的新篇章!