在当今企业数智化转型的汹涌浪潮中，电子会计档案管理已然成为企业数字化建设的核心关键。特别是随着电子发票使用的日益普及和数电票的迅猛扩张，企业在档案管理方面遭遇了成本居高不下、效率极为低下、合规风险巨大等重重难题。北京合思信息技术有限公司旗下的合思档案，作为业界领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供了一套全方位、深层次的解决方案，助力企业在电子发票使用的大环境下，实现档案管理的转型升级。
产品背景与行业痛点：电子发票使用下的管理困局
随着2025年数电票全面覆盖目标的稳步推进，企业财务档案管理正面临着前所未有的全新挑战。在政策层面，电子发票使用的合法性和合规性得到了充分保障，全国36个省市区均已实现数电票试点的全面覆盖。然而，在电子发票使用普及的纸电混合时代，高达90%的企业都陷入了诸多困境。
对于企业高管而言，纸质档案管理不仅成本高昂，而且数据难以进行有效的分析和利用。大量的资金被投入到纸质档案的存储、保管和查找中，却无法从中获取有价值的信息来支持企业的决策。而财务人员则被海量的档案数据整理工作压得喘不过气来。电子发票使用产生的大量数据，需要人工进行逐一核对、分类和归档，繁琐的工作流程严重影响了工作效率。业务人员在报销流程中同样耗费了大量时间，电子发票使用使得报销单据的数量大幅增加，审核和处理的难度也随之加大。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。显性成本包括纸质档案的存储设备、场地租赁等费用；隐形成本则体现在数据处理效率低下、信息传递不及时等方面；而合规风险则是由于电子发票使用的相关政策法规不断变化，如果企业不能及时适应，就可能面临税务处罚等风险。
解决方案概述：合思档案的多角色赋能
合思档案不仅仅是一款简单的电子档案管理产品，它更是管理与服务的完美融合。针对不同角色的需求，合思档案提供了个性化的解决方案。
对于CEO/高管来说，合思档案能够帮助企业沉淀数据资产。在电子发票使用的过程中，产生的大量数据被系统自动收集和整理，形成有价值的资产。通过对这些数据的分析和挖掘，企业可以更好地了解自身的财务状况和业务运营情况，为决策提供有力支持。同时，合思档案保障了企业的合规管理，确保企业在电子发票使用过程中符合相关政策法规。提升了企业财务档案的利用效率，助力决策数智化，实现降本增效。
对于归档员/财务人员，合思档案提高了工作效率。在电子发票使用的场景下，档案数据实现了同源管理，系统自动完成档案的分类和归档，无需人工干预。财务人员可以轻松完成档案管理工作，将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。
对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。在电子发票使用的环境下，审计人员可以通过系统一键查询和借阅所需的档案资料，无需与财务人员进行反复沟通，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。无论是电子发票使用的日常管理，还是特殊业务场景下的档案处理，合思档案都能游刃有余。
核心功能与优势：合思档案的卓越实力
合思档案具有众多强大的核心功能和显著优势，为企业在电子发票使用的过程中提供了坚实的保障。
首先，合思档案具有广泛连接的能力。它能够连接各类异构业财系统，在电子发票使用时，广泛采集来自不同系统的数据。无论是企业内部的财务系统、业务系统，还是外部的税务系统等，都能实现无缝对接，确保数据的完整性和准确性。
其次，合思档案拥有100%自动归档能力。强大的规则匹配能力可最大程度减少人工介入。在电子发票使用后，系统会根据预设的规则自动对发票进行分类、归档，大大提高了工作效率，降低了人为错误的发生概率。
再者，合思档案符合国家政策要求，实现了电子会计档案的合规性管理。在电子发票使用的政策不断变化的情况下，合思档案能够及时调整系统功能，确保企业始终符合相关法规要求，避免合规风险。
此外，合思档案具备灵活承接、持续迭代的能力。随着电子发票使用的不断发展和变化，系统能够及时应对各种新需求，满足接收管理数电票的需求，持续优化和升级自身功能。
其功能涵盖电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等。在电子发票使用的各个环节，都能提供全面的支持。同时，还具备统计分析功能，如进销项统计、资金统计等。通过对电子发票使用数据的统计和分析，企业可以更好地掌握自身的财务状况和业务运营情况。
在专用格式版式文件、“四性检测 + 业务检测”、权限管理、档案目录扩展、系统规范预置档号等方面，合思档案也具有明显的优势。这些功能为企业在电子发票使用过程中的档案管理提供了更加细致和专业的支持。
应用场景与案例：合思档案的实战成效
合思档案在多个应用场景中发挥了重要作用，为企业在电子发票使用的实践中带来了显著的成效。
在多维检索方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询。在电子发票使用的大量数据中，用户可以根据自己的需求，快速准确地找到所需的发票信息。同时，还支持按目录、全文检索，批量检索等功能，大大提高了检索效率。
一站式预览功能可实现凭证、业务单据、发票、银行回单等穿透联查。在电子发票使用的场景下，用户可以通过一个界面查看与发票相关的所有信息，无需在多个系统之间切换，方便快捷。
此外，合思档案还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。在电子发票使用的过程中，企业可以与外部合作伙伴实现数据共享，提高业务协同效率。同时，可视化的盘点功能让企业对档案数据的管理更加直观和清晰。
通过多个客户案例展示了合思档案的成效。某企业年单据量达2.6亿，在电子发票使用的过程中，面临着巨大的档案管理压力。使用合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。某集团型企业在电子发票使用的环境下，通过合思档案实现了档案管理标准化落地，力保电子会计档案合规，同时也实现了低碳环保。某企业在电子发票使用时，通过合思档案统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省了大量成本。某教育集团在电子发票使用的过程中，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
电子会计档案是企业数字化建设的必然选择，合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能和显著的成效，能帮助企业解决在电子发票使用过程中的档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和数字化转型。如果您的企业也面临档案管理难题，不妨联系合思，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com，现在可以免费试用合思档案，开启数字化档案管理之旅。
