在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，其精心打造的在线档案系统——合思档案，正帮助众多企业攻克财务档案管理的重重难关。接下来，让我们走进好想你健康食品股份有限公司的案例，深入探寻合思档案解决方案的独特魅力与显著成效。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司创立于1992年，并于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。该企业品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。
然而，在财务档案管理方面，好想你却面临着诸多棘手的问题。首先是归档难题。财务人员在归档时，需要耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便投入了大量精力，档案遗失的情况仍然难以避免。这不仅增加了财务人员的工作负担，还可能对企业的财务数据完整性造成影响。
其次是查找效率低下。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要花费大量时间。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，使得企业在需要查阅档案时面临诸多不便，严重影响了工作效率。
再者是管理成本高昂。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的存储空间来存放档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。这使得企业在面对审计和监管时面临一定的风险。
合思档案的破局之策
面对好想你在财务档案管理方面的困境，合思运用其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套在线档案系统解决方案。
- 数据同源打破信息壁垒
合思档案实现了数据的同源性，为财务人员提供了便捷的利用方式。通过一键联查功能，财务人员可以快速获取相关的单据、发票、回单和凭证信息，大大提升了工作效率。这就好比在一个庞大的信息仓库中，有了一把精准的钥匙，能够快速找到所需的信息。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅耗时费力，还容易出现信息不一致的情况。而合思档案的在线档案系统打破了这种信息壁垒，让财务人员能够更加高效地完成工作。
- 自动组装提升审计效能
内外审计工作一直是企业财务档案管理的重要环节。合思档案的在线档案系统以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了自动组装和便捷审计。在审计过程中，审计人员可以直接从系统中获取所需的档案数据，无需再翻阅大量的纸质档案，大大提升了审计效率。
同时，自动组装功能还可以确保档案数据的准确性和完整性。系统会根据预设的规则自动对档案数据进行整理和分类，避免了人工操作可能出现的错误和遗漏。这使得审计工作更加科学、规范，也为企业的财务管理提供了有力的支持。
- 实物管理实现高效匹配
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的高效匹配。查阅者只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这就好比在一个大型图书馆中，通过电脑系统可以快速找到所需书籍的具体位置。
传统的纸质档案管理方式在实物档案的查找和管理方面存在诸多不便。而合思档案的在线档案系统通过技术手段解决了这一难题，提高了实物档案的管理效率，减少了因实物档案查找困难而带来的时间和资源浪费。
合思档案带来的显著成效
通过合思档案在线档案系统的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量时间进行档案的归档和查找工作，工作效率得到了极大提升。这使得财务人员能够将更多的时间和精力投入到企业的财务管理和决策支持工作中。
总部接收管理耗时减少了80%。通过在线档案系统，总部可以更加快速、准确地接收和处理各部门的档案信息，提高了信息传递的效率。这有助于企业总部更好地掌握各部门的财务状况，及时做出决策。
借阅管理耗时减少了67%。员工在借阅档案时，无需再像以前那样填写繁琐的借阅申请单，等待审批和查找档案。通过在线档案系统，员工可以直接在系统中提交借阅申请，系统会自动进行审批和定位档案，大大缩短了借阅时间。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于人工成本的降低、存储空间的节省以及管理效率的提升。在当前经济环境下，企业对于成本控制的需求日益迫切，合思档案的在线档案系统为企业实现降本增效提供了有力的支持。
开启财务数智化转型之旅
从好想你健康食品股份有限公司的成功案例可以看出，合思档案在线档案系统在解决企业财务档案管理痛点、实现降本增效方面具有显著优势。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思档案将持续助力更多企业实现财务数智化转型，让有限的资源发挥更有效的作用。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案在线档案系统。现在还可以免费试用，亲身体验合思档案为企业带来的便捷与高效，开启财务数智化的全新旅程。
