在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，全流程无纸化时代已然来临。然而，众多企业在电子凭证管理的道路上却遭遇了重重困难。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借敏锐的洞察力和卓越的创新能力，推出了智能档案归档软件——合思档案，为企业解决电子会计档案管理难题提供了有力的支持。
行业痛点剖析
企业在电子会计档案管理方面犹如陷入了一片迷雾森林，面临着诸多棘手的问题。
首先是归档难题。纸质档案管理需要耗费大量的时间和精力来确认单据的一致性，工作人员常常需要在堆积如山的文件中逐一核对，效率低下。而且，纸质档案的存储受限于时间和空间，查找起来极为不便，往往需要花费大量的时间才能找到所需的文件。
其次，成本居高不下。纸质档案对存储空间和人力的要求极高，企业需要租赁专门的档案室来存放档案，同时还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。此外，纸质档案的保存也存在一定的风险，如火灾、水灾等自然灾害可能会导致档案的损坏和丢失。
最后，合规风险不容忽视。随着国家对电子会计档案管理的要求越来越严格，企业如果不能保证电子原文件的长期保存和数据安全，就可能面临合规风险。例如，电子文件的格式不规范、数据丢失等问题都可能导致企业无法通过审计。
解决方案全景
合思档案作为一款智能档案归档软件，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，为企业提供了一站式的电子会计档案管理解决方案。
该软件基于广泛连接的生态系统，能够与企业现有的各种业务系统进行无缝对接，实现数据的实时共享和交换。同时，合思档案采用了双轮驱动的模式创新，将人工智能技术与财务管理理念相结合，为企业提供更加智能化、个性化的服务。
此外，合思档案还提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，让企业的财务管理更加便捷高效。员工在消费后，系统可以自动将消费信息与会计凭证进行关联，并完成入账和归档操作，无需员工手动填写报销单，大大提高了报销效率。
核心功能探秘
- 功能蓝图绘就：合思档案具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期的智能化管理。
智能采集是合思档案的一大亮点。它采用了外部生态的OCR识别、RPA技术等先进技术，能够自动识别和采集各种电子文件，如发票、合同、报销单等。同时，内部系统的EAI插件、API接口等也为企业提供了更加灵活的采集方式，方便企业与现有的业务系统进行对接。
预归档服务则为企业提供了更加高效的档案管理方式。系统可以在文件采集后自动进行预归档操作，将文件分类整理，并生成相应的档案目录，方便企业进行后续的管理和查询。
基础管理功能涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节。系统采用了先进的存储技术，能够保证电子文件的长期保存和数据安全。同时，强大的检索功能让企业可以快速找到所需的文件，提高了工作效率。
档案服务功能则为企业提供了更加深入的数据分析和决策支持。系统可以对档案数据进行统计分析，生成各种报表和图表，帮助企业了解档案的使用情况和业务发展趋势，为企业的决策提供有力的支持。 - 全流程特点解析：合思档案在档案采集、制档、管理和利用等各个环节都具有独特的优势。
档案采集具备开放式接口互联、自主采集的特点，能够与企业现有的各种业务系统进行无缝对接，实现数据的实时共享和交换。同时，大文件自动切割、数电票自动化解析等功能也让档案采集更加高效便捷。
档案制档能智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。系统可以自动将采集到的文件与会计凭证进行关联，并完成组装和排版操作，生成符合国家标准的电子会计档案。同时，四性检测和业务检测功能可以保证档案的真实性、完整性、可用性和安全性，为企业的合规经营提供有力保障。
档案管理可精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求。系统可以根据用户的角色和权限，对档案进行精准的访问控制，保证档案的安全性。同时，灵活的档案目录扩展功能让企业可以根据自身的需求对档案目录进行定制化设置，提高了档案管理的灵活性。
档案利用可多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。系统提供了多种检索方式，如关键词检索、日期检索、分类检索等，让企业可以快速找到所需的文件。同时，一站式预览功能让企业可以在不下载文件的情况下直接预览文件内容，提高了工作效率。
用户收益洞察
智能档案归档软件合思档案为企业带来了诸多显著的收益。
自动化归档让企业告别了重复性的手工劳动，大大提高了工作效率。员工无需再花费大量的时间和精力来进行档案的整理和归档，而是可以将更多的时间和精力投入到核心业务中。
档案利用便捷高效。企业可以通过合思档案的检索功能快速找到所需的文件，提高了工作效率。同时，一站式预览功能让企业可以在不下载文件的情况下直接预览文件内容，节省了时间和存储空间。
档案数据同源，透明流转。合思档案可以保证电子文件的真实性、完整性和可用性，让企业的财务管理更加透明规范。同时，系统可以对档案数据进行实时监控和分析，帮助企业及时发现问题并采取相应的措施。
在成本节约方面，合思档案也表现出色。它可以为企业节省耗材成本、存储成本和人力成本等。例如，一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业，使用合思档案后年总节约成本达338,910元。
典型场景扫描
智能档案归档软件合思档案适用于多个行业，能够满足不同企业在电子会计档案管理方面的需求。
在食品行业，企业可以利用合思档案对采购合同、销售发票等进行管理，提高财务管理的效率和准确性。
餐酒吧和餐饮连锁企业可以通过合思档案对员工的报销、采购等进行管理，规范财务管理流程，降低成本。
家居行业企业可以利用合思档案对产品设计图纸、销售合同等进行管理，提高档案的利用效率。
数字阅读、教育培训等行业企业可以通过合思档案对教学资料、学员信息等进行管理，提高教学管理的效率和质量。
软件与信息技术服务行业企业可以利用合思档案对研发文档、项目合同等进行管理，提高研发管理的效率和质量。
国企等大型企业可以通过合思档案对各类文件进行集中管理，提高档案管理的规范化和标准化水平。
客户成功见证
- 好想你：高效转型之路：好想你在使用智能档案归档软件合思档案后，成功解决了归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
- COMMUNE幻师：成本效益双赢：COMMUNE幻师通过使用合思档案，解决了成本高、效率低、合规难的问题。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
- 云海肴：降本增效典范：云海肴使用合思档案后，解决了纸质档案打印和存储成本高、查找困难等问题，实现了看得见的降本增效。财务档案利用更加便捷，业财融合提升了80%，财务提效90%，年节省超30万元。
- 金牌橱柜：数据利用新篇：金牌橱柜借助合思档案，解决了档案数据难利用、管理利用不便等问题。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到了100%。
- 帆书：轻装前行之道：帆书使用合思档案后，解决了档案装订工作量大、打印和存储成本高、企业发展难支撑等问题。仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。
- 海亮教育：数据治理之策：海亮教育使用合思档案后，解决了数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题。档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
- 高新兴：效率提升之旅：高新兴通过使用合思档案，解决了档案管理成本高、存在隐患、利用效率低等问题。归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 +。
- 中文传媒：财务效率飞跃：中文传媒使用合思档案后，解决了电子凭证管理等问题。财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。
- 西湖城投：管理优化之路：西湖城投使用合思档案后，解决了回单、发票、凭证管理难等问题。档案整理匹配效率提升了72%，存储空间减少了41%，报销效率提升了300%，单据打印纸张减少10万张/年。
在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，智能档案归档软件合思档案无疑是企业解决电子会计档案管理难题的得力助手。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的财务管理更加智能高效。如果您想进一步了解合思档案，不妨点击链接免费试用，开启企业财务管理的新篇章。
