在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型之路上有着独特的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，尽管投入了大量的精力和资源，整体流程依然复杂，系统壁垒高耸，与预期的效果存在较大差距。直到2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作，期望借助合思的专业能力解决财务数字化方面的诸多难题，开启了一段报销申请透明化的变革之旅。
旧局困囿：转型前的业务痛点
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自研系统整合难题
动力源在财务数字化转型前，积累了大量的自研系统。但这些系统犹如一个个独立的“孤岛”，难以整合。传统的手工报销模式更是弊端丛生。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，操作体验极差。而财务人员在处理报销数据时，只能手工录入系统，发票的验真、查重也全靠手工完成，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得工作效率低下。 -
系统割裂数据分散
同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和优化，企业的决策往往陷入“盲人摸象”的困境。 -
业务复杂报销繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资，进一步增加了报销的复杂性。 -
组织架构流程混乱
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，报销申请透明化更是无从谈起。
破局之钥：合思的解决方案
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系统集成打通脉络
合思在系统集成方面展现出了强大的能力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，为报销申请透明化奠定了坚实的基础。 -
无需报销重塑流程
合思的“无需报销”模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。整个流程高效、透明，实现了报销申请透明化的质的飞跃。 -
开放连接加速流转
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，进一步提升了报销申请的透明度。
筑梦之旅：解决方案实施步骤
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数据对接先行
合思首先进行系统集成的对接工作，包括与HR系统、BPM系统的数据同步。通过这一步骤，确保了基础数据和业务数据的互联互通，为后续的功能部署和应用提供了有力的数据支撑，使得报销申请在数据层面实现了透明化。 -
功能部署体验升级
接着，合思部署了无需报销的功能模块。让员工在实际使用中切实体验到因公消费免垫资、免开票等便捷服务。同时，建立了相应的对账、结算和凭证生成机制，进一步优化了报销流程，提升了报销申请的透明度和员工的使用体验。 -
开放对接数据互通
最后，利用Open API和自定义流程引擎技术，逐步实现与第三方系统的对接。促进了业务数据的跨系统同步和应用，使得整个企业的业务流程更加顺畅，报销申请的各个环节都能够在透明的环境下进行。
焕新之象：实施成果与效益
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操作革新效率飙升
多系统集成后，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这一显著的变化不仅提高了员工的工作积极性，也使得企业的资金流转更加顺畅，报销申请透明化在时间维度上得到了充分体现。 -
成本节约体验提升
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验，也使得报销申请更加透明公正。 -
财务合规管控升级
财务审批有了充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，同时也保证了报销申请在财务层面的透明化。 -
管理全程精准管控
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，使得报销申请在管理层面实现了透明化。
未来之约：动力源的反馈与号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。
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