在我国电子凭证改革加速推进的大背景下，电子凭证全流程无纸化的时代已然来临。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，旗下的合思档案正帮助众多企业化解财务难题。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案是如何在企业的财务合规审计等方面发挥关键作用的。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，发展态势良好，并于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。该企业规模庞大，拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，在财务档案管理方面，却面临着诸多棘手的问题。
归档难题首当其冲。财务人员需要耗费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要仔细核对，这不仅增加了工作的繁琐程度，还容易出现疏漏。而且，纸质档案存在遗失的风险，一旦档案丢失，后续的查找和补充工作将耗费更多的精力和时间。这对于企业的财务合规审计来说，无疑是一个巨大的隐患。
查找效率低下也是一大困扰。纸质档案受时空的限制，无法实现实时调阅。在需要查阅档案时，往往需要花费大量的时间去档案室寻找，而且无法同时满足多人借阅的需求。精准查找更是难上加难，面对堆积如山的纸质档案，要找到特定的文件如同大海捞针。这在财务合规审计过程中，会严重影响审计的进度和效率。
成本问题同样不容忽视。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，企业需要专门的档案室来存放这些档案，这无疑增加了企业的租赁成本。同时，还需要投入大量的人力进行档案的整理、保管和查找工作，人力成本也居高不下。
另外，纸质档案管理办法在电子原文件长期保存和数据安全可用方面存在明显不足。无法保证电子原文件的长期完整性和安全性，这对于企业的财务合规审计以及数据的长期使用和分析都是不利的。
合思档案的针对性解决方案
- 打破数据壁垒实现高效利用
合思档案为好想你健康食品股份有限公司提供的第一个解决方案是打破数据壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，将企业的各种财务数据进行整合，为财务人员提供便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提升了工作效率。
在财务合规审计过程中，审计人员可以快速准确地获取所需的财务数据，无需在不同的系统和纸质档案中反复查找。这不仅提高了审计的效率，还降低了审计的难度，减少了因数据查找不及时而导致的审计风险。
- 自动组装提升审计效能
合思档案还实现了自动组装功能，为企业的内外审计提供了便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统会自动将相关的财务数据进行组装，形成完整的审计资料。审计人员可以根据这些资料快速进行审计，无需手动整理和核对数据。
这种方式不仅提升了审计的效率，还提高了审计的准确性。在财务合规审计中，能够确保审计结果的真实性和可靠性，为企业的财务管理提供有力的支持。
- 实物高效管理精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的高效匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。
在财务合规审计中，如果需要查阅实物档案，审计人员可以通过电子系统快速找到实物档案的存放位置，无需在档案室中盲目寻找。这大大节省了审计的时间，提高了审计的效率。
合思档案带来的显著收益
合思档案的解决方案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的收益。在人工耗时方面，减少了90%。财务人员无需再花费大量的时间进行单据核对和档案查找，工作效率得到了极大的提升。
总部接收管理耗时减少了80%。通过合思档案的自动化流程，总部可以快速准确地接收和处理各部门的财务数据，提高了总部的管理效率。
借阅管理耗时减少了67%。查阅者可以通过电子系统快速借阅和归还档案，无需在档案室进行繁琐的登记和查找工作。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括空间租赁成本和人力成本的降低，还包括因提高工作效率而带来的间接成本的减少。
在财务合规审计方面，合思档案的应用使得审计工作更加高效、准确。审计人员可以快速获取所需的财务数据，减少了审计的时间和成本，提高了审计的质量。同时，系统的自动组装和数据匹配功能，也确保了审计结果的真实性和可靠性，为企业的财务合规提供了有力的保障。
合思档案在好想你健康食品股份有限公司的成功应用，充分彰显了其在解决企业财务档案管理痛点、实现降本增效以及保障财务合规审计等方面的强大能力。未来，合思将继续秉持以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，渴望提升财务合规审计的效率和质量，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，并可免费试用，开启财务数智化新征程。
