在当今竞争激烈的商业世界中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型浪潮中也积极探索前行。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部组织架构丰富，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。使用部门包括营销中心、人力资源部、财经管理部、IT管理部、战略管理部、生产中心等。随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，动力源在财务数字化方面面临着诸多挑战，尤其是报销合规审核方面的问题逐渐凸显，这也为后续合思解决方案的引入埋下了伏笔。
报销合规审核困境重重
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的效果差距较大。
在日常的报销合规审核工作中，多系统操作体验差成为了员工和财务人员的心头之患。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，这不仅浪费了大量时间，还增加了出错的概率。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化，在报销合规审核方面更是难以做到精准把控。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，也给报销合规审核带来了巨大的挑战。该公司主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销管理的难度，报销合规审核的准确性和效率受到了严重影响。
合思解决方案精准破局
针对动力源在报销合规审核等财务数字化方面面临的问题，合思提供了一系列针对性的解决方案。
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系统集成打通数据孤岛
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作，为报销合规审核提供了更加准确和及时的数据支持。 -
无需报销提升员工体验与合规性
合思的无需报销解决方案为动力源带来了全新的报销体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，这大大提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规，从源头上加强了报销合规审核。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地提高了报销合规审核的效率和准确性。 -
强大连接能力加速业务处理
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为报销合规审核提供了更高效的流程支持。
精心实施确保方案落地
合思团队深知，一个好的解决方案需要精心的实施才能发挥出最大的效果。因此，在为动力源实施解决方案的过程中，合思团队采取了一系列严谨的步骤。
首先，合思团队对动力源的现有系统和业务流程进行了全面调研和分析。他们详细了解了动力源各个系统的数据结构和业务流程，确定了数据同步的范围和方式，如将HR系统和BPM系统的数据与合思费控进行对接，为后续的系统集成和报销合规审核奠定了坚实的基础。
针对无需报销的解决方案，合思团队对业务流程进行了重新梳理和优化。他们确保消费、对账、结算等环节的顺畅衔接，同时对员工进行了相关培训，使其熟悉新的报销模式。通过培训，员工能够更好地理解和应用新的报销流程，提高了报销合规审核的准确性和效率。
在系统集成过程中，合思团队通过标准化的接口和技术手段，实现了不同系统之间的数据互通和实时同步。他们严格保障业务数据的准确性和及时性，确保报销合规审核能够基于准确的数据进行。
最后，合思团队对整个解决方案进行了全面测试。他们进行了功能测试、性能测试、安全测试等，及时发现并解决可能出现的问题，确保系统的稳定运行，为报销合规审核提供了可靠的技术保障。
显著成果彰显方案价值
经过合思解决方案的实施，动力源在报销合规审核等财务数字化方面取得了显著的成果和效益。
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效率提升立竿见影
员工报销周期由普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅大大减轻了员工的等待时间，也提高了员工的满意度。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%，使得财务部门能够将更多的资源投入到更有价值的工作中。 -
员工体验大幅改善
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，这让员工在工作中更加轻松自如，同时也提高了报销合规审核的准确性。 -
财务工作更加高效合规
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力，使财务人员能够专注于更有价值的财务分析和决策支持工作，进一步加强了报销合规审核的力度。 -
管理决策更加精准高效
管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，在报销合规审核方面实现了全方位的管理和监督。
高度评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”众多像动力源这样的企业都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果你也想让企业在财务数字化方面取得突破，提升运营效率，加强报销合规审核，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思的解决方案，让我们一起开启企业财务数智化的新篇章。
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