在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必由之路。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其卓越的电子会计档案管理平台——合思档案，为众多企业排忧解难，实现了财务档案管理的降本增效。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思档案的解决方案及其显著成效。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的发展与沉淀，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗璀璨的明星。该公司品牌价值高达154.21亿元，拥有超1000名员工，400多家全国门店，18家归档主体，2万多个零售网点，年凭证数更是多达3.6万余份。
然而，在辉煌成就的背后，好想你在财务档案管理方面却面临着重重挑战。档案归档工作犹如一座大山，让财务人员苦不堪言。由于缺乏高效的管理系统，大量的纸质档案需要人工逐一整理、装订、存储，不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现档案丢失、损坏等问题。
档案查找更是难上加难。当需要查找某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的档案中翻找，有时甚至需要花费数天时间才能找到所需的档案，严重影响了工作效率。
此外，传统的档案管理方式还带来了高昂的成本。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，购置档案柜、租赁档案室等费用不断增加。同时，档案的保管、维护也需要投入大量的人力和物力，进一步加重了企业的负担。
更为关键的是，随着国家对财务档案管理的要求越来越严格，传统的档案管理方式容易出现合规风险。档案的不规范存储、查找困难等问题，可能导致企业在审计、税务检查等方面面临诸多麻烦。
合思档案：量身定制的破局之策
面对好想你在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其先进的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套针对性的解决方案。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员只需在系统中输入关键词，即可一键联查相关的财务档案信息，无需再在多个系统中来回切换查找。这种便捷的查询方式，大大提高了工作效率，让财务人员能够更加专注于核心业务。
例如，当财务人员需要查询某一笔业务的相关凭证时，只需在合思档案系统中输入业务名称或凭证编号，系统即可快速定位到相关的凭证信息，并展示与之关联的所有业务数据，如发票、合同、审批流程等。这种一站式的查询服务，让财务人员能够全面了解业务的来龙去脉，为决策提供更加准确的依据。
- 自动组装档案 提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装功能，将相关的财务数据按照一定的规则进行分类、整理、装订，形成完整的电子档案。在内外审计过程中，审计人员可以直接以档案数据为标准进行审计，纸质数据仅作为辅助参考，大大提高了审计效率。
同时，合思档案系统还支持审计数据的快速导出和分享，审计人员可以根据需要将相关的档案数据导出为Excel、PDF等格式，方便进行数据分析和报告撰写。这种高效的审计方式，不仅节省了审计时间和成本，还提高了审计的准确性和可靠性。
- 实物高效管理 精准定位档案
为了解决实物档案管理难题，合思档案引入了虚拟档案库房和二维码技术。每一份实物档案都被赋予了唯一的二维码，通过扫描二维码，即可快速获取档案的详细信息，如档案名称、存储位置、归档时间等。
同时，虚拟档案库房实现了电子档案与实物档案的一一对应，查阅者只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这种先进的管理方式，让实物档案的管理变得更加高效、便捷，大大减少了档案查找的时间和成本。
显著成效：降本增效 合规升级
合思档案的解决方案为好想你带来了显著的收益。通过提高工作效率，减少了大量的人工耗时。据统计，档案归档工作减少了90%的人工耗时，总部接收档案管理减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。
同时，合思档案的应用还为企业节省了大量的成本。预计每年可减少综合成本20万元，主要体现在减少了档案存储空间的租赁费用、档案柜的购置费用以及人工管理费用等方面。
在合规性方面，合思档案系统严格遵循国家相关法律法规和财务制度的要求，实现了档案的规范存储、管理和查询。通过电子档案的数字化管理，有效避免了档案丢失、损坏等问题，降低了企业在审计、税务检查等方面的合规风险。
档案检索方便是合思档案的一大显著优势。无论是电子档案还是实物档案，都可以通过系统快速准确地检索到，大大提高了工作效率。在日常工作中，财务人员可以随时随地通过合思档案系统查询所需的档案信息，无需再为查找档案而烦恼。在审计、税务检查等特殊时期，审计人员和税务人员也可以通过系统快速获取相关的档案数据，提高了工作的准确性和效率。
未来展望：携手合思 开启数智化新征程
通过合思档案的解决方案，好想你在财务档案管理方面实现了质的飞跃。不仅提高了工作效率，降低了成本，还增强了合规性，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
未来，随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思档案将继续发挥其技术优势和专业服务能力，助力更多企业实现财务数智化升级。让有限的资源发挥更大的效用，为企业的发展注入新的动力。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案解决方案。现在还可以免费试用合思档案系统，亲身感受其便捷、高效的档案管理体验，开启财务数智化新征程。
