在当今竞争激烈的商业环境中，企业档案管理对于企业的稳定发展起着至关重要的作用。良好的企业档案管理能够帮助企业规范运营、提高效率、降低成本。北京动力源科技股份有限公司在企业档案管理方面就面临着诸多挑战，而合思的财务数字化解决方案则为其带来了新的转机。下面，就让我们一同深入了解合思是如何助力动力源解决财务痛点，实现企业档案管理的降本增效。
客户简介：科技先锋企业的档案管理征程
北京动力源科技股份有限公司，自1995年成立以来，便在电源行业崭露头角。它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，宛如一颗璀璨的明星，在行业中散发着独特的光芒。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，在2022年更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。在企业不断发展壮大的过程中，企业档案管理的重要性也日益凸显，动力源也在积极探索如何提升企业档案管理的效率和质量。
业务背景现状与痛点：企业档案管理的困境
2011年，动力源开启了财务数字化转型和业财融合的征程，自建了多个系统。然而，在企业档案管理方面，却面临着诸多难题。整体流程复杂，各个系统之间存在着较高的壁垒，就像一道道难以跨越的沟壑，阻碍着信息的流通和共享。到了2021年与合思合作时，问题进一步凸显。多系统操作体验差，员工需要在不同的系统之间来回切换，耗费了大量的时间和精力；手工录入不仅效率低下，而且合规性也难以保证，就像在黑暗中摸索前行，容易迷失方向。系统之间的割裂导致数据分散，信息滞后，企业档案管理的准确性和及时性受到了严重影响。业务覆盖面广，报销模式复杂，组织架构也十分复杂，各主体流程繁复，这使得企业档案管理的难度大大增加，就像一团乱麻，难以理清头绪。
解决方案：合思为企业档案管理量身定制
合思为动力源提供了一套全面的财务数字化解决方案，为企业档案管理带来了新的希望。这套方案包括合思费控、合思商城、合思BI和开放平台。在系统集成方面，合思将动力源的HR系统、BPM系统的数据与合思费控进行了同步，打破了系统之间的壁垒，让信息能够顺畅流通，就像打通了企业档案管理的“任督二脉”。无需报销模式更是一大亮点，让业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受到申请单和差标的管控。财务可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作大大提高了企业档案管理的效率和准确性，减少了人为错误的发生。此外，合思系统的连接能力强，Open API与自定义流程引擎技术支持对接第三方系统，加快了业务处理和数据统计效率，为企业档案管理提供了强大的技术支持。
实施过程与步骤：循序渐进优化企业档案管理
虽然没有具体提及实施过程与步骤，但我们可以推测，合思首先进行了系统对接，将HR系统、BPM系统等数据同步到合思费控，为企业档案管理搭建了一个统一的平台。然后对员工进行了培训，让他们熟悉无需报销的流程和系统操作，就像给员工们配备了一把开启高效企业档案管理的钥匙。最后逐步推广应用，让整个企业都能享受到合思财务数字化解决方案带来的便利，不断优化企业档案管理的流程和效果。
取得的成果与效益：企业档案管理的显著提升
合思的财务数字化解决方案在企业档案管理方面取得了显著的成果和效益。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%，这意味着企业档案管理中的报销流程更加高效快捷，员工能够更快地完成报销，提高了工作的积极性和满意度。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%，企业在人力方面的投入减少，能够将更多的资源投入到企业档案管理的其他重要环节。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，填报时间缩短，因公消费无需垫资，这不仅提高了员工的工作效率，也让企业档案管理中的消费信息更加清晰透明。财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一，从手动制作单据到智能制单，大大提高了企业档案管理的准确性和规范性。管理实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据，为企业档案管理提供了有力的决策支持。
客户评价与反馈：高度认可合思助力企业档案管理
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在企业档案管理方面所提供的服务的高度认可和信任。合思不仅帮助动力源解决了当前的财务痛点，还为企业档案管理的未来发展奠定了坚实的基础。
如果您的企业也面临着类似的财务痛点，在企业档案管理方面遇到了诸多难题，不妨选择合思的财务数字化解决方案。现在，您可以免费试用合思的解决方案，开启企业档案管理降本增效、合规经营和低碳运营的新征程，让您的企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
