出差报销数字化：合思档案引领财务数智化新变革

在当今时代，电子凭证数字化转型的浪潮正以前所未有的速度席卷而来。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有助于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一时代趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心打造了《电子会计档案实践案例集》，为企业的财务数字化转型提供了极具价值的参考和借鉴。

档案管理困境：企业前行的绊脚石

在当前经济环境下，众多企业在财务档案管理方面正面临着严峻的挑战，这些问题的普遍性和紧迫性日益凸显。
许多企业存在档案管理成本居高不下的问题。在报销、采购付款等业务流程中，需要进行打印、整理、装订及归档等一系列操作，这不仅占用了大量的库房空间，还耗费了大量的人员管理成本。而且，档案的借阅流程及实物借出手续繁琐，极大地影响了工作效率。
档案管理还存在诸多隐患。电子源文件未得到合规保存，不符合会计电子档案管理法规的要求。档案归档规范依赖人工控制，缺乏系统化的管控，存在严重的合规性隐患。
档案利用效率低下也是一个突出问题。企业在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时难度较大，往往需要耗费大量的人力和时间。而且，由于无法实现跨系统调阅，纸质档案管理受限于时间和空间，查找档案要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，纸质档案无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。出差报销数字化的实现，能有效解决这些档案管理困境。

企业痛点剖析：报销路上的荆棘

不同企业在财务档案管理过程中遇到的具体痛点各不相同，这些痛点如同荆棘一般，阻碍着企业的发展。
好想你健康食品股份有限公司面临着归档难的问题。在财务归档时，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。这不仅增加了工作的复杂性，还影响了财务工作的准确性和效率，出差报销数字化可以简化这一过程。
COMMUNE幻师则深受成本高的困扰。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件无法得到有效管理。高额的成本和漫长的报销周期严重影响了企业的资金流转和运营效率，出差报销数字化能有效降低成本、提高效率。
云南菜品牌连锁经营面临着纸质档案打印成本高、存储成本高以及资料查找困难的问题。该企业拥有多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费了大量的档案盒、档案柜等资源。同时，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。出差报销数字化可以解决这些难题，实现档案的高效管理。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在整理环节面临着诸多挑战。会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。这不仅增加了人工成本，还容易出现错误，影响档案管理的质量和效率，出差报销数字化能提升档案整理的效率和准确性。

合思档案策略：全面击破管理难题

合思档案针对企业在财务档案管理中遇到的痛点，提出了全面且系统的解决方案。
合思档案提供了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的解决方案，实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。这一解决方案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析，智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求，多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，合思档案实现了财务档案“采制管用”全生命周期管理。
合思档案的解决方案涵盖了电子凭证的采集、验签、解析、校验、自动填报、自动入账、封装入账结构化信息、自动归档等环节，以及文件传输、邮件短信、系统直联等功能，同步原始凭证信息至档案服务。出差报销数字化在这一解决方案中得到了充分体现，为企业的报销管理带来了极大的便利。

核心模块揭秘：强大功能显优势

合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具备强大的功能和独特的优势。
智能采集模块利用外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行档案数据的采集。该模块能够高效、准确地采集各种档案数据，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础，出差报销数字化的数据采集也变得更加高效。
预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的有序性和可追溯性。通过该模块，档案数据能够得到合理的分类和整理，方便后续的查询和使用，出差报销的档案也能更好地管理。
基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，提供精准权限管控和档案目录灵活扩展。该模块为企业提供了安全、可靠的档案管理环境，确保档案数据的安全和完整，出差报销档案的管理更加规范。
档案服务模块辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供有力支持。通过该模块，企业能够更好地利用档案数据进行决策和管理，提高企业的财务管理水平，出差报销数字化能更好地支持企业的财务管理。

竞争优势突显：合思档案脱颖而出

与市场上其他类似产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的资金实力和技术研发能力。这使得合思能够不断投入研发资源，持续升级优化产品，为客户提供更加优质的服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供及时、高效的服务，确保客户在使用过程中遇到的问题能够得到及时解决。
合思档案成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断紧跟国家政策，持续升级优化产品。这使得合思档案能够更好地适应市场需求，为企业提供更加先进的解决方案。
合思档案能够实现档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。出差报销数字化在合思档案的这些优势下，能更好地为企业服务。

成功案例见证：实际效果展价值

多个不同行业的成功案例证明了合思档案的实际效果和价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。出差报销数字化在该企业得到了很好的应用，提高了报销效率，降低了成本。
COMMUNE幻师通过合思档案实现了无纸化管理，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。出差报销数字化让该企业的报销管理更加高效、环保。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。出差报销数字化为该企业带来了显著的效益。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。出差报销数字化让该企业的档案管理更加规范、高效。

合思服务保障：可靠后盾助前行

合思拥有完善的服务体系，为客户提供可靠的保障。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发资源，持续优化产品功能和性能，以满足客户不断变化的需求。这确保了合思档案能够始终保持先进的技术水平和良好的用户体验。
在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、专业的售前、售中、售后服务。无论客户身处何地，都能享受到合思的优质服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的财务数智化服务，帮助客户实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案提供自动封装接口，降低开发成本并提高集成度，广泛连接业务、财务异构系统，档案应收尽收，为企业的数字化转型提供有力支持。出差报销数字化在合思的服务保障下，能够更好地落地实施。

展望未来：选择合思档案开启新征程

合思档案帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，成功解决了企业在财务档案管理方面的诸多痛点，如降低成本、提高效率、提升合规性等。随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案将不断创新和优化，为企业提供更优质的财务数智化服务，助力企业实现可持续发展。
截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，相信更多企业会选择合思档案，让有限更有效。“未来财务用合思 让有限更有效”，这一宣传语体现了合思档案为企业创造价值的使命和愿景。
如果您也想体验出差报销数字化带来的便捷和高效，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，开启企业财务数智化的新征程！