在电子凭证数字化转型的浪潮中，全流程无纸化办公已成为企业发展的必然趋势。合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，其旗下的电子会计档案管理平台——合思档案，正助力众多企业在财务领域实现降本增效。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案如何为企业报销流程排忧解难。
红枣巨头的财务困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。它拥有高达154.21亿元的品牌价值，1000多名员工以及遍布全国的400多家门店。然而，在企业报销流程等财务工作方面，好想你却面临着诸多棘手问题。
归档难题首当其冲。在传统的报销流程中，财务人员需要花费大量时间来确认报销单据等的一致性。每一张发票、每一份合同，都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案在传递和保存过程中，极易出现遗失的情况，一旦档案丢失，后续的报销审核和财务核算工作就会陷入困境。
查找效率低下也是一大痛点。纸质档案受时空限制，当需要查阅某一笔报销记录时，往往需要在堆积如山的档案中苦苦寻找。无法实时调阅和精准查找，不仅浪费了大量的时间和精力，还可能影响企业的决策效率。
成本居高不下同样不容忽视。大量的纸质档案需要专门的存储空间来存放，同时还需要配备专人进行管理。这无疑增加了企业的空间成本和人力成本，对于企业的长期发展造成了一定的负担。
合规性问题也日益凸显。在数字化时代，纸质档案管理难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着监管要求的不断提高，企业如果不能有效解决报销流程中的合规问题，可能会面临法律风险和声誉损失。
合思档案的破局之策
针对好想你在企业报销流程等财务方面面临的困境，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。
- 数据同源打破信息壁垒
合思档案实现了数据的同源管理，为财务人员带来了前所未有的便捷。在企业报销流程中，通过一键联查功能，财务人员可以快速获取与报销相关的所有信息，包括发票、合同、审批记录等。这样一来，大大提升了工作效率，减少了人工核对的工作量和错误率。
以往，财务人员在审核报销单据时，需要在不同的系统和文件中来回切换，查找相关信息。现在，只需在合思档案系统中轻轻一点，所有信息便一目了然。这种数据的集中管理和共享，打破了信息之间的壁垒，让企业报销流程更加顺畅。
- 自动组装优化审计流程
在内外审计环节，合思档案同样发挥了重要作用。它采用自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
在传统的审计过程中，审计人员需要花费大量时间对纸质档案进行整理和核对。而合思档案系统可以自动将相关的报销数据进行分类和整理，生成详细的审计报告。审计人员只需对系统生成的报告进行审核和确认，即可完成审计工作。这样不仅节省了时间和精力，还提高了审计的准确性和可靠性。
- 实物管理实现高效匹配
为了解决纸质档案管理中实物与电子档案不匹配的问题，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的高效匹配。
在企业报销流程中，每一份纸质报销单据都被赋予了一个唯一的二维码。当单据被扫描进入系统后，系统会自动将其与对应的电子档案进行关联。查阅者在查询电子档案时，可以通过系统快速定位到实物档案的存放位置。这样一来，大大提高了实物档案的管理效率，减少了查找和借阅的时间。
降本增效的显著成果
合思档案的解决方案为好想你在企业报销流程等财务工作中带来了显著的收益。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的报销单据核对和档案整理工作，现在通过合思档案系统的自动化处理，大大减轻了财务人员的负担。他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
总部接收管理耗时减少了80%。在传统的报销流程中，总部需要花费大量时间来接收和处理各个门店和部门的报销单据。现在，通过合思档案系统的在线提交和审批功能，报销信息可以实时传递到总部，大大提高了处理效率。
借阅管理耗时减少了67%。以往，员工在借阅报销档案时，需要填写繁琐的申请表格，经过多个环节的审批才能获取档案。现在，通过合思档案系统的在线借阅功能，员工可以随时随地申请借阅档案，系统会自动进行审批和授权，大大缩短了借阅时间。
预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括空间成本和人力成本的降低，还包括由于提高工作效率和减少错误率带来的间接成本的减少。通过使用合思档案系统，好想你在企业报销流程等财务工作中实现了真正的降本增效。
开启财务数智化之旅
合思档案凭借其先进的技术和创新的解决方案，切实帮助好想你解决了企业报销流程等财务工作中的痛点，实现了降本增效的目标。未来，合思将继续秉持以客户为中心的服务理念，不断优化和创新产品，助力更多企业实现财务数智化转型。
如果您的企业也面临着类似的财务难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案系统，亲身感受其为企业报销流程带来的便捷和高效，开启属于您企业的财务数智化之旅。
