在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度推进，全流程无纸化的电子凭证时代已然来临。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，旗下的合思档案凭借卓越的功能和出色的服务，成功助力众多企业攻克财务档案管理难关。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案如何帮助企业达成降本增效的目标，这也是一个极具代表性的发票管理案例。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的发展与沉淀，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。该企业拥有高达154.21亿元的品牌价值，员工规模超过1000人，全国门店数量多达400余家。然而，即便在市场上取得了如此辉煌的成就，在财务档案管理方面，好想你也遭遇了诸多棘手的问题，这同样是许多企业在发票管理案例中常见的困境。
首先是归档难题。随着企业业务的不断拓展，财务票据数量与日俱增，传统的手工归档方式不仅效率低下，还容易出现遗漏和错误，导致财务档案的完整性和准确性受到影响。其次，查找效率极为低下。当财务人员需要查阅某份档案时，往往需要在堆积如山的纸质文件中苦苦搜寻，耗费大量的时间和精力，严重影响了工作效率。再者，成本居高不下。纸质档案的存储需要占用大量的物理空间，同时还需要投入人力进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。最后，合规风险不容忽视。在日益严格的监管环境下，财务档案的管理必须符合相关法规和标准，一旦出现违规行为，企业将面临严重的法律后果。
合思档案的精准解决方案
面对好想你所面临的这些业务痛点，合思档案迅速制定了一系列针对性的解决方案，为企业提供了一套全方位、一站式的财务档案管理服务，这也是发票管理案例中的成功典范。
- 打破数据壁垒 开启便捷联查新时代
合思档案打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将企业的各类财务数据进行整合和集中管理，财务人员只需轻点鼠标，即可实现一键联查，快速获取所需的档案信息。这不仅大大提高了工作效率，还减少了人为错误的发生，确保了财务数据的准确性和一致性。
在实际操作中，财务人员可以根据自己的需求，灵活设置查询条件，系统将自动筛选出符合条件的档案信息，并以直观的方式展示出来。同时，合思档案还支持多维度查询，用户可以从不同的角度对档案进行分析和统计，为企业的决策提供有力的支持。
- 自动组装档案 提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装，将相关的财务数据和凭证进行智能匹配和关联，形成完整的档案包。在内外审计过程中，审计人员可以直接以档案数据为标准，纸质数据作为辅助参考，大大提高了审计效率。
传统的审计方式需要审计人员手动查阅大量的纸质文件，不仅耗时费力，还容易出现遗漏和错误。而合思档案的自动组装功能，使得审计人员可以快速定位和获取所需的档案信息，减少了审计时间和成本。同时，系统还提供了详细的审计轨迹和日志，方便审计人员进行追溯和查询，确保审计工作的合规性和准确性。
- 实物高效管理 精准定位档案位置
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都对应一个唯一的二维码，用户只需扫描二维码，即可获取该档案的详细信息和存储位置。这使得查阅者在查询电子档案时，能够快速定位到实物档案的存放位置，大大提高了档案的查阅效率。
同时，虚拟档案库房还提供了实时的库存管理功能，企业可以随时了解档案的存储情况，合理安排存储空间，避免了档案的积压和浪费。此外，系统还支持对档案的借阅和归还进行管理，记录借阅人的信息和借阅时间，确保档案的安全和完整。
显著的降本增效成果
通过采用合思档案的解决方案，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果，这也是发票管理案例中的显著成效。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的归档、查找和整理工作，现在通过合思档案的自动化处理，大大减轻了财务人员的工作负担，使得他们能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。合思档案的集中管理和数据共享功能，使得总部能够快速获取各分支机构的财务档案信息，提高了信息传递的效率，减少了沟通成本。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。通过二维码技术和虚拟档案库房的应用，借阅者可以快速定位和获取所需的档案信息，大大缩短了借阅时间，提高了档案的利用率。
从成本角度来看，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案减少了纸质档案的存储和管理成本，以及提高了工作效率所带来的间接成本降低。
携手合思 开启财务数智化转型之旅
合思档案凭借其全面的功能和出色的解决方案，成功帮助好想你解决了财务档案管理难题，实现了降本增效的目标。这一发票管理案例充分证明了合思档案在财务数智化领域的领先地位和强大实力。
未来，随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思将继续发挥自身优势，不断创新和优化产品和服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。如果您的企业也面临着类似的财务档案管理问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，还可以免费试用，开启企业财务数智化转型之旅。让合思档案成为您企业财务档案管理的得力助手，共同迎接数字化时代的挑战和机遇。
