在当今电子凭证数字化转型的汹涌浪潮中，财务数智化已成为企业发展的必然趋势。合思，作为一家领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其功能强大的合思档案平台，成功助力众多企业攻克财务档案管理的重重难题，实现了显著的降本增效。接下来，我们将以好想你健康食品股份有限公司为例，深度剖析合思的解决方案及其所带来的显著成效，一同探寻在线发票管理在其中发挥的重要作用。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年的发展与沉淀，于2011年在深交所中小板成功上市，已然成为红枣行业的领军企业。其业务规模极为庞大，拥有超过1000名员工，在全国范围内开设了400多家门店，还设有18家归档主体。然而，随着企业的不断发展壮大，在财务档案管理方面却逐渐暴露出诸多棘手的痛点。
在传统的财务档案管理模式下，每当进行档案归档时，财务人员需要耗费大量的时间和精力去仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。一张简单的发票，可能需要反复核对，才能确保其与相关业务信息准确匹配。而且，即便如此，仍难以完全避免档案遗失的风险。一旦重要的发票或凭证丢失，不仅会给后续的财务核算和审计工作带来极大的麻烦，还可能导致企业面临潜在的税务风险。
同时，纸质档案的管理方式存在着明显的弊端。查找一份档案，往往需要在堆积如山的文件中翻找，效率极其低下。而且，纸质档案的存储和保管成本也相当高昂，需要专门的档案室和大量的存储空间。更为重要的是，传统的管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全，无法满足企业日益严格的管理要求。在这样的情况下，好想你急需一种更加高效、安全、智能的财务档案管理解决方案，而在线发票管理则成为了解决问题的关键一环。
合思档案的三大妙方破难题
- 数据同源：打通信息壁垒提升效率
合思针对好想你面临的业务痛点，首先提出了打破数据壁垒，实现数据同源的解决方案。在传统的财务档案管理中，发票、单据等数据往往分散在不同的系统和部门中，信息流通不畅，导致财务人员在处理业务时需要频繁地在各个系统之间切换，工作效率低下。
合思档案平台通过先进的技术手段，将发票、单据、回单和凭证等数据进行整合，实现了数据的同源管理。财务人员只需在一个平台上，就可以便捷地利用这些数据，进行一键联查。例如，当需要查询某张发票的相关信息时，只需输入发票号码，系统就可以快速调出与之关联的单据、回单和凭证等所有信息，大大节省了查找和核对的时间。通过在线发票管理功能，企业可以实时掌握发票的状态，包括开具、签收、认证等情况，有效避免了发票的重复处理和丢失，进一步提升了工作效率。
- 自动组装：审计利器提升审计效能
在企业的财务管理中，审计是一项至关重要的工作。传统的审计方式需要审计人员手动收集和整理大量的档案数据，工作繁琐且效率低下。合思档案平台采用自动组装的方式，以档案数据为标准进行内外审计。
系统可以根据预设的规则，自动将相关的发票、单据和凭证等数据进行组装，形成完整的审计资料。审计人员只需在平台上进行简单的操作，就可以快速获取所需的审计数据，大大提高了审计效率。同时，通过在线发票管理功能，系统可以对发票的真实性、合法性进行自动审核，有效降低了审计风险。审计人员可以更加专注于对数据的分析和判断，为企业提供更加准确、专业的审计意见。
- 虚实匹配：实物管理高效精准
在财务档案管理中，实物档案的管理也是一个不容忽视的问题。传统的实物档案管理方式存在着查找困难、易损坏等问题。合思档案平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。
每一份实物档案都被赋予了一个唯一的二维码，当查阅者查询电子档案时，系统可以根据二维码信息，快速定位实物档案的位置。同时，通过在线发票管理功能，企业可以对发票的纸质原件进行数字化管理，实现了发票的线上线下同步管理。这样，不仅提高了实物档案的管理效率，还降低了实物档案的丢失和损坏风险。
显著成效见证合思实力
通过合思档案平台的实施，好想你在财务档案管理方面取得了令人瞩目的成果。在人工耗时方面，减少了高达90%。原本需要大量人力和时间才能完成的档案归档和查询工作，现在只需少数人员在短时间内即可轻松完成。这不仅提高了工作效率，还降低了企业的人力成本。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。合思档案平台实现了数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各分支机构的财务档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和整理。在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。通过在线发票管理功能，借阅者可以在线提交借阅申请，系统自动审批，大大缩短了借阅流程。
据估算，好想你预计每年可以减少综合成本20万元。这些实实在在的数据充分证明了合思方案在提升效率和降低成本方面的显著有效性。通过在线发票管理，企业实现了财务档案管理的数字化、智能化转型，为企业的发展注入了新的动力。
开启财务数智化转型之旅
合思档案成功帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效的目标。在电子凭证全流程无纸化的时代趋势下，合思将继续凭借其专业的服务和先进的技术，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。在线发票管理作为合思档案平台的重要功能之一，将在企业的财务档案管理中发挥越来越重要的作用。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理问题，不妨立即行动起来。现在，您只需拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，即可了解合思档案，开启免费试用，亲身感受在线发票管理为企业带来的高效、便捷和价值，共同开启财务数智化转型的全新旅程。
