在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。传统财务档案管理模式在这一变革的浪潮中，逐渐暴露出诸多痛点。合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐洞察行业趋势，顺势推出合思档案，积极推进电子化战略，以卓越的解决方案应对行业挑战。
产品背景与行业痛点：传统管理困境催生变革需求
随着 2024 年铁路、民航旅客运输领域大力推广使用全面数字化的电子发票，我国电子凭证数字化转型的步伐进一步加快。这一变革如同一场春雨，滋润着企业数字化发展的土壤，但也让传统财务档案管理模式的弊端愈发凸显。
传统财务档案管理存在着一系列难以忽视的问题。纸质档案归档难，大量的纸质文件需要人工整理、装订，耗费大量的时间和人力。查找慢，当企业需要调取某份档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，效率低下。成本高，不仅包括纸张、装订材料等直接成本，还包括档案存储所需的空间成本。而且，纸质档案容易出现损坏、丢失等情况，存在不合规的风险。
报销流程繁琐也是一大难题。员工需要手动填写报销单，粘贴发票，经过层层审批，不仅耗费员工大量时间，也增加了财务人员的审核工作量。重复报销频发，由于缺乏有效的监控手段，重复报销现象时有发生，给企业带来了不必要的损失。
数据整合困难同样不容忽视。企业的财务数据分散在各个系统和部门中，难以实现有效的整合和共享，导致档案处理效率低下，无法满足企业数字化转型的需求。在这样的背景下，推进电子化战略成为企业摆脱传统管理困境的必然选择。
解决方案概述：合思档案打通电子凭证全流程
合思深刻理解企业在传统财务档案管理中面临的困境，积极推进电子化战略，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案通过开放式接口互联，能够自主采集档案数据。这一创新功能如同一个智能的档案收集器，自动将分散在各个系统和部门的档案数据收集起来，无需人工干预，大大提高了数据采集的效率。
实现智能关联、自动组装制档是合思档案的一大亮点。它能够将采集到的档案数据进行智能关联，根据预设的规则自动组装成完整的档案，避免了人工组装的繁琐和错误。精准权限管控、灵活扩展档案目录进行管理，确保了档案数据的安全性和可操作性。企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的访问权限，只有授权人员才能访问相应的档案数据。同时，档案目录可以根据企业的需求进行灵活扩展，满足企业不断发展的业务需求。
多维检索、一站式预览方便利用。企业可以通过多种方式对档案数据进行检索，如关键词检索、日期检索、类别检索等，快速找到所需的档案数据。一站式预览功能让企业可以在一个界面上预览档案的全部内容，无需在多个系统和页面之间切换，提高了档案利用的效率。合思档案还提供全生命周期管理服务，从档案的采集、整理、存储到利用、销毁，实现了全过程的数字化管理，推进电子化战略在企业财务档案管理中的全面落地。
核心功能与优势：合思档案开启高效管理新时代
合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节，为企业带来了诸多优势。
自动化归档告别重复性工作。合思档案能够自动将采集到的档案数据进行归档，无需人工干预，大大减少了财务人员的工作量。档案利用便捷高效，企业可以随时随地通过合思档案平台调阅所需的档案数据，无需再像传统方式那样在纸质档案中查找，提高了工作效率。
档案数据同源、透明流转便于监控和分析。合思档案平台实现了档案数据的集中管理和共享，所有的档案数据都来自同一个源头，确保了数据的准确性和一致性。同时，档案数据在平台上透明流转，企业可以对档案数据的流转过程进行实时监控和分析，及时发现问题并采取相应的措施。
合思档案能实现全流程合规化、自动化、数字化。在合规方面，合思档案严格遵循国家相关法律法规和企业内部管理制度，确保档案数据的合法性和合规性。在自动化方面，通过智能化的流程设计和系统配置，实现了档案管理的自动化操作，减少了人为因素的干扰。在数字化方面，将纸质档案转化为电子档案，实现了档案数据的数字化存储和管理，推进电子化战略在企业财务档案管理中的深入实施。
应用场景与案例：合思档案在多行业绽放光彩
合思档案在多个行业得到了广泛应用，推进电子化战略在不同行业中取得了显著成效。食品行业的好想你、餐酒吧行业的 COMMUNE 幻师、餐饮连锁行业的云海肴等企业都选择了合思档案，借助其先进的技术和解决方案，提升了财务管理效率。
以好想你为例，该企业在传统财务档案管理中面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案通过打破壁垒、自动组装、实物高效管理等方案，帮助其减少了 90%的人工耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。合思档案平台实现了档案数据的集中管理和共享，好想你可以随时随地调阅所需的档案数据，提高了工作效率。自动组装功能将分散的档案数据自动组装成完整的档案，减少了人工组装的工作量。实物高效管理功能对企业的实物档案进行了数字化管理，提高了实物档案的利用效率。
这些成功案例充分证明了合思档案在不同行业中的适用性和有效性，为更多企业推进电子化战略提供了借鉴和参考。
合思档案凭借其先进的技术和丰富的实践经验，积极推进电子化战略，为企业提供了高效、合规、低成本的电子会计档案解决方案。在当前数字化转型的大趋势下，企业实现财务数智化转型、提升财务管理效率已成为必然选择。如果你也想推进电子化战略，让企业在数字化浪潮中脱颖而出，不妨选择合思档案。现在，你可以免费试用合思档案，立即拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多详情，开启企业财务数智化转型的新征程。
