在当今风起云涌的数字化浪潮席卷之下，企业的财务数字化转型已然成为提升自身竞争力的关键密钥。北京合思信息技术有限公司，凭借其领先的财务数智化产品与服务，宛如一位技艺精湛的工匠，为众多企业精心雕琢，成功解决了一系列复杂的财务难题，实现了降本增效的目标。今天，就让我们一同走进汉威科技集团股份有限公司，探寻合思是如何为其量身定制解决方案，并收获了令人瞩目的显著成效，尤其是在跨部门差旅管理方面。
汉威科技：跨部门差旅管理痛点凸显
汉威科技集团，作为一家声名远扬的创新型科技公司，是国内气体传感器及仪表制造领域的佼佼者，也是物联网解决方案的优质提供商，更是创业板首批上市公司之一。随着企业的蓬勃发展，汉威科技在跨部门差旅管理等多个方面，对财务数字化提出了迫切的需求。
在跨部门差旅管理中，汉威科技面临着诸多棘手的问题。首先，支出散落于多个系统，使得预算统计犹如大海捞针，难以收口。各个部门的差旅费用数据分散在不同的系统中，财务人员需要花费大量的时间和精力去收集、整理和分析，才能得到一个相对准确的预算数据。
其次，对公付款与合同管理严重脱节，导致票款进度难以把控。在跨部门差旅过程中，涉及到大量的对公付款业务，如酒店预订、机票购买等。然而，由于合同管理与付款流程没有有效衔接，财务人员很难及时了解每一笔款项的支付情况和发票的回收情况，容易出现付款延误或发票丢失等问题。
再者，集团化管理下，发票人工校验和账务处理的工作量犹如一座大山，压得财务人员喘不过气来。在跨部门差旅中，每天都会产生大量的发票，财务人员需要逐张进行人工校验，确保发票的真实性和合规性。同时，还需要进行繁琐的账务处理，将每一笔费用准确地记录到相应的科目中。这种人工操作不仅效率低下，而且容易出现错误，给企业的财务管理带来了很大的风险。
合思方案：破解跨部门差旅管理困局
面对汉威科技在跨部门差旅管理等方面的诸多痛点，合思迅速展开行动，为其量身定制了一系列行之有效的解决方案。
- 预算管控：跨系统协同的智慧之钥
在预算管控方面，合思整合了第三方管控逻辑，实现了跨系统的预算管理。通过先进的技术手段，将各个系统中的预算数据进行实时同步和整合，使得财务人员可以在一个平台上对所有部门的差旅预算进行统一管理和监控。
具体来说，合思通过单据信息转换，在第三方系统内进行预算校验，并及时返回校验结果。当员工提交差旅申请时，系统会自动对该申请的费用是否超出预算进行校验，如果超出预算，系统会及时提醒员工和审批人员，从而有效避免了预算超支的情况发生。这种跨系统的预算管理方式，大大提高了预算统计的准确性和及时性，为企业的跨部门差旅管理提供了有力的支持。
- 对公付款：合同管理与付款的无缝对接
在对公付款方面，合思建立了完善的合同管理台账，通过API将合同信息实时写入OA系统。这样一来，财务人员可以在OA系统中实时了解每一份合同的执行情况，包括付款进度和回票情况。
在跨部门差旅过程中，当涉及到对公付款时，系统会自动关联相应的合同信息，根据合同约定的付款方式和时间进行付款。同时，系统会实时更新付款和回票进度，使得财务人员可以随时掌握每一笔款项的动态。这种合同管理与付款的无缝对接，有效解决了票款进度难以把控的问题，提高了对公付款的效率和准确性。
- 发票智能校验：高效准确的财务保障
在发票智能校验方面，合思费控展现出了强大的功能。它支持发票的完整识别、极速导入和高效验真等功能，大大提高了发票识别的效率。
当员工提交差旅发票时，只需将发票拍照上传，系统会自动对发票的信息进行识别和校验，包括发票的真伪、金额、日期等。同时，系统还可以与税务系统进行实时对接，确保发票的合规性。这种智能校验方式，不仅节省了财务人员的大量时间和精力，而且有效避免了人工校验可能出现的错误，为企业的财务管理提供了高效准确的保障。
此外，合思通过标准EAI插件对接企业的ERP系统，实现了自动生成财务凭证。当发票校验通过后，系统会自动根据发票信息生成相应的财务凭证，无需财务人员手动录入，大大提高了财务核算的效率和准确性。
显著成效：跨部门差旅管理质的飞跃
合思的解决方案为汉威科技在跨部门差旅管理等方面带来了显著的成效。
- 财务效率大幅提升
在财务核算方面，效率提升了60%。通过合思的解决方案，多端系统实现了统一收口，从原来的3个系统整合为1个系统。财务人员无需再在多个系统之间来回切换，大大减少了数据处理的时间和工作量。在跨部门差旅费用的核算上，财务人员可以更加快速、准确地完成各项工作，提高了财务工作的整体效率。
在财务付款方面，效率提升了90%。由于实现了合同管理与付款的无缝对接，以及发票的智能校验，付款流程变得更加顺畅和高效。财务人员可以根据系统提示及时进行付款，避免了付款延误的情况发生。同时，系统的自动化处理也减少了人工操作的失误，提高了付款的准确性。
- 业务管控全面升级
在企业业务管控方面，合思的解决方案实现了对企业业务的极致提升。在跨部门差旅管理中，对公业务付款与预算实现了有效关联，每一笔付款都有相应的预算支持，有效防止了超额付款的情况发生。
预算检验前置到提交环节，使得预算管控得到了有效落地。当员工提交差旅申请时，系统会自动进行预算校验，只有在预算范围内的申请才能通过审批。这种前置的预算检验方式，从源头上控制了差旅费用的支出，确保了企业的预算目标得以实现。
通过合思的解决方案，企业的跨部门差旅管理流程得到了进一步规范，费控力度得到了加强。系统实现了批量、自动生成凭证，不仅提高了财务核算的效率，而且规范了企业的财务流程和报销业务。员工在进行差旅报销时，需要按照系统规定的流程和标准进行操作，使得报销业务更加规范和透明。
携手未来：开启跨部门差旅管理新篇章
通过与合思的深度合作，汉威科技在财务数字化转型方面取得了令人瞩目的巨大成功，尤其是在跨部门差旅管理方面，有效解决了企业面临的一系列财务难题，显著提升了企业的管理效率和竞争力。
在未来，随着企业的不断发展和市场环境的变化，汉威科技的业务需求也将不断升级。合思将继续与汉威科技携手共进，不断优化解决方案，根据企业的实际情况和发展需求，提供更加精准、高效的服务。
如果您的企业也面临着类似的跨部门差旅管理等财务挑战，不妨选择合思，开启属于您的财务数字化转型之旅。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其强大的功能和卓越的效果，让合思助力您的企业在跨部门差旅管理等方面实现质的飞跃。
