在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正经历着深刻的变革。尤其是在电子凭证报销入账等关键环节，众多企业面临着重重痛点。而合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，犹如一束曙光，为企业解决这些难题带来了新的希望。
行业痛点：电子档案存储困境凸显
在电子凭证管理领域，企业陷入了诸多误区。逆数字化现象普遍存在，许多企业将电子凭证打印成纸质文件入账，这不仅违背了数字化发展的趋势，还造成了大量的纸张浪费和资源消耗。伪数字化也不少见，企业仅仅将电子凭证转换成图片文件入账，未能充分发挥电子凭证的数字化优势。非数字化问题同样突出，电子凭证需手工查验合法真实，增加了人力成本和出错的风险。
在纸电凭证混合时期，合规风险如影随形。大部分企业的会计凭证存储仍停留在传统纸质档案阶段，部分企业不查验电子凭证，这无疑给审计和税务工作埋下了隐患。电子凭证类型繁多、格式复杂，对人员素质提出了极高的要求。同时，电子凭证的数据存储安全要求高，却又难以保管，容易丢失。而且，企业缺少统一综合服务平台，涉及多部门时难以协同，进一步降低了工作效率。
传统报销流程的滞后性也不容忽视。多数员工需要自己垫资订票，手工录入发票数据，还需同时提交电子与纸质打印件，繁琐的流程耗费了大量的时间和精力。这些问题不仅影响了企业的财务管理效率，也增加了运营成本。而电子档案存储在这样的环境下，面临着安全、效率和合规等多方面的挑战。
解决方案概述：构建电子档案存储新生态
合思凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。其中，电子档案存储是其解决方案中的重要一环。
合思构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。这一模式推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，为电子档案存储提供了坚实的基础。通过这种方式，企业的电子档案能够更加安全、高效地存储和管理，避免了传统存储方式带来的诸多问题。
核心功能亮点：电子档案存储的强大保障
合思财务收支管理平台拥有众多强大的功能，为电子档案存储提供了全方位的支持。
差旅申请环节，员工可以在线提交，系统自动生成电子票据和报销单据，方便快捷。商旅线上订购支持机票、酒店等预订，易商卡线下消费实现了无纸化报销，减少了纸质凭证的使用，有利于电子档案的存储和管理。发票采集功能能够自动识别录入发票信息，提高了数据的准确性和录入效率。审核对账对接银行账户同步资金流水，确保了财务数据的真实性和完整性。统一开票集中处理开票工作，自动提报批量提交报销事项，资金结算快速完成付款，支持多种支付方式，这些功能都使得财务管理更加高效，也为电子档案存储提供了准确的数据来源。
档案归档功能妥善保存相关文档资料，确保电子档案的安全存储。商旅分析提供费用报告和分析报表，为企业决策提供数据支持。自动记账按预设规则分录费用，总额受控设定预算上限，退票预定快速响应行程变更，AI辅助决策提供数据驱动洞察和建议。移动端应用让企业管理人员随时随地操作管理，多语言支持满足了不同地区企业的需求。安全隐私保护确保了电子档案的安全性，定制化服务、持续更新升级、强大集成能力、易于上手等特点，让企业能够根据自身需求进行个性化的电子档案存储管理。全天候客户服务热线和丰富培训资源为企业使用平台提供了保障，透明收费标准让企业使用起来更加放心。
用户收益：电子档案存储带来的多重价值
企业使用合思解决方案，在电子档案存储方面能够获得显著的收益。
首先是降本增效。减少了纸张浪费，降低了档案管理费用，节省了工时。电子档案存储方式避免了传统纸质档案存储所需的大量空间和资源，降低了运营成本和社会资源消耗。
其次是提高财务管理效率。提升了报销效率、财务入账效率、档案整理和借阅效率等。电子档案的存储和管理使得财务数据能够快速检索和使用，大大提高了工作效率。
保障合规经营也是重要的收益之一。避免了审计和税务风险，确保财务数据真实、准确、完整。电子档案存储的规范性和安全性，使得企业在面对审计和税务检查时更加从容。
实现低碳运营，践行ESG理念，推动可持续发展。电子档案存储减少了对环境的影响，符合企业的社会责任。同时，通过电子档案存储实现的数据驱动的决策支持，提升了企业经营决策水平。
典型场景：电子档案存储的实际应用
在电子凭证全流程管理中，合思在各个环节都能为电子档案存储提供支持。从开具到接收、报销、入账、归档，电子档案都能得到妥善的管理。
在报销环节，业务人员发起申请，系统进行合规校验，减少了审批流程。财务复核后进行税务处理、资金支付、会计记账等，最后生成入账信息结构化数据文件并完成电子资料归档。整个过程中，电子档案存储有序，方便后续的查询和使用。
在差旅场景中，员工可通过合思商城进行差旅申请和订购，实现无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。同时享受同屏比价等服务。这一过程中产生的电子档案能够实时存储，提高了工作效率和管理水平。
客户成功案例：电子档案存储的成功典范
国民经典零食品牌应用合思解决方案后，在电子档案存储方面取得了显著成效。年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，电子档案存储的便捷性和安全性得到了充分体现。
某企业与合思合作后，实现“无需报销”，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人工成本节约50%。管理层能实时监控费用、提前控制预算、优化资源配置，电子档案存储为这些管理决策提供了有力的数据支持。
知名头部数字阅读品牌借助合思方案，实现增效、降本、合规、先进等成效。提升了档案整理和借阅效率，减少了差旅超标和预算超额情况，保障了费用合规，实现单套制管理会计档案降低纸质耗材，电子档案存储的优势得到了充分发挥。
世界500强旗下教育服务品牌通过合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，财务数据自动化率达91%以上，成为地方财政局标杆试点企业代表。电子档案存储的高效性和安全性为企业树立了良好的典范。
合思凭借其全面的解决方案、强大的功能亮点和显著的客户成效，为企业财务数智化转型提供了有力支持，尤其在电子档案存储方面表现卓越。如果您的企业也面临财务管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，免费试用合思带来的财务变革，开启电子档案存储与财务管理的新篇章。
