在商业的舞台上，有这样一家畅销30余年的国民经典零食品牌，宛如一颗璀璨的明星，闪耀在市场的天空。它的年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，供应链错综复杂，多种销售渠道并行。然而，在这辉煌的背后，企业却面临着诸多财务痛点，犹如隐藏在繁华背后的暗流，急需一场数字化转型的变革来拨云见日。
这家企业的管理流程跨越多个系统，繁杂且低效，数据无法实现互通。会计凭证的查阅犹如在茫茫大海中寻找针一般困难，会计档案管理成本也居高不下。差旅平台的对账方案缺乏灵活性，面对核算精细化管理的高要求，财务人员不得不耗费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账的方式让财务价值难以释放。而且，事前事中管控的不连贯，使得差旅控制既不精细也不灵活，差旅成本持续居高不下，企业想要实现精细化成本管控更是难上加难。
困境剖析：传统财务模式下的重重枷锁
在深入了解该客户的业务背景、现状与痛点时，我们发现其面临的困境并非个例。多种销售渠道并行虽然带来了更多的业务机会，但也让管理流程变得异常复杂。各个系统之间的数据无法互通，就像一个个孤立的岛屿，会计凭证的查阅需要在不同的系统中来回切换，不仅效率低下，还容易出错。会计档案管理成本的增加，更是让企业的财务负担雪上加霜。
差旅管理方面，差旅平台对账方案的不灵活，使得财务人员需要花费大量的人力与商旅平台进行对账和手工记账。核算精细化管理的要求在这种传统模式下难以实现，财务价值被束缚在繁琐的基础工作中。事前事中管控的脱节，导致差旅费申请和审批无法在手机端进行，员工只能在三方差旅平台采购，且差旅费用仅能实现总额控制，无法进行精细化的管理。
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。传统的会计档案管理模式已经无法满足企业发展的需求，数字化档案管理成为了企业摆脱困境的必然选择。
合思方案：量身定制的数字化档案管理之道
面对该客户的诸多困境，合思挺身而出，提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，涵盖了员工消费、财务核算、记账和档案管理等多个环节。
在员工消费环节，员工只需通过差旅申请、业务审批后，就可以在合思商城订购或TMC订购。这种方式无需员工垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地提高了员工的消费体验和工作效率。
财务核算、记账环节，合思提供了对账结算中心。线上可以实现统一开票、自动拆分结算、自动记账；线下则可以进行统一开票、线下结算、手工记账。这种灵活的方式满足了企业不同场景下的需求，让财务核算和记账更加高效准确。
档案管理环节是合思方案的一大亮点。合思提供了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节提供L3级无需报销录入发票等档案。通过这种数字化档案管理方式，企业可以实现档案的智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，大大提高了档案管理的效率和安全性。
实施步骤：稳健推进数字化档案管理转型
合思为该客户制定的解决方案并非一蹴而就，而是有着清晰的实施过程与步骤。
便捷申请是第一步。员工通过合思费控进行差旅申请，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。这种便捷的申请方式让员工可以更加专注于工作，提高了工作效率。
同屏比价是第二步。员工在合思商城进行消费时，可以实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。这不仅为企业节省了成本，还提高了财务管理的透明度和准确性。
多源采集是第三步。合思档案可实现智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。通过多源采集，企业可以将不同来源的档案进行整合，实现数字化档案管理的全面覆盖。
系统搭建是第四步。合思为该品牌搭建了合思财务收支管理平台，实现了“线上消费交易+线下易商户支付”的全场景覆盖。这个平台不仅提高了企业的财务管理效率，还为企业的数字化转型奠定了坚实的基础。
显著成效：数字化档案管理带来的丰厚回报
该客户实施合思解决方案后，取得了显著的成果与效益。
在费用节约方面，年度节约了200万+的差旅费用，这对于企业来说是一笔可观的成本降低。财务入账效率提升了60%，大大缩短了财务处理的周期。同时，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，说明员工对合思方案的接受度和使用率在不断提高。
在业财连接方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这不仅提高了企业的财务管理水平，还为企业的决策提供了更加准确的数据支持。
在线上线下一体化管理方面，实现了标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化了装订流程，大幅降低了成本。智能关联让凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。
客户评价：数字化档案管理方案获高度认可
该企业对合思的解决方案给予了高度评价与反馈。
该企业的财务痛点具有一定的共性，合思的解决方案可供其他门店企业参考。应用合思解决方案后，打通了多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高了60%。
签约「合思」一拍即合，合思的专业度得到了企业的认可。合思无需报销的“消费入账归档”解决方案打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。
员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高了300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约了50%。
管理者更高效地掌握了企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。例如，通过统计售后团队的出差时间分布，优化调整各组织售后人员安排。
行动号召：开启数字化档案管理新征程
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思拥有强大的功能和优势，如差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、商旅分析、自动记账等。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，尤其是在数字化档案管理方面存在困扰，欢迎联系合思。我们将为您提供专业的解决方案和优质的服务。您可以拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站：www.hosecloud.com。现在，您还可以免费试用我们的产品，亲身感受数字化档案管理带来的变革与优势。
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