在我国电子凭证改革大步迈进的当下，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革为企业的财务档案管理带来了全新的挑战与机遇。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，其精心打造的电子会计档案管理平台——合思档案，已经助力众多企业达成降本增效、合规经营以及低碳运营的目标。接下来，我们将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案所带来的巨大变革。
红枣巨头的财务档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路稳步发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军上市企业。该公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，在辉煌的背后，公司在财务档案管理方面却面临着重重困境。
财务档案归档工作犹如一场艰难的战役。财务人员在归档时，需要耗费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案的管理存在诸多不确定性，档案遗失的情况时有发生，这给公司的财务管理带来了极大的风险。
纸质档案的查找效率更是低下。由于受到时空的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当需要查阅某一份档案时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的纸质档案中寻找，这不仅浪费了员工的时间和精力，也影响了公司的工作效率。
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求巨大。公司需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护。这无疑增加了公司的运营成本，降低了公司的经济效益。
此外，纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全可用方面存在明显的不足。随着信息技术的不断发展，电子文件的安全性和可靠性成为了企业关注的焦点。如果不能保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，公司的财务信息将面临巨大的风险。好想你迫切需要一套科学有效的财务优化方案来解决这些问题。
合思档案：量身定制的破局之策
面对好想你在财务档案管理方面的诸多难题，合思档案为其量身定制了一套全面的财务优化方案。
- 打破数据壁垒实现便捷利用
合思档案打破了各系统之间的数据壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过一键联查的功能，快速获取所需的财务信息。无论是单据、发票还是凭证，都可以在一个平台上进行查询和管理。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。
在传统的财务档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统中查找相关信息，这不仅浪费时间，还容易出现信息不一致的情况。而合思档案的一键联查功能，让财务人员可以在一个平台上轻松获取所有相关信息，大大提高了工作效率。
- 自动组装提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装，为内外审计提供了便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
传统的审计方式需要审计人员花费大量的时间和精力来核对纸质档案和电子数据的一致性。而合思档案的自动组装功能，让审计人员可以直接从系统中获取所需的档案数据，减少了人工核对的工作量，提高了审计效率。同时，系统还可以对档案数据进行实时监控和分析，及时发现潜在的问题，为企业的财务管理提供有力的支持。
- 实物高效管理精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。
在传统的档案管理模式下，实物档案的查找和管理是一项繁琐的工作。需要工作人员在档案室中逐一查找，不仅效率低下，还容易出现错误。而合思档案的虚拟档案库房和二维码技术，让实物档案的管理变得更加高效和精准。工作人员可以通过扫描二维码，快速获取实物档案的相关信息，包括存放位置、借阅情况等。同时，系统还可以对实物档案的出入库情况进行实时监控，确保档案的安全和完整。
显著成效：降本增效成果斐然
通过合思档案提供的财务优化方案，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力和时间来完成的归档、查找等工作，现在通过合思档案的系统可以快速完成。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算编制等，为公司的发展提供更有力的支持。
总部接收管理耗时减少了80%。合思档案的系统实现了数据的实时共享和传输，总部可以及时获取各分支机构的财务信息，减少了信息传递的时间和成本。同时，系统还可以对数据进行自动分析和处理，为总部的决策提供更准确的依据。
借阅管理耗时减少了67%。查阅者可以通过系统快速查询和借阅所需的档案，无需再到档案室进行查找和借阅。同时，系统还可以对借阅情况进行实时监控和管理，确保档案的安全和归还。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于人工成本的降低、空间成本的减少以及管理效率的提高。通过合思档案的系统，公司可以减少对纸质档案的依赖，降低档案存储和管理的成本。同时，系统的自动化功能还可以减少人工操作的错误和失误，提高工作效率，进一步降低成本。
携手合思档案开启财务数智化新征程
综上所述，合思档案凭借其全面的功能和专业的解决方案，成功帮助好想你解决了财务档案管理中的难题，实现了降本增效。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业将需要像合思档案这样的数字化财务优化方案来提升财务管理水平。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验其强大的功能和卓越的性能，开启财务数智化之旅，让有限更有效。
